档案信息化建设与服务创新的思考

周晓健

（河北省科技档案馆，河北 石家庄 050011）

在当今社会发展运行过程中，档案管理与服务工作发挥了重要的价值与作用。现阶段，信息化建设给传统档案管理服务领域带来了新的理念和运行模式，不仅促进了档案管理水平和质量的提升，同时也为用户提供了更加便捷高效的档案服务。目前，社会各个领域均在推动自身档案管理与服务的信息化建设，并以此作为自身经营管理信息化转型的契机。基于此，笔者结合自身工作经验，就档案信息化建设及服务创新提出个人见解和建议，以期能够为广大从业人员提供有价值的参考和帮助。

1 档案信息化概述

档案信息化是指将传统纸质档案资源以数字信息技术加以表现和管理，其目的在于提高档案资源管理工作的质量和效率，并为相关领域提供信息化服务模式，从而满足数字信息时代背景下的历史发展需求。具体而言，档案信息化建设与转变需要从两方面入手，其一为信息化环境的构建。众所周知，数字档案与传统档案存在本质性差异，而其中信息化转变则需要借助计算机录入设备将纸质档案转化为数字档案，因此需要在相关软硬件设施、技术人员等方面给予大量投入。其二为档案管理模式转变。传统档案管理工作主要依赖工作人员完成档案资料的采集、归档、整理和调取等工作，不仅工作量十分可观，同时在管理质量和水平方面存在一定的落后性。而档案信息化建设则可以实现档案资源的自动化处理，同时相关调取也更加便捷，由此便大大提高了档案资源管理工作的水平和效率。

2 档案信息化建设的价值分析

1）便于档案资源存储。在现代社会中，档案资料是一项具备着重要保存价值的原始记录，因此做好档案资源的存储工作是充分开发其价值的基础所在。众所周知，传统档案资源的存储场所主要为档案室，这种模式虽然能够满足档案资源的专业化管理，但一方面对空间需求较高，另一方面也会因时间的推移而产生一定程度的损坏或丢失。档案信息化建设则以数据库作为档案资源的存储“场所”，如此不仅能够为相关单位节省大量的空间，同时档案资源也不会因时间的推移而丢失破损。2）提高档案管理效率。档案管理工作是档案资源得以科学保存与利用的基础，然而由于传统档案资料为纸质文件，首先其存储便需要一个专门的空间。其次，传统档案管理工作主要采用人工作业方式加以完成，其中档案资料的收集、分类、整理和归档作业都需要投入大量人力才能完成，因此传统档案管理工作十分费时费力。而档案信息化建设，则将传统纸质档案转化为数字档案，而相关采集、分类和归档作业也由计算机加以完成，因此极大地提高了档案管理工作的质量和效率。值得注意的是，在数字档案调取和使用时，只需进行编号搜索便可快速提取，因此在档案利用效率方面实现了质的飞跃。2）实现档案资源共享。随着社会经济的繁荣稳定发展，各地区之间交流愈加频繁，一定程度上带动了档案资源的共享需求。以人事档案资源为例，跨地区调取使用现象十分常见，但传统纸质档案资源由于受到时空层面的制约，在资源利用和共享方面存在严重的掣肘。档案信息化建设，不仅将纸质档案向数字档案进行转变，同时也构建了档案资源数据库，并在互联网技术支撑下实现了档案资源的实时共享。由此可见，档案信息化建设还实现了档案资源的跨区域、跨时空共享，不仅在档案资源利用效率方面实现了大幅提升，同时也满足时代进步对于档案资源管理领域的发展需求。

3 我国各领域档案信息化建设现状

1）管理理念有待提升。近年来，档案资源在社会经济发展中的价值和作用开始逐步显现，由此也对档案管理工作提出了新的挑战和要求。档案信息化建设是满足当今社会需求的重要途径，然而在具体建设过程中，无论是企业还是机关事业单位，其档案信息化建设的理念和意识均有待提升。现阶段，受传统档案管理理念及运行模式的影响与束缚，许多企事业单位并未积极开展档案信息化建设工作，同时在相关软硬件设施建设、专业信息技术人才培养等方面欠缺足够投入。由此可见，管理理念传统落实是制约当前社会各领域档案信息化建设的根源所在，需要相关领域从业者对此给予高度重视与关注。2）信息环境有待加强。众所周知，档案信息化建设势必带来管理模式的转变，而相关管理环境也会随之发展改变。档案信息化建设对于软硬件设施要求十分严格，一旦相关设施无法满足档案资源信息化转换需求便会影响其建设水平的提升，因此构建一个坚实的信息化环境具有十分重要的意义。然而受客观因素的影响，相关单位或企业的管理层并不重视信息环境的构建，特别是在资金投入方面与实际需求存在较大差距，从而导致了档案管理信息化环境存在诸多的不足与缺陷。由此可见，信息环境构建与强化是我国各领域档案信息化建设中一个十分突出的问题。3）安全技术有待强化。安全防护是档案信息化建设过程中一项十分重要的工作内容，同时也是保障档案资源不受不法分子盗取、泄露或篡改的基础所在。从技术角度来看，档案信息化建设虽然带来了档案管理工作质量和效率的提升，然而由于网络开放性的特点，也使得档案资源极易受到网络途径的盗取与破坏，从而给我国档案信息化建设与转变带来严重的危害。目前，我国档案资源数据库及相关管理平台建设领域均存在一定的安全隐患，而相关安全防护技术也有待进一步完善和提升，因此如何保障数字档案资源不受网络途径侵蚀与破坏是现阶段一个亟待解决的问题。4）管理人员能力不足。除上述方面外，档案信息化建设对于档案管理人员信息技术水平也提出了更高的要求，因此管理人员专业能力不足的问题也需要引起相关领域从业者的高度重视与关注。具体而言，在传统档案管理模式中，工作人员只需掌握基本的档案管理知识便能胜任档案管理岗位，而档案信息化建设则需要其不仅能够熟练操作各类现代化设备仪器，同时还要具备一定的计算机操作能力及网络安全防护能力。在此背景下，许多企事业单位的档案信息化建设均是由管理人员能力层面的问题而制约了相关工作的推进，为此构建一支高素质信息技术人才队伍势在必行。

4 推动档案管理信息化转变的有效举措

1）强化社会宣传，转变大众认知。在新时代背景下，档案信息化建设已成为历史发展的必然趋势，因此我们必须注重社会各界对于档案信息化建设的理解与认知，从而推动相关建设工作的积极有效推进。一方面，政府部门或相关组织机构要加强数字档案及信息化档案管理模式的社会宣传工作，使更多的群体对其价值与作用有所正确全面的认知，从而为档案信息化转变奠定思想基础。另一方面，我们还要高度重视相关技术的支持与推广，降低档案信息化建设过程中受到的阻力，从而更好地推动社会各领域档案管理工作模式的信息化转变。相信随着人们认知水平的不断提升，档案信息化建设工作也将如火如荼般加以开展。2）加大资金投入，完善管理机制。在档案信息化建设过程中，资金投入始终是一个绕不开的话题，只有充足的资金作为保障才能购置完备的软硬件基础设施。基于此，相关企事业单位必须加大该领域的资金投入力度，通过在软硬件基础设施及档案信息技术领域的投入与引进来提高档案信息化建设的水平和质量。与此同时，为满足新时期数字档案管理工作的需求，我们还需要高度重视现代化档案管理机制的构建，一方面明确并细化档案信息化管理工作的范畴与制度规范，另一方面还要强化责任制度落实与监管，由此为信息化档案管理模式的科学有序开展提供完善的制度保障。3）加强技术创新，保障信息安全。针对数字档案及信息化档案管理模式存在的网络安全隐患，我们还需要在信息安全领域进行强化与创新，从而推动档案信息化建设工作的安全有序推进。首先，为有效防范网络不法分子的侵蚀与破坏，相关企事业单位要不断加强数字档案数据库及互联网管理平台的安全防护技术创新，如设置防火墙，并定期修改安全防护密钥，从而提高档案资源的安全防护能力。其次，为进一步保障档案资源的安全，档案管理部门还要推行档案信息访问权限制度，通过这种方式我们能够有效规避档案资源信息的泄露问题。最后，档案管理部门还要定期对信息化设备仪器及管理平台系统进行维护与升级，从而对档案资源进行进一步的保护。4）注重人才引进，强化技能培训。作为档案信息化建设的有机组成部分之一，管理人员在整个转变过程中发挥了不可替代的作用。为满足企事业单位档案信息化建设需求，以及提高新模式下档案管理工作的质量和效率，我们还需要积极构建一支高素质专业性信息技术人才队伍。首先，企事业单位管理层要正确认知高素质专业技术人才的价值与作用，从而才能向外界聘用高端技术人才，并以此引进外界的先进档案管理理念与模式方法。其次，针对档案管理人员专业能力不足的现状，相关单位还要积极组织档案管理人员技术培训工作，通过专业知识的学习使其掌握档案信息化建设所需的技术和技巧。

5 信息化档案服务的创新思路分析

1）树立主动型档案服务意识。众所周知，过往档案管理与服务工作均以一种被动型方式加以开展，而信息时代背景下这种服务模式必然无法满足时代发展需求。在档案信息化建设的大趋势下，我们必须注重主动型档案服务理念的树立，一方面能够及时快速地完成新生成档案资料的数字信息化转变，并将其录入数据库之中，从而提高档案归档的效率。另一方面还要在数字档案资源查阅和调用方面提供主动高效地档案服务形式，这里主要集中于档案管理平台的建设，通过对服务内容的便捷性设置提高用户的使用体验，进而促进档案服务工作的水平与质量。2）服务内容层面的完善创新。一直以来，传统档案服务普遍存在质量差和效率低的特点，其根源在于传统档案管理运行模式过度依赖人工作业，特别是在庞大的档案资源中调取档案信息十分缓慢。而档案信息化建设则从本质上改变了档案管理工作的模式与方法，并推动档案服务工作的突破与发展。从服务角度来看，用户的需求首先是速度快，然后便是在此基础上操作过程的简便性。在信息化档案管理模式下，我们还要注重档案服务工作的高质高效化发展，坚持“以人为本”的服务理念将档案服务与用户需求进行紧密连接，从而满足新时代背景下档案服务工作的基本需要。3）注重档案信息的保密与安全。在提高档案服务工作便捷性与高效性的同时，我们还要高度重视档案信息的保密与安全，从而为用户提供更加专业的档案服务。众所周知，一些档案具有较强的保密性，如果不能做信息化服务过程中给予有效的安全保护则会造成用户重要信息的泄露。基于此，强化档案服务保密与安全建设则成为信息化档案服务领域的创新的重要方向。一方面，相关档案管理部门要注重档案管理平台的网络安全建设，为用户的档案信息安全提供基础保障。另一方面还要注重档案管理平台访问权限设置，以及用户平台登录认证，从而有效规避档案资料非法盗取情况的发生。

6 结论

综上所述，信息化建设是当前我国档案管理服务领域的重要发展趋势，有助于充分发挥档案资源的价值与作用。针对当前档案信息化建设现状，我们必须采取科学合理的举措实现其管理模式的信息化转变，并通过科学合理的创新工作提高档案服务水平。相信随着相关研究工作的逐步深入，我国档案管理工作必将以更加科学合理的方式加以开展，并为用户提供更加专业安全的信息化档案服务。