国企档案管理信息化建设探究

2021-04-14李昕颖

卷宗 2021年25期

李昕颖

（中国华油集团有限公司-办公室，北京 100000）

1 引言

近年来，我国的档案事业发展速度加快，2021年新版档案法的实施标志着我国的档案事业法治体系越加完善。新档案法与原有档案法的最大区别在于明确提出了档案信息化建设的要求。在档案信息化建设一章中涵盖了政府责任、规划、信息系统建设、电子档案法律效力、电子档案管理、电子档案接收、数字档案馆建设、档案数字资源共享利用等各个方面。对于国有企业而言，档案管理是企业管理体系中的基本组成部分，有着多重意义。如何跟上国家档案事业的发展步伐，加快推动企业档案管理信息化建设迈上新台阶是企业及档案部门关注和研究的重要内容。

2 国企档案管理信息化建设的重要意义

信息化建设能提高管理效率。信息化建设的特点之一是便捷性、高效性。随着互联网技术和信息技术在档案事业的融合，信息化与传统档案管理工作越来越紧密，并成为新时代档案事业发展的主流趋势。利用信息化技术将传统纸质档案管理转变为信息化管理，纸质档案转变为电子档案，更加方便档案的存储和搜索，提高了档案管理效率，促进了档案资源共享利用。而电子化档案与传统纸质档案相比，在同样的时间和成本下可以管理数量更多的档案，降低了档案管理成本。对于档案管理人员来说，繁重的工作被硬件和软件所取代，只需要很少的管理人员就能够轻松完成更多的档案管理，工作效率大大提升。而互联网技术的支持下，信息化建设可以使档案管理实现远程化和同步化管理的目标，对于时间、空间的占用更少，用户能够更方便的进行档案信息的提交、搜索、共享。这些都是传统纸质档案所无法比拟的。

信息化建设能提高档案管理的准确性。档案的准确性是档案的基本特征，失去了这一特征，档案的价值也就难以发挥。传统的纸质档案管理中，几乎所有的工作流程都需要工作人员经手，因此档案管理人员的综合素质对于档案管理工作的效果有着紧密关系。人的不确定性导致一旦档案管理人员出现失误，那么档案管理的准确性降低，继而影响档案管理质量。通过信息化建设，将人工录入和信息化录入相结合，配合人工查阅、软件检测，提高档案管理效率，同时有效规避了人的失误率，提升档案管理的准确性。档案在共享和利用方面，必须以档案信息的准确性为前提，通过信息化建设可以更好地保存管理流程，通过原始记录有效实现档案管理流程追溯。

信息化建设能促进档案信息远程共享。社会在发展，档案事业在前进，档案资源对于行业和企业的重要性日益凸显。档案资源是企业总结经验，制定决策的重要依据，必须加快档案资源开发利用。过去的档案管理受制于时间、空间等因素的限制，档案信息数据共享度不够，阻碍了档案资源的开发利用。互联网时代背景下，信息传播速度加快，通过信息化建设加快推进档案信息共享，推进企业内部各个部门以及企业内部和外部之间的交流协作，形成日益开放合作的环境，促进企业和行业的良好发展。在信息技术支持下，档案信息也不再局限于有限的时间、空间范围内，远程交流和信息共享得以实现，使档案信息得到更好地开发和利用，发挥出更多积极效用。

3 国企档案管理信息化建设的优势

管理信息化建设具有资源分享便利的优势。在新技术的支持下，档案管理与互联网的融合也越来越紧密，得益于信息技术和数据技术的发展，档案管理不再是过去的信息孤岛，而是与外界有更多的连接和融合，这些都给档案资源的分享提供了便利条件。在实际档案管理中，工作人员可以通过网络完成各项档案信息采集、归档、存储、利用等工作，促进档案资源分享，提升档案资源管理效率。

管理信息化建设具有快速备份有用信息的优势。档案安全性是管理工作重点。传统管理模式下档案管理中存在的风险缺乏防控，档案管理受到人为因素、自然环境因素等影响，造成档案损坏，档案完整性缺失等等问题。通过档案管理信息化建设，降低人为因素和自然环境因素的依赖性，对档案物理存储空间的需求降低，电子化档案能够迅速完成复制，实现了备用储存，避免了档案损坏或缺失。

管理信息化建设具有高效查询使用档案的优势。档案资源在企业及行业的发展中有着很大的潜能有待挖掘。过去的档案管理受制于一些条件和因素的限制，在档案共享、开发等方面不足，档案资源的潜能未能很好发挥出来。随着档案管理信息化建设的加快，电子档案管理模式逐渐取代纸质档案管理模式，过去在档案管理中时间、空间等因素的限制逐渐消除，可以更高效地查询、开发档案，提升了档案利用效率，发挥出更充分的价值。

4 当前国企档案管理信息化建设面临的问题

现阶段，国企档案管理信息化建设主要的问题集中在档案信息资源建设、档案应用系统建设以及档案网站建设方面。

首先，档案信息资源建设主要涉及档案数字化建设、档案信息资源库的建设、档案信息资源的有效整合。档案数字化建设是档案管理信息化建设的重点内容。在档案信息化建设中，档案数字化建设需要工作人员通过档案著录软件将档案信息录入，然后由质量检验人员对档案信息进行抽样检测，检查档案信息数据是否满足规定的档案数据质量标准。在录入信息的过程中是人工录入，受到人工数量和时间的限制，而对档案信息质量检查采用人工检查的方式相对粗放，经常出现误差，在工作质量和工作效率上都有局限性，难以保证档案信息的可靠性和准确性。

其次，档案应用系统建设是对档案信息化建设的各个流程或链条进行串联，构建起系统的管理应用系统，可以说，档案应用系统是将档案信息化建设生命周期的各个环节完全串联起来。传统的档案管理在检索流程中耗费资源很大，而且查询速度慢，这些问题都日益凸显。因此，企业急需开发出适合档案管理实际情况的一套档案应用系统，解决海量档案信息的检索，推动档案资源利用率提升。

第三，档案网站建设是企业档案管理信息化建设的重要内容。传统档案在信息共享和开发利用方面效率低，在新时期，必须要清醒地意识到，企业档案网站在信息共享和开发利用方面的重要性。档案网站整体质量水平不高主要体现在技术层面上，如网站缺乏整体规划，网站结构设计不灵活，网页设计人性化不足，网站检索功能薄弱等，应对档案网站内容更新不及时、服务功能不全、交互手段单一等问题加快解决。

5 有效加强国企档案信息化建设的策略

首先，加强档案资源库建设。针对过去人工录入和人工检测等粗放式的管理模式，通过引入信息技术和智能技术，突破过去管理技术瓶颈，有效克服传统管理模式的弊端，积极推动智能化数字档案资源库。数字档案资源库凭借先进技术的成熟度，利用工作流引擎建立档案数字加工流程，可通过设置双机摘录、条目质检等流程节点，利用计算机和人工相结合的方式对档案信息进行质量检测，更好地保证档案信息的可信度和准确度。在档案资源库建设中，采用的是E6系统，针对数据库数据环境和数据模型的异构性，为了解决档案数据迁移、数据交换以及信息共享的问题，利用网络技术、数据仓库、数据挖掘技术对各个档案馆的档案信息资源进行集成，使档案资源从形式组织管理向着知识组织管理转变，实现各个档案馆之间的资源共享。

其次，加强档案应用系统建设。档案应用系统的核心功能是提供档案检索功能，实现这一功能主要是通过关系数据库查询语言来实现。随着企业档案数据量大快速增长，海量的非结构化数据将耗费很大的检索资源，传统查询模式的查询速度慢，严重影响档案利用效率。为此，档案应用系统可采用目录级档案应用系统和全文级档案应用系统，将档案信息化建设生命周期的各个环节串联起来，解决海量非结构化数据的查询需求，提升档案应用系统的可用性。

第三，加强档案网站建设。档案网站是信息化管理水平的重要体现，良好的档案网站将在时空上更好地延伸档案服务功能，提高档案利用效率。虽然企业档案网站初具规模，但是网站的质量水平并不高。因此，企业应加大档案网站重视度，在档案信息更新上、网站服务功能上、网站交互手段上进行优化升级。应结合新时期企业档案管理信息化的实际需求，做好档案网站的整体规划，提高网站设计的灵活性，优化网站检索功能，使档案网站服务更人性化。

第四，避免档案信息孤岛的存在。企业档案管理信息孤岛是信息化建设中的突出问题。针对这一问题可通过对各个档案馆的档案信息资源加强整合，促进档案信息资源的充分共享。通过采用互联网技术、数据技术、信息技术等，将各个独立的档案信息系统进行融合，构建起相对独立有相互统一的企业档案信息资源融合系统，加快实现企业内部档案馆之间的信息资源互通共享。对原有档案管理系统中的技术异构进行屏蔽，解决原有档案管理系统中的环境异构和数据模型异构等问题，这样就能够将分布在各个档案馆的档案信息进行有效整合，更好地构建集成化的档案资源系统，消除档案信息孤岛问题。

第五，提高档案个性化服务水平。随着数据资源在行业内发挥出越来越重要的作用，社会各界的档案管理意识也在日渐增强。人们越发重视档案资源，对档案的需求越来越多。企业档案管理信息化建设应了解用户的需求，通过开展更多个性化档案信息服务，满足用户需求，发挥出档案资源的更多价值。过去的档案服务是被动服务，在新时期，档案服务应变被动为主动，主动去了解用户需求，为用户提供更加个性化需求的档案服务。档案部门在计算机技术、网络技术和数据技术的支持下，对用户的行为、语言、习惯等进行分析，了解用户偏好，为用户提供个性化需求的集成化服务，如在时间上制定针对性的服务策略，在方式上满足用户的喜好，在内容上为用户推送适合的信息咨询。通过数据挖掘技术、新媒体技术、Web2.0工具等构件更加个性化的档案服务平台，为用户提供信息推送、智能检索、远程服务等多种多样的服务项目，构建起以用户为中心的档案服务体系，使档案工作更紧密地融入到实际生产生活中。