企业办公室做好公文处理的方法探讨

董 婧

（中国联合网络通信有限公司湖北省分公司，湖北 武汉 430040）

1 引言

办公室是公司与外部联系发展的重要桥梁，是企业内部高层领导进行决策及制定相关计划项目的重要参考，而公文是能够保证办公室发挥其职能的最关键的载体，是进一步传达党和国家相关政策、制定有关规章制度细则、进行行政管理工作以及企业交流经验至关重要的工具。因此，要全面做好企业内办公室公文的各项处理工作，这对企业的运营与整体发展有一定的影响作用。而公文处理环节是指公文办理环节、管理环节、整理环节、文件保存等息息相关的工作。有不少人对公文处理环节的各项工作有着一定的误解，认为这些步骤的处理没有技术含量，只是需要按照既定的程序处理既可。但只有亲身实践过方能体会到公文处理工作需要一定的技巧、处理方式追求艺术、对秘书个人综合素质也有较高的标准。因此办公秘书在处理公文时要做到不断思考学习，遇到问题灵活变通。在遵循相关规定的同时做到不逾矩；同时要具备敢于不断创新的勇气。对于工作要做到脚踏实地、细致细心、还要具备工作技巧。

2 公文处理环节工作的关键

2.1 掌握书写公文的各类技巧

首先要做到准确把握领导的意图，领导意图指的是领导在分配工作、及下达指示时的初衷或期望最终达到的效果。可以通过主动询问、从领导的指示中自行领悟、从平常的言行举止中总结、分析总结讲话材料、以及总结整合等各种途径准确把握企业领导的意图。准确把握企业领导意图除了要做到精准、全面、精炼，不断接近的同时，还要常常换位思考：从现实出发即目前企业发展运营过程中的关键，从全局出发即有益于企业发展的各类观点，从实践出发即如何立竿见影地解决问题、从上下级出发即如何贴合企业领导的要求、从理论与政策出发即不断改进视野与处理模式。

其次要严格遵循公文写作的流程要求，公文的主题要鲜明。一旦理解把握了领导的意图和意愿，快速确定公文的类型，在做到心中有数后再提笔写作。要根据公文的主题和文体收集真实科学、典型可行的材料，能够准确反映出该事物最本质的特征。书写公文提纲，确定文章的构成结构以及表达内容的次序。组织公文起止和过渡的内容时要确保文章逻辑清晰、层次分明、内容衔接严密，整体协调。在正式起草公文和撰写时，要注意实际可行性，要格外注意文字书写规范、字号、文章排版等各项要求。在材料的阐述上，不能作掺杂个人主观的臆想或空穴来风的说明。要确保公文内所有的材料、观点、意见以及思想都有所依靠和事实支撑，在资料里可寻到出处。常说的文以载道，是指文章说明阐述的不是办公秘书个人的观点思想，而是企业领导的集体智慧。在书写公文的过程中，达到忘我无私的意境才能更好地理解把握上层领导的意图，理解上层领导的想法。在修改修正阶段，对文本内容的进一步调整修改时，要有勇气断腕的勇气，对内容进行调整修改，要不断挑战极限。因为秘书服务于上层领导，而公文反映呈现的是一个企业的管理理念与态度。

2.2 严格把控公文的审核环节

但凡是以企业部门或办公室的名义下发的公文，要由办公室审核之后再上报领导进行审批。办公室的工作人员在审核公文稿件前，应核实签名、正文以及附件是否齐全，需要时还应与参考资料进行比对。按照官方文件处理办法的有关规定，要尊重先提交再审查的原则、对所有类型的公文稿件都要进行审查、要确保书写和审查环节相分离、审核紧急文件时也要认真细致、修订和发布前再次审查等各项原则。第一、先排版再审核。起草好公文后，必须先按文件格式和书写体式等相关要求进行排版，排版通过后再提交审核，避免出现审核文件与排版文件有出入的现象出现。第二、所有的文章都要审查。在审查公文及和文稿时，不能因为文章篇幅和字数的差异而忽视对各类公文及文稿的审查。第三、审核时要查证所有字句，坚持审核公文和文稿中的字句表达是否准确、通顺、简洁，出现的人名、地名、时间、数字等是否准确、规范、严谨都要做到逐字查证。第四、是审核环节与书写相分离，公文在阐述过程中起草人会有个人固有的思维方式和写作模式，因此需要专职人员进行二次审核，避免遗漏。第五，若文件审查着急，在审查的过程中也要以冷静理智的心态对每一份公文进行审查。第六，在发文前停止审核环节工作。在正式发文前，必须进行再一次的审查，若存在失误或错误，必须及时改正调整，避免在企业实际工作过程中出现歧义和误导。

2.3 区分轻重缓急，确保工作落实

办公室在收到公文之后，办公室秘书首先要做一系列的基础工作，比如核实、登记、下载和发送等环节的工作，要严格遵守“急件优先”的原则，根据公文或文稿性质和内容，区分公文审核的先后顺序，要确保急件和重要公文能够在第一时间得到妥善处理、正确操作和审核执行环节的工作。在公文处理过程中，办公室秘书还必须采取科学有效的传阅方式，尽可能的简化公文处理的程序，减少不重要的重复性流程，在集中分发时力求完善，在分散分发时力求快速，做到所有的环节可以环环相扣，有序承接。与此同时，规定阅办人的处理时长与处理截止时间，达到缩短公文运行周期的目的，保证可以及时、高效地完成所有公文的处理工作。企业办公室秘书收到公文后，要及时将公文发送给办公室主任，然后由责任人或责任领导下达进一步指令，再按照领导的指令发送至企业相关部门处理。在上交文件给领导阅读审核时，如果领导离开，办公室秘书应根据公文的重要程度通过电话通知负责或分管文件的领导，再提前将文件转发给企业内相关部门，提前得到下一步工作指令从而避免耽误工作；若领导忙于其他事务而忘记阅读审批公文时，办公室秘书应及时通过委婉的方式提醒领导，同时督促企业负责部门按时完成工作，确保各项工作的落实与进展。

2.4 重视时效性，提升督查督办力度

公文处理环节的各项工作具有一定的时效性，每个正式文件都有处理使用时间限制，且公文只有在一定的时间段内方能发挥其最大的作用。古人云：“言当其时，一字千金，言背其时，一文不值。”所以，“及时”是保证公文能否得到及时处理的基本前提。公文在传阅环节，必须一到即办，没有延迟、推脱、延误、纰漏等情况发生，与此同时，这也是公文处理环节时效性的基本要求。从某个角度而言，时效性的发挥程度会对企业的工作效率产生直接影响。因此办公室秘书必须有强烈的时间意识，尽量简化各种不必要的处理环节，使文件处理流程简单化、管理科学化、操作程序简单化，对于需要发运的文件，办公室秘书应根据文件的执行情况，采取灵活多样的形式与对方取得联系。而不是把领导批准的文件交给某个部门后，对于该公文的后续处理环节不闻不问。反过来，办公室秘书必须定期核查文件，监督文件的执行与具体落实程度，杜绝出现任何错误或遗漏，确保企业内相关负责部门在规定时间内落实处理工作。紧急情况可采取发送提醒或电话询问的形式，对于紧急重要的文件，可安排专人跟踪督促，确保手里所有工作有结果、事事有回音。文件处理结束后，要及时标注清楚执行单位、执行时间以及执行结果，并将处理情况解决后传递审批领导和责任领导，重要文件应根据轻重程度随时报备。办公室秘书必须强化个人时间观念、效率观念、工作态度以及工作程序观念，一旦出现超过期限的情况，就可能错失良机，从而耽误工作，给企业造成不必要的损失。

2.5 建立健全严格的企业公文处理制度

企业内办公室的秘书应当按照国家有关要求，积极建立健全科学可行的公文处理制度，积极探索发现文件处理工作的规律。无论是来自国家部委、集团公司，还是其他一些要求或报告、政府信函等公文，必须由固定的一个办公室负责到底，对公文的发放工作进行统一管理。处理任何不遵守相关规定擅自寄送文件的情况，必须第一时间退回。对办公室收到的文件必须认真阅读，进行分类，分别管理，要注意防备遗漏重要文件的情况发生。与此同时，也要及时防止出现文件倒流情况的出现，一旦发生及时采取相应的纠正措施，对于文件倒流会产生的各种危害及原因要有充分的了解和学习，坚决杜绝文件倒流，坚决拒绝签收任何倒流文件。

2.6 提升办公室公文处理环节的创新力度

公文处理创新主要体现在两个方面：其一是工作创新，即管理方式的创新；其二是具体公文处理方式环节的创新。这两方面的创新对于提高公文处理的效率和质量具有重要的意义和价值。管道公司办公室必须建立完善、科学的文件记录制度、核查制度和签字制度，各类公文处理衔接后，落实责任。由于文件办理环节必须分解到具体岗位，实行分工明确、责任到人的原则，在方法创新的框架内实行限时监管责任制。在文件接收和办理过程中，应尽量在文件报批当天签字。需要移交的文件，须经领导批准当日移交；需要传阅的，应当传阅；经理指示主管部门管理项目，有期限要求的，应当在规定的期限内完成。

2.7 努力提升公文处理工作人员的个人素质

影响公文处理或者效率的最首要最重要的因素是人为因素。进行公文处理环节工作的人员的个人素质将对公文处理的最终效果和质量产生直接的决定影响。所以，提升公文处理人员的整体素质至关重要，要着力提高公文处理人员的个人政治素质、职业素养以及职业道德素养。在提高个人政治素质方面，要积极加强个人理论学习，努力提升理论能力与水平，积极发扬奉献精神和无私奉献精神；在提高个人业务素质方面，不仅要提高企业公文处理工作人员的专业理论水平，而且要保证知识全面提升，专业素质过硬，充分了解各行业规范，提高个人文字表达能力、研究咨询能力、综合协调能力、以及组织管理能力，提高企业办公室工作人员的工作质量与业务服务水平。公文处理工作人员与领导的接触很多，这就要求公文处理人员具有良好的思想素质与道德素养，在待人接物方面，要努力做到热情洋溢、谦虚谨慎、脚踏实地、开拓创新、积极进取，不流于表面形式，不骄不躁，努力工作。

3 总结

总而言之，若想做好企业办公室公文处理环节的工作，就需要在实践中不断探索，分析总结，提升锻炼个人水平。要具备强烈的工作责任感和个人奉献精神。因为，任何一点大意粗心，任何一种疏漏都可能造成严重的失误，甚至给公司造成一定程度的经济损失和名誉损害，公文处理水平的高低不仅是对办公室秘书个人素质和工作能力的要求和标准，更是公文处理这项工作精益求精的体现，所以，只有不断提升个人公文处理的水平和能力，才能以最大程度的发挥“以文辅政”对企业发展和运营的作用。