大数据下事业单位档案管理发展趋势研究

江富昌

（宁远县工伤保险服务中心，湖南 永州 425600）

档案是重要信息的载体，其管理工作对个人、组织单位乃至社会都有着重要意义。工伤保险作为我国保险体系中的一项重要组成，对社会民生、公民权益起到关键作用。在工伤保险事业中，档案记录了参保人员的重要信息，是公民投保的依据，关系着参保人员应该享受的合法待遇。因此，档案信息是工伤保险单位开展工作的基础，而档案管理工作的质量水平更是与工伤保险事业的直接相关。

1 大数据下工伤保险档案管理现存问题

档案管理为各事业单位的工作开展提供基础性保障，要想充分开发利用档案信息的意义和价值，必须实现科学系统的日常管理。工伤保险作为社会保险的一部分，其档案服务质量关系到民生问题，因此更加需要借助完善的档案管理措施来提供保障。综合考虑当前阶段社会与事业单位发展现状，可以看出当前我国工伤保险档案管理正面临着一些问题，如果不能解决就将影响到档案事业的发展。第一，传统档案管理意识仍在延续。一直以来，事业单位普遍存才对组织、财务和人事部门等更为重视的情况，对档案管理问题存在一定的疏忽，将档案工作视为简单的文档资料储存管理，不能较为深入、全面、高效地对信息资源进行开发利用。这种对档案管理工作的轻视严重影响档案工作以及其他部门有关工作的开展，且直径仍然存在于很多事业单位、包括工伤保险单位中。第二，档案管理方式更新不及时。在档案管理科学化发展的进程中，仍然有许多单位和个人不能及时接收信息时代档案管理观念和工作技术的发展变化，档案工作进步迟滞，不能形成系统完整的管理体系。具体而言，一些工伤保险单位中存在档案信息采集整理不规范、分类不明确、管理制度缺乏标准化等问题，导致工作失误率高、工作质量与效率低下。

2 事业单位档案管理的发展趋势及意义

档案管理工作对各单位工作开展、尤其对工伤保险单位业务水平的提升有着十分重要的作用，在新时期的发展背景下，事业单位档案管理工作固然面对着一些现实问题，但从整体上看仍然处于发展上升的阶段，其表现为档案管理重视程度不断提高，管理人员专业化水平不断提升，信息化建设程度也不断加深。

1）重视程度不断提高。档案管理的重要意义已经随着社会发展的凸显出来，立足这一现实情况，伴随着发展观念的变化，现如今各事业单位已经普遍认识到档案管理对其工作开展的关键作用，工伤保险等社会保险单位也越来越重视对档案工作的建设。从总体上看，当前时代背景下的档案管理工作在众多事业单位中呈现出档案管理意识不断加强、档案管理制度不断完善、档案管理人员职业素养得到充分重视的态势。首先，档案管理重视程度的提高意味着档案管理意识的加强，有利于从思想观念上为档案事业发展树立正确的思维导向。在传统的档案管理观念、尤其是事业单位档案管理观念中，很多单位领导以及档案管理人员自身都对档案管理缺乏正确认知，以至于档案岗位成为关系户的“养老地”、有志者的“冷板凳”，档案管理工作开展也受到了很多阻碍。其次，档案管理重视程度的提高推动了档案管理制度的完善，让档案工作的开展有了明确的责权划分和工作规范，促使档案事业快速适应当代社会发展的需要。第三，档案管理重视程度的提高让档案管理人员有了更多素养提升的机遇平台，出于对档案管理服务质量与效率提升的需要，很多单位开始为档案管理人员提供学习渠道，搭建提升平台。

2）管理人才专业化趋势。在快节奏的复杂现代社会当中，工伤保险事业面对着越来越多的状况，这也导致了工伤保险业务所形成的档案信息也越来越庞大复杂，档案管理难度随之提升。在这种形势下，工伤保险及相关事业单位的档案管理势必迎来管理人才专业化加强的趋势。从整体情况来看，当前工伤保险单位与其他事业单位都面临着管理制度不够完善的问题，究其根本是管理人员业务水平不足所导致的。档案管理人员的专业素养有欠缺，既无法制定出科学合理的管理制度，也无法顺利开展档案工作。在当前社会形势下，档案管理人员必须具备扎实的基础知识和有针对性的技术能力，才能保障档案管理充分符合当代工伤保险单位、社会保险单位乃至社会众多事业单位的发展需求；只有通过人才素质的提升，才能够更好地构建起完善的档案管理制度，从而整体上提升事业单位档案管理的水平，因此，现代档案管理工作必须要具备专业的档案管理思维，具备不断吸取新的管理知识和业务技能的能力，以此满足单位、社会与公众对档案管理人员综合素质所提出的更高职业要求。立足当前发展水平预测未来发展状况，专业化的档案管理人才已经成为档案事业发展的必由之路，成为工伤保险单位提高自身服务能力的必要保障。

3）管理工作信息化趋势。当前工伤保险事业的档案管理信息化建设程度日趋加强，利用新时代发达的电子信息技术不断提升工作开展与制度管理等方面的水平。首先，档案事业的信息化建设可以满足社会工伤保险的实际需求。作为国家所广泛推行的一种社会保险，工伤保险受到公众的普遍重视，参保人数不断增加。由于我国人口基数大，因此保险事业的档案信息也十分庞大，档案管理工作量随着参保人数增加而不断增长，工作难度也随着当今保险事业和档案事业发展的需求而有所提升。在这种情况下，实体纸质档案越来越不能满足工伤保险事业的需求，只要加快信息化建设才能满足管理的实际需求。其次，档案事业信息化建设可以有效改善档案管理的工作形势。从整体上看，工伤保险业务所形成的档案资料，其主要内容包括了人员参保信息和事故快报等，而对于征缴形成的档案原件应当人工归档分类，这就会导致大量的人力和物力被占用，同时还会占用较多的存储空间。在实体档案存储与查阅中，档案的安全性保护较为困难，而且十分不便捷。而信息化的档案管理模式可以有效减少档案工作的人力物力投入，减少档案维护的耗费，提升档案查阅的便利程度。第三，档案事业的信息化建设可以大幅度提升工伤保险行业的服务质量。在保险工作当中，参保人员所享受的待遇严格根据其相关档案资料划分，如果档案信息记录有疏漏或应档案管理不当而产生问题，就会损害参保人的合法权益，同时也会影响到保险单位的信誉。在信息技术的辅助下，档案资料的出错率大大降低，信息查询也十分便利，因此工伤保险档案管理的服务水平和效率也将所有提升。

3 大数据下提升工伤保险事业单位档案管理水平的措施

档案管理对事业单位意义非凡，因此工伤保险应当针对当前档案事业所面对的传统管理意识延续、管理方式落后等现实问题，立足于重视程度不断提升、人员专业化、管理工作信息化的发展趋势，探索提升工伤保险事业单位档案管理水平的措施。

1）提高档案管理意识。要想提高工伤保险事业单位档案管理水平，必须提高档案管理意识。档案管理人员应当充分认识到工伤保险相关档案资料对社会保险事业、工伤保险单位以及参保人员的重要意义，正视社会保险费征缴、待遇发放等具体事务性工作，同时加强对资料的归档处理，从而形成完备规范的工伤保险档案文件。工伤保险单位的管理人员也应当认识到档案管理工作重要意义，并注重对档案工作人员思想意识的培训提升，以便营造出科学而积极的档案工作氛围环境，并制定、推行合理的档案管理制度措施。

2）完善档案管理体制。要想提高工伤保险事业单位档案管理水平，必须完善档案管理体制我国对档案管理与工伤保险事业都有着严格的法律规范，因此档案工作人员可以结合实际情况，根据相关法律法规要求来完善工伤保险的档案管理体制，保障工伤保险档案管理工作从信息收集、立档归类到存储利用都能够根据科学合理的制度规章来开展进行。具体而言，相关管理者应当以法律法规为依据，以单位的实际状况为依托，在制度细则中明确工伤档案的参保人员信息收集、参保人员资质审核、参保人员工伤档案形成、参保人员费用征缴等各项事宜的信息，并对档案建立、档案分类、档案利用等做出规范化、系统化的要求。这样一来，就可以对工伤保险相关的各类型文件进行精准分类、妥善处理，也可以对工作人员的责权进行明确划分，提高档案交接的手续规范性、保障档案信息的安全完整性，为档案管理工作的深入开展奠定良好基础。

3）强化领导组织职能。要想提高工伤保险事业单位档案管理水平，必须强化领导组织职能。档案事业的发展进步，需要有关部门领导的密切配合，并以其思想意识引导工作氛围，以组织能力推动档案管理工作建设。首先，单位领导应加强自身学习建设和对职工的教育培训，提升对档案工作的重视程度，转变传统的档案管理观念，紧紧抓住时代发展的规律，提升对档案管理工作的了解认知。其次，单位领导应当在正确认知的基础上，制定规范的工作要求，推动工伤档案管理各项工作的标准化、制度化，提升档案资源的开发利用程度，从而为工伤保险工作提供有力的信息支撑。第三，单位领导应当构建起完善的管理组织，明确划分工作人员的职能范围，以科学合理的规章要求提升档案管理工作的整体质量，突出强化档案工作的应用价值。

4）加强信息手段应用。要想提高工伤保险事业单位档案管理水平，必须加强信息手段应用。档案管理信息化建设是档案事业发展的必然趋势，工伤保险单位要想继续发挥出档案工作对事业单位的积极作用，就必须强化信息化建设，妥善利用现代信息技术完善当前档案管理工作的方式手段。首先，应当加大资金与技术投入，为档案工作的信息化建设提供良好的物质保障。其次，应当构建起相应的管理制度，加强档案工作的制度化和技术管理，做好技术应用实践、信息设备维护和档案信息安全维护等相应管理工作，以电子技术规范工作人员职能行为。第三，借助电子信息技术开发建立高效的信息录入、查询、传输体系，推动双轨制档案管理模式建设，将纸质实体档案和电子档案进行有效整合。

5）加大人员培训力度。要想提高工伤保险事业单位档案管理水平，必须加大人员培训力度。工伤保险相关档案的形成涉及多个方面的问题，对参保人员的合法权益有着重要影响，其工作的准确、快捷与否成为民众衡量保险单位服务质量水平的标准。因此，要最大限度维护工伤保险单位的经济效益和社会效益，必须全面提升工作人员的综合素养，尤其要加强档案信息采集、整合和使用的能力。单位部门应当重视学习培训，为工作人员提供良好的提升平台，而工作人员自身也要积极参与培训，不断强化自身素养水平。

4 总结

综上所述，档案管理与事业单位、尤其是工伤保险单位的工作开展有着密切联系，其工作管理的科学性与规范性影响着参保人员的合法权益、保险单位的声誉信用。由于现今所存在的一些问题，我国工伤保险档案管理工作的开展仍然存在一些问题，但在新时代的发展背景下，档案管理得到高度重视并不断朝着人员专业化、管理信息化的方向发展，档案管理的体系愈发完善。相关单位与工作人员应当始终反思档案事业的现状问题，顺应发展的需要和规律，以切实有效的措施提升档案管理服务水平。