信息化时代科技档案管理的创新研究

2021-04-14张彦芳

卷宗 2021年25期

张彦芳

（河北省科技档案馆，河北石家庄 050011）

所谓科技档案，是指企业在生产经营过程中所产生的具有保存价值的科技文件材料。对于企业而言，科技档案不仅是其发展壮大的见证，同时也是企业得以不断创新和进步的基础支撑。再具体分类上，科技档案主要涵盖了以下几种档案资料：1）科研准备阶段资料。例如某项研究工作的开题报告、任务书及课题方案等内容。2）科研试验阶段资料。这里主要包了关于研究工作的实验记录、报告、总结，以及关于实验的各种样品、音像记录及图纸图表等内容。3）科研总结阶段资料。该阶段常见的科技档案资料有研究总结、技术报告及成果鉴定报告等内容。4）科研成果申报阶段资料。这里主要指科研成果申报所准备的材料及获取的鉴定证书等内容。5）成果推广应用阶段资料。这里主要收集了关于科研成果技术转让、用户反馈等内容。

1 档案管理信息化的本质

1.1 档案资源数字化建设

从专业角度来看，档案资源数字化转变是档案管理信息化的核心与基础，通过现代数字信息技术将传统纸质档案资料转换为数字档案资料，从而为档案管理信息化的转变创造坚实的基础。数字档案与传统纸质档案存在本质性的区别，前者能够通过网络技术加以传输与共享，因此在利用效率方面有着十分凸显的应用优势。而档案资源的数字化建设则包含了数字化档案数据库及档案管理平台的构建，通过计算机网络技术实现数字化档案资源的有效管理。

1.2 档案保护现代化转变

众所周知，档案资源具有十分重要的保存价值，而传统档案资源的存储与保护也以档案室、库房为主，这种存储保护形式一定程度上受到了时空因素的影响。而数字档案的存储以硬盘、数据库为主，这种以现代科技为介质的储存形式，摆脱了传统档案存储中存在的问题与不足，并且存储与调取档案信息的效率也更高更快。此外，数字档案保护工作的核心在于网络安全，而相关安全防护工作也是当前档案管理信息化建设的重要研究内容。

1.3 档案管理标准化发展

传统档案管理主要以人工作业为主，而信息化档案管理则基于计算机网络管理平台组织与开展，这时便需要更加规范和标准的操作要求进行档案管理工作。具体而言，档案管理信息化建设的同时也制定了明确的规章制度和操作流程，而管理人员也必须严格遵守相关规章条例才能科学高效地落实各项档案管理工作。

2 科技档案管理信息化建设的必要性

2.1 增强档案服务能力

随着社会经济的快速发展，人类社会运转节奏也越来越快。作为人类社会发展的有机组成部分，档案资源所发挥的价值也愈加凸显，而传统档案的滞后性则无法承担新时代背景下的应用需求。科技档案管理信息化建设，本质上是将档案管理工作与计算机网络信息技术相结合，从而在顺应时代发展趋势的同时以现代化管理模式提高其自身服务水平，从而能够应对更大的挑战。

2.2 改善档案服务手段

档案管理工作的本质为提供更加专业高效的服务。科技档案作为企业技术发展与创新的见证，强化科技档案管理信息化建设不仅有助于企业的良性发展，同时在档案服务方面也所有改善与提升。具体而言，传统纸质实物档案只能通过人工查阅与调取，因此在档案服务方面存在严重的滞后性。而数字档案则能够在管理平台中快速检索与查看，同时还能实现网络跨区域共享，这便意味着档案服务水平实现了质的提升。

3 信息时代下科技档案管理工作面临的困境

3.1 应用价值如何实现

科技档案主要是指科学技术研究发展领域中的档案资料，其本身具有十分重要的应用价值。现阶段，在信息化档案管理模式下，如何发挥其应用价值成为现阶段管理工作的重要研究内容。笔者认为，信息时代下科技档案应用价值主要体现于以下三方面：1）强化科技研发活动的规划性。通过对科技档案内容资料展开全面探析，从而能够从中得到丰富的经验，并在具体技术研发中对出现的问题加以科学处理，从而提高技术研发的质量与效率。2）提高科技研发项目的经济效益。一方面，通过科技档案的总结与参考，能够大幅减少科技研发过程的周期，从而节约时间与成本。另一方面，根据过往经验，我们还能使新技术更快的推广应用和创造价值。3）推进科技成果的有效应用。科技档案内包含了细致的技术数据信息和研发流程，因此能够从中提取真实准确的技术数据，同时将其应用到技术培训环节则能够大幅提高技术推广的质量和效果。

3.2 应用效率如何提高

一直以来，传统档案管理工作都面临着工作质量和效率的问题，同时这也是档案管理信息化建设的本质所在。在科技档案生成以后，传统管理模式往往需要大量的人力资源对其进行整理和归档，而这个过程也十分复杂。由此可见，传统科技档案管理工作具有应用效率低下的鲜明特征。科技档案信息化建设为档案管理工作创造了科学先进的管理环境，但在强化档案应用效率方面仍需要在细节上进行专业的优化与完善。现阶段，我国档案管理信息化建设仍处于起步阶段，许多信息化档案管理工作仍存在弊端与不足，例如档案管理缺乏科学规范的管理制度体系，同时管理人员信息化意识及专业能力方面存在不足，因此如何提高档案管理的应用效率也是一项值得高度关注的话题。

4 提高科技档案管理信息化水平的创新途径

4.1 强化档案管理信息建设意识

在新时代背景下，科学技术发展可谓日新月异，因此相关的科技档案资源也在呈爆炸式增长。在此背景下，传统档案管理模式已无法满足新时期科技档案管理工作的需要，因此加快构建信息化科技档案管理模式势在必行。目前，我国科技档案管理领域信息化建设仍处于起步开始阶段，各企业、各领域科技档案信息化建设水平低的根源便在于人们信息化档案管理意识不足。基于此，我们必须高度重视社会各界人士科技档案信息化管理意识的强化，而相关行业组织机构则要承担自身社会职责，借助网络渠道将档案管理信息化的价值与作用进行广泛传播，从而促进科技档案管理领域从业者信息化建设意识的强化，并以此推动科技档案管理工作的现代化转变。

4.2 推动科技档案现代化管理

现阶段，随着技术更替速度的不断加快，一项技术所发挥的价值周期越来越短，这边对科技档案管理工作提出了更加严格的要求。在此背景下，如果依然沿用传统纸质档案管理模式和方式，必然会给技术应用价值实现带来掣肘。基于此，我们必须推动科技档案现代化管理模式的构建，一方面加快纸质档案向数字档案的转变，这里需要相关企业积极购置专业的设备仪器，并打造符合自身需求的档案管理平台，从而为信息化档案管理模式构建创造理想的环境。另一方面，还要就档案管理制度、流程及要求方面进行精细化与规范化转变，由此指导档案管理人员开展科学规范的科技档案管理工作。

4.3 建立信息化管理平台

对于科技档案管理而言，其信息化建设必须立足于一个专业完善的信息化管理平台，如此才能开展各项信息化管理工作。具体而言，信息化管理平台的构建需要基于先进的计算机设备和软件管理系统，因此需要企业对此领域建设给予足够的资金支持。首先，企业要积极构建一个符合自身技术研发与应用的科技档案管理信息平台，使其运行与服务能够真正用于企业的技术发展与创新。其次，企业还要加快传统纸质档案向数字化档案转变的进度，并构建技术档案数据库，从而为信息化管理平台的应用奠定基础。最后，为保障科技档案资源的安全，企业还要注重信息化管理平台的网络安全建设，如设置专业的安全防护机制，通过防火墙、访问权限及系统升级等方式促进信息化管理平台安全性能的全面提升。

4.4 创新科技档案管理服务

本质上讲，科技档案管理信息化建设的最终目的便是为用户提供更加便捷、高效的档案服务。为此，在科技档案管理信息化建设的同时我们还需要对服务工作进行优化和创新。具体而言，科技档案信息化管理平台首先要在服务内容上进行创新。以科技研发成果验收为例，需要在验收时提供申报材料，如开题报告、科研方案、实验数据等原始资料，因此信息化管理平台中应当包含了关于科技研发成果验收的查询模块，从而能够方便对其进行快速查找。其次，科技档案管理平台还能对用户需求给予针对性的服务，例如不同权限的查阅范围及跨区域网络查阅等，都能够在保障科技档案安全的基础上为用户提供更加专业合理的档案服务。

4.5 重视专业管理人才培养

科技档案管理信息化转变不仅带来了更高的管理质量和服务水平，同时对管理人员专业能力提出了更加严格的要求。为满足企业科技档案管理信息化建设的需求，我们还需要注重管理人员专业能力的培养和提升。具体而言，一方面企业要高度重视档案管理人员的技术培训教育工作，将信息化档案管理所涉及的技术、操作要求进行充分解读，从而使管理人员能够不断提升自身的信息化技术水平。另一方面，企业还要注重高端技术人才的引进，并通过高端人才吸收和应用外界先进的管理模式和方法，从而侧面推动自身科技档案管理信息化建设水平的提升。值得注意的是，强化科技档案管理人员的有效监管能够促进其责任意识的提升，进而以积极负责的态度落实相关档案管理工作。