大数据时代人社档案管理工作创新探讨

2021-04-14许昊

卷宗 2021年25期

许昊

（华北理工大学附属医院，河北唐山 063000）

经济社会的不断发展，信息技术水平的逐步提高，大量的信息资源不断涌入，为人社档案管理工作带来了冲击与挑战。人社档案管理工作需要树立正确的档案管理意识，认识到数据信息为管理带来的机遇，充分利用大数据时代的科学技术，转变工作观念，进而提高人社档案管理工作的高效发展。

1 大数据时代人社档案管理工作中存在问题

1.1 基础设施不完善

由于部分档案管理单位在经济水平、空间存储等方面存在局限性，导致了档案所在库房、仓库面积较小、位置较偏，防水、防火以及防盗等设施不完备。档案的存储卷柜和档案袋等基础性实施数量少，设备老化、陈旧。存储条件差等一系列问题。基础性设施的不完善，极易造成档案管理不到位。除此之外，很多档案管理单位缺乏计算机扫描仪器和相关打印设备，受主观因素影响，档案在真实性和全面性方面容易受到影响，进而使档案管理工作容易受到限制。

1.2 缺乏正确管理理念

现阶段，多数单位对档案管理工作缺乏应有的重视程度，忽略档案管理的内涵和重要作用。一方面，由于观念的不足，导致档案管理工作大多停滞在表面。受传统落后思想影响，管理方法存在一定的滞后性。另一方面，相关单位、部门对档案管理工作缺乏必要的关注，档案管理人员配置较少，缺乏足够的资金支持，进一步导致人社档案管理价值无法充分发挥[1]。

1.3 缺少健全管理制度

在大数据时代背景下，人社档案管理能够接收到更多的信息数据。但部门档案管理部门无法顺应时代发展，对档案数据管理缺乏正确的认识，导致档案管理模式落后，制度缺乏及时更新和修订。甚至很多档案管理部门为减少自身工作量，选择继续使用原有的档案管理制度，造成落后的档案管理制度无法适应大数据时代的档案管理工作。管理人员缺乏管理依据的情况下，工作无法有效开展，影响档案信息的收集。管理工作之间无法实现有效的衔接与传递，致使档案资源无法有效利用。

1.4 人社管理手段单一

对于人社档案的管理，很多单位企业都存在缺乏管理硬件设施，信息技术应用不足的情况。信息管理设备的利用率较低，加之档案管理人员对设备不了解、应用不熟练，使得现代化的信息管理设备无法有效应用到档案管理中。传统的管理模式和手段，从客观角度制约了档案的发展，致使档案在收集、分类和查询等方面存在严重的效率低下，影响档案管理的工作效率。

1.5 工作人员素质较低

大数据时代，大量的信息不断地涌入，使得信息内容差别较大，而档案管理人员缺乏辨别能力的情况下，档案实现有效管理也有一定的影响。传统的档案管理中，档案管理人员通常只需要具备简单的、基础性的档案管理知识和技能便能胜任该项管理工作。但在数据信息技术飞速发展的社会中，对档案管理者的要求愈加严格。不仅需要档案管理者有基本的管理知识和技能，更需要准确分辨有用的数据信息，准确使用分类、录入和相关搜索软件。需要档案管理人员加强自身专业素养，提高知识储备，有助于在新时代开展档案管理工作。

2 大数据时代人社档案管理工作创新性策略

2.1 加强档案安全管理

尽管信息技术具有多方面的优势，但仍存在信息泄露的弊端。因而，档案管理部门需要重视档案信息数据的安全。在档案管理中有效运用大数据的同时，保证个人信息和其他档案信息安全，维护好公共的数据资源，确保数据安全。在档案管理工作的改革和创新工作中，积极实行档案管理相关责任制，档案管理人员加强责任感，明确自身职责范围。并对档案管理人员工作进行及时监督与管理，当档案数据出现安全问题时，能够及时追溯责任，找出负责人，进而理清问题源头，并及时解决。对相关责任人给予不同程度的惩罚。同时，提高档案管理人员的安全管理意识，组织档案管理人员定期参加党政学习、专业培训工作，提高档案管理人员的道德素养。另外，需要加强档案管理人员电脑拥有安全的运行环境，运用先进的技术手段进行提前的预防，通过硬件维护与软件防御相结合的方式，保护档案管理的安全。例如，可以使用相关杀毒软件技术在档案管理中安装防火墙的方式，既能有效防止病毒入侵电脑，又能保证档案数据安全。又比如，可以通过添加数字证书等防御手段对病毒进行拦截。上述措施能够帮助相关单位在档案管理过程中建立有效地预防体系，进而保证数据的安全性。网络的信息安全工作需要档案管理人员重视档案信息的管理与监督，同时，也要加强人力资源的投入，通过专业性技术人才维护好档案数据相关信息，保证档案管理系统安全不受外界侵入[2]。

2.2 完善数据档案资源库

数据的有效管理是大数据时代档案管理工作的重要内容之一。在传统的档案管理工作中，人作为管理主体，只需将纸质的资料进行归档便可完成工作。在大数据的影响下，单纯的人力已无法满足大量的档案数据资源管理。故此，档案管理工作需要积极转变工作思路，利用数据信息工具，通过完善数据档案资源库的方式，合理、科学优化档案管理。加强档案管理工作中硬件设施的改造，通过使用电子档案柜、存储设备以及扫描仪器将传统老旧的设备进行更换、淘汰。通过购买高清的扫描设备，提高电子档案数据清晰度。改造档案管理的软件设备，积极引进先进的检索系统以及存储系统，方便档案查询和咨询工作，有效提高大数据的档案信息管理质量水平。

2.3 提高人社档案管理投入

相关管理部门应加强对档案管理的投入，适度予以政策支持和经费支持，确保档案管理工作的有序进行。例如，通过设置档案管理专项资金的方式，并与档案管理实际的情况进行结合，在档案管理环境、存储位置以及硬件设施等方面进行整改、扩建、修缮或者直接加大购买力度的方式，通过内、外部的改造和更新，完善管理系统。从而保证档案管理工作的高效、有序、规范运行。

2.4 促进资源共享，坚持主动服务

档案管理工作在不断的发展过程中既面临挑战也存在机遇，因此，需要迎接挑战的同时把握机遇。促进开放式的管理、融合创新工作。通过积极向拥有先进经验单位学习的方式，改变自身发展状态，创新发展模式，进而制定更加完善和规范的档案管理制度。把握数据优势，实现档案管理的共享能力，建立数据共享服务平台，加强部门之间的联动合作，推动信息化数据的稳定发展。大数据所具有的优势在于对数据信息能够实现较强的分析和筛查，对整个档案数据信息价值实现不同层次的分类和进行有效的数据发掘，从而为政府、企业和个人提供有益的数据信息支持。档案管理部门要加强服务意识，与企业、政府加强合作交流，利用数据资源库实现信息资源的转化功能，为企业、个人以及政府提供专业的服务。除此之外，需要加强档案管理的宣传工作，使档案管理体现的价值能够得到社会各界的认可，鼓励社会各界积极参与到档案的管理工作中，为企业、个人等提供完备的档案数据资源。积极引入相关决策价值信息，实现对专业人才的积极引进与培养[3]。

2.5 强化信息应用，推动工作有序进行

一方面，信息技术的应用能够为人社档案管理工作提供便利，降低工作负荷的同时减小劳动强度。因而，档案管理工作需要拓宽眼界，积极学习国内外的先进技术与思想，制定科学、合理的档案信息化管理方案，从而有利于电子档案系统的建设。在实际的操作过程中，依据档案管理的实际特点，引用相应的数控电子设备。有效地实现电子扫描的同时建立相关电子档案，不仅能够降低劳动强度，更能提高档案管理的效率。有效引入信息数据后，需加强创新开发的意识，保证档案数据开发工作能够有序地推进。要求档案管理人员树立开放性的思维意识、加强自身的服务意识并与档案管理理念进行有效的融合。确保档案管理的开发与大数据技术能够融合并统一，发挥档案数据应有的效应。与此同时，档案管理人员应正确的意识到，大数据作为信息技术，应充分将其优势运用到档案信息的管理工作中，确保档案管理质量的提升。应用过程中，需要正确合理利用大数据技术，并与自身的实际发展相结合，进而制定符合自身发展的管理制度与体系。只有与自身发展相结合，才能保证档案信息管理的有序进行，有助于提高档案管理的效率。