浅谈事业单位档案管理的现状及对策

2021-04-14刘磊

卷宗 2021年4期

刘磊

（河北平泉经济开发区管理委员会，河北承德 067500）

1 前言

近些年来，经济一直在持续发展，而我国事业单位在档案管理工作当中也获得了一定的成绩。但是，随着社会的持续进步以及科学技术的持续发展，一些事业单位仍在基础设施以及人员配备方面存在非常多的缺点，因此事业单位一定要对于档案管理当中存在的具体问题进行及时解决，保障其与信息社会发展以及现代市场经济需求相适应，并保障公共事业单位在档案管理水平得到提升。

2 文件管理的重要程度

事业单位属于提供社会公共服务的主体，事业单位是否可以顺利以及高效地开展工作，属于社会稳定以及健康发展的重要因素。文件管理包含文件管理以及人员文件管理。其记录了事业单位的发展历史，并且参与了其核心人力资源的具体管理。通过文件创建，分类以及销毁等多个环节实施文件管理，可以保障事业单位拥有更多历史记录，以供后续在参与社会建设过程当中进行使用。他们还可以执行国家档案管理系统，以确保内部文件以及事业单位人员的档案不被泄露。一般来讲，事业单位档案管理以及事业单位工作的核心内容存在较大关系。档案管理的科学以及创新，非常利于事业单位日常任务的高效完成，利于社会事业单位的快速发展。在发展当中，可以进一步满足人们的生活需求，非常利于社会的稳定性以及健康性发展。当前情况下，我国公共事业单位在档案管理方面可以更好满足日常工作的具体需要[1]。但是，信息以及数据时代的持续发展，文件管理面临着全新的挑战。从“微观以及宏观”等角度审视我国公共事业单位档案管理当中存在的具体问题，其已经成为改善档案管理以及创新档案管理的主要环节。

3 事业单位档案管理存在的现状

3.1 对文件管理不够重视

在事业单位当中，从领导一直到员工，都对于文件管理不够重视。一方面，一些员工认为存档工作无非就是对档案实施整理以及保存的事务性工作，这种工作不能为单位创造经济利益或者绩效，其不属于重要任务。另一方面，领导者没有对文件管理工作给予较大的重视，也没有把文件管理工作当作单位的一种关键任务。在开发当中，只存在形式主义，不能设置完善化的计划，不能在每个工作当中完成文件管理。在每个工作环节当中，甚至存在被动响应的情况，对文件管理无法做到严格协调[2]。

3.2 现代化设备不够完善

当前，我们已经进入了信息化以及现代管理的时代。在现代化管理当中，信息化管理非常重要，其直接关系到档案管理的质量以及效率。但是，在实际操作过程当中，事业单位档案馆的现代化设备还不是非常完善，仍然存在较多的问题，这样不利于档案馆管理工作的有效开展，特别是设备配置不完善以及糟糕的办公环境对文件管理的效率造成严重影响。

3.3 缺乏专职管理人员

事业单位当中非常多的档案管理人员都不是非常专业，在工作当中需要按照工作中的具体业务实施学习。档案相关的专业人士非常少，其中大多数人没有接受过专业化档案知识以及技能培训。它们通常都是从其他部门调动过来的。大多数人的年龄比较大，缺乏专业性档案知识，对于计算机操作不够熟练，不能完全跟上信息化的步伐，缺乏责任心以及工作耐心，并且出错率较高。因此，我们一定要重视提升档案管理员的专业水平，只有专业人才才可以保障档案管理的科学性。

4 事业单位档案管理对策

4.1 提升负责人对档案管理的认识

想要使得档案管理的作用充分发挥，并在工作当中获得良好的成绩，第一，需要从自身认识出发，强化档案管理在事业单位当中的重要性，设置健全化以及合理化的档案管理制度与规章制度，并按照管理制度检查以及监督档案管理的具体进度，及时报告以及解决档案管理工作当中存在的问题，把档案管理工作纳入年度考核当中，使得全体员工对其重视起来，相关档案部门的领导需要合理的分配档案管理工作，并有效地落实到每个人，以保障档案管理的效率[3]。

4.2 保障硬件系统的合理化

在文件管理过程当中，一定要配置合理化的硬件系统，并按照文件管理工作的要求以及目的，提高文件归档的稳定性，保障硬件系统更加严谨，使得文件管理的安全性提升。在此期间，增加资金投资是非常必要的，保障硬件设备的先进性以及完整性，把高级技术渗透到文件管理当中，并营造一种良好的文件存储氛围。对于硬件系统来讲，合理的实施档案保存是非常必要的，并且充分使用系统电子存储存在的优势，以保障档案管理的有效性。与此同时，在电子文件管理过程中，确保文件的安全性是非常必要的，并按照信息存储工作的要求增加其具体存储容量，设置档案数据备份，并随身进行携带。

4.3 重视档案管理人员素质的他提升

在事业单位当中，实施档案管理，一定要确保人员具备较高素质，这样才可以在一定程度上使得档案管理效果更好。想要使得事业单位档案管理人员的具体素质得以提升，需要做到这些方面：首先，要通过加强培训以及针对性培训，以使得档案管理人员的专业能力以及管理水平得以提高，为档案管理人员提供专业性的档案管理知识，提升档案管理的综合性素质。除此之外，实施岗前培训以及在职培训是非常必要的，可以有效地解决事业单位档案管理当中存在的具体问题，提升档案管理的实际效果。其次，要设置奖惩机制，利用奖惩机制，确保员工行为的规范化，促进员工持续学习新知识，强化新能力，从而提升机构档案管理人员的整体素质，最终提高工作水平[4]。