信息化背景下中学档案数字化管理与建设分析

2021-04-14吴良妹

卷宗 2021年25期

吴良妹

（福建省南平第一中学，福建南平 354200）

由于信息化时代背景下，中学档案数字化管理建设工作由此发生日新月异的转变。运用信息化应用对中学档案进行管理，能够不断地提高中学档案数据的增值价值，促进中学的行政管工作的持续有效发展。但是一些中学在运用数字化到实际的档案管理工作中存在着一些问题，因此，就必须要认识到在信息化背景下中学开展档案数字化的意义，找到实现档案数字化管理与建设的有效途径，将中学档案数字化管理建设落到实处。

1 信息化背景下中学档案数字化管理的意义

在过去的中学档案的管理工作中，在信息的收集、归纳和保存方面都要耗费大量的时间和人员，并且想要通过档案进行资料查阅时花费的时间精力也较多，导致了档案管理工作的效率不高。因此，在信息化背景下中学档案数字化管理具有很重要的意义，主要体现在以下几个方面。

1.1 便于节约大量资源

传统的中学档案管理工作中，用于整理和储存档案的设备和资金都需要专业的人员来进行操作。若是能将中学档案进行数字化管理和建设，就能减轻用人负担，只需要专门管理档案的工作人员录入档案信息，并上传到系统中，系统就会对电子档案进行复制和储存，不用重复用纸质档案进行保存，可以减少纸张的使用以及纸质存储带来的不便。可以有效地减少档案管理建设工作的人员、物力和财力的投放，能够实现一次有效的投入，避免重复利用[1]。

1.2 方便档案资料的储存

纸质档案是传统档案管理工作进行信息资料的整理、归纳和储存的最主要方式，当时纸质档案有着很大的缺点，例如容易因为保存不当导致档案信息和资料的丢失，以及容易受到外界环境因素的影响而受到破损，从一定程度上增加了中学档案的管理与建设工作的负担。随着信息时代的发展，能够将信息资料通过互联网以及扫描的技术上传到网络系统当中，运用有利于储存、节约成本的数字化方式来永久的保存档案。

1.3 做到资源共享，提升利用效率

在过去的档案管理工作中，由于对档案管理的空间以及时间分配的不均衡，导致一些中学在进行管理档案工作时遇到很多方面的限制，不能有效地开展管理与建设工作，也无法实现与其他学校之间的档案资源共享，很难找到有效的档案资源进行运用。要是将数字化技术运用到档案管理工作中，通过互联网对各项档案资料进行搜索与筛选，将档案资料进行有效的保存，能够便于各大中学之间进行档案资源的共享，进一步提升利用档案资源的效率。

2 当前中学档案数字化管理工作中存在的问题

信息技术在为中档案管理数字化建设带来了便利、进步的同时，也给中学档案信息资料的管理与建设带来了很大的挑战。在信息化时代背景下，切实做好中学档案数字化管理与建设工作，因此，明确现阶段档案数字化管理工作中存在的问题才是当务之急。

2.1 中学档案管理方法较陈旧

在中学档案数字化管理中，存在比较重要的问题是管理人员管理中学档案的方式与当今社会发展下的层见叠出的信息技术相比十分的陈旧，档案管理的方式仍然运用的是最传统的管理方法[2]。档案管理工作的观念与不断更新的教育理念大相径庭，这对于学校教育教学的发展十分不利。一些学校还存在着档案数字化管理的设施不完备的状况，甚至有的中学档案管理工作室没有配备计算机设备，严重阻碍了档案数字化管理工作的有效开展。

2.2 缺乏信息化管理的意识

在进行中学档案数字化管理的过程中，管理人员缺乏信息化管理的意识也是较为突出的一个问题。档案管理人员在工作观念上对档案数字化缺乏正确的认识，许多管理人员的工作流程都是将档案进行记录，随之进行归纳，然后再保存，这样就完成了档案的管理工作。这种管理档案的方式存在着许多缺陷，当下一次想要查阅档案中时，档案中的资料信息就难以充分的得到运用，不能够有效的体现出数字化的特点。除了档案管理人员的数字化管理意识薄弱之外，大多数学校不够重视档案管理工作，档案管理工作的地点通常被安排在比较窄小和偏僻的位置，因为地理位置差的原因，纸质的档案在储存的过程中就会在潮湿的环境中受到损坏，从而破坏了档案的完整性。由于校方对档案管理工作的不够重视，这也就直接导致档案管理人员对于工作没有足够的责任心，工作观念还非常滞后。所以对档案管理工作的重要性没有得到充分的认识，导致其不能正确的定位自身的工作，进而影响了档案数字化管理的工作效果。

2.3 欠缺专业的职业素养

在档案管理工作中存在的最后一个问题是大多数档案管理人员的专业素养与能力水平不足，有些档案管理人员的专业素养与中学档案管理的职位不相匹配，他们在上岗前没有经过专业的档案管理培训，缺乏专业的档案管理知识和管理技能。甚至有一些学校的档案管理聘请的不是专业的人员来进行工作，而是通过值班的方式，安排没有课的老师进行档案管理工作室的值班，以上这些客观因素导致的问题，会影响着中学档案管理工作的科学性和有效性，档案管理工作的效果和质量将会大打折扣，难以得到有效地提升。

3 信息化背景下中学档案数字化管理与建设的有效途径

3.1 构建数字化的档案管理工作体系

构建数字化的档案管理工作体系将对实现档案数字化管理发挥至关重要的作用。档案管理工作体系需要从数字化工作流程和数字化管理制度这两个方面来建构，首先，可以利用信息化背景下的互联网技术来制定合理的工作流程，创建高效的档案收集与归纳模式，档案管理人员收集到档案信息后，第一时间运用互联网传送到档案室，随后由档案室自动对档案信息进行归纳。把档案管理数字化应用到收集与归纳的工作流程中，在一定程度上，有利地促进了档案工作管理效率的提升；其次，要对数字化管理制度进行完善，档案信息资料在网络的收集、传输、归纳时要有一个安全的保护模式，防止网络上的非法分子获取档案信息。可以通过设置杀毒软件拦截和对档案信息加密的方式，防止档案中的资料信息被网络黑客窃取。

3.2 建立数字化的档案信息数据库

由于传统的档案工作管理采用的是纸质管理的方式，纸质的档案在管理和获取信息的过程中耗费了大量的人力物力，不能及时的获取到档案信息。在信息化背景下开运用档案数字化管理工作，其优点是能够及时地获取到档案中的信息，相较而言，建立数字化对的档案信息数据库十分重要。首先，要清楚的找到档案中的各项数据的出处，随后要将数据信息完整的收集好。其次，要根据学校不同类别对的人员，如教师、学生、管理层领导干部、后勤工作人员等进行科学的档案分类管理，并且在数据库中设置基本的目录，这样使用者查询档案信息时就能准确地查找。最后，建立数字化的档案数据库可以根据学校工作的需要，将数据库分成不同的内容主题，例如：学校官网、学生个人学籍档案、教职工人事档案、学校的教育成果等几大主题，当使用者在档案中查找相应的信息时，结合基本目录和内容主题的数据库，就能一目了然，精准地查找到档案中的信息，这样的方式有效地提升了查找的效率[3]。

3.3 加强对档案管理人员信息技术水平的培养

在传统的档案管理观念和传统的管理模式的影响下，档案管理人员不具备完善的信息技术和管理的专业知识，所以，要想在信息化背景下建设和发展中学档案数字化的管理工作，就要进一步提升档案管理人员的信息技术水平。就学校方面而言，各大中学可以与高校进行合作，从高校中引进档案管理相关专业的优秀应届毕业生以及先进人才，建设具有优良的专业素养的档案管理人员队伍[4]。在档案管理人员上岗前，学校可以聘请有关的专家和信息技术人员来对档案管理人员进行专业的知识与技能的培训，提升档案管理人员的专业水平，要想提高中学档案数字化的管理水平与效率，就要提高档案管理人员的信息化技术水平，可以通过定期培训和网络平台的学习来丰富档案管理人员的专业知识与技能，这样才能有效的保证中学档案数字化管理工作的科学性和有效性。就管理人员而言，作为档案管理工作者应该不断地更新自己的工作观念，打破传统管理方式和观念的束缚，积极学习信息技术在中学档案管理中的应用，提升自身的专业素养与专业水平能力，与校方共同努力，促进中学档案数字化的管理与建设。

3.4 强化拓展运用档案信息的程度

中学档案的管理人员应该加大开发和利用档案信息的力度，可以在校园网络中发布有关的信息，方便教师与学生对需要的档案信息进行查阅、下载，这样既能有效地促进档案数字化管理工作的开展，对于学校的人员管理、教育科研工作的实施打下坚固的基础。除了档案管理人员，档案室也应运用信息技术对网络搜索功能进行改进，可以将同类的档案信息设定统一的编码、关键字等进行便捷的管理，这样当使用者想要查阅档案信息时就能通过搜索相应的编码或关键字快速地找到相关的信息资料。再者应该充分的使用互联网与其他学校建立资源共享的平台，实现各学校之间的档案信息资源的共享。