信息化建设在档案管理中的实践研究

2021-04-14冀超

卷宗 2021年25期

冀超

（河北省张家口市军队离休退休干部服务管理中心，河北张家口 075000）

传统的事业单位档案管理工作过程中，需要耗费巨大的人力物力对相关档案信息进行管理，因为传统的事业单位档案管理工作是需要人工进行档案信息的录入、分类、整理和归档。现阶段使用信息化技术可以用电脑技术操作这几个步骤，大大加快了档案管理的速度，同时因为电脑进行信息处理时，是按照程序进行操作的，所以在一定程度上降低了出现问题的概率。所以信息化建设是事业单位档案管理工作发展的必然趋势。

1 档案管理工作中进行信息化建设的优势

1.1 提高档案管理工作的效率和质量

传统的档案管理工作中，档案管理人员需要对档案进行手写入档，也就是说将需要记录的档案信息通过手写的方式记录在档案纸上。之后再根据档案的种类和规格对该档案进行分类。最后将该档案置放于档案管理室中的相关分类标准下。在需要对该档案进行查询审阅时，档案管理工作人员要先根据档案的类别，找到相关标准，之后在同一标准下对该档案进行查找。成功找到后才能实现对该档案的审阅。现阶段在档案管理工作中进行信息化建设能够有效优化相关档案管理工作的流程[1]。使用信息化建设帮助进行档案管理工作，就是将上面传统的档案管理工作尽可能的分配给计算机，通过这种方式实现档案管理的信息化建设。比如说档案管理工作人员只需要将需要记录的档案录入电脑系统中，计算机可以自动根据档案的类别将档案信息存入相关的类别，之后在需要对该档案进行审阅时，只需要在计算机系统中进行查询即可。不需要档案管理工作人员再去翻找，大大提高了档案管理工作的质量和效率。

1.2 降低人力物力资源的浪费

在传统的制约档案管理工作的众多条件中，对档案管理工作制约最大的就是传统档案管理工作对于大量人力物力资源的需要[2]。传统档案管理工作需要较多的管理工作人员以及一个能够摆放档案信息的空间。所以说传统的档案管理工作很大程度上都是对人力资源和物力资源的浪费。毕竟档案管理的实际工作中，很多的工作都是枯燥的重复劳动，将过多的人力资源集中在档案管理工作中可能会造成单位舍本逐末现象的出现。但是现阶段使用信息化建设在档案管理工作中，就可以有效地降低人力物力的浪费。相对于需要较多工作人员的传统工作，现阶段只需要两到三个工作人员就可以实现档案的信息化管理。相对于需要存放档案空间的传统工作，现阶段只需要一个容量足够大的信息储存装置即可。大大降低了人力物力资源的浪费。

1.3 可以高速度的实现档案信息的共享

档案管理工作的本质其实就是信息管理工作，能够通过对档案信息的管理实现对单位管理工作经验的总结，帮助单位更好更快发展[3]。这才是档案管理工作的意义。所以档案管理工作需要将档案信息进行传递和审阅，保证档案信息的应用价值。传统的档案管理工作不能够实现档案信息的高速共享，因为档案信息需要审阅人员到档案所在地进行审查，才能实现档案信息的应用价值。而现阶段对档案管理工作进行信息化管理，能够将满足传递要求的档案通过计算机系统进行传送，最大程度上跨越时空的距离，能够实现高速度的档案信息的共享。

2 探索信息化建设在档案管理工作中的具体实施对策

2.1 单位领导和档案管理工作人员提高对于档案管理工作的重视

单位领导和档案管理人员的思维模式是指导单位管理工作和档案管理工作的指南针，所以想要实现高效的信息化档案管理，首先单位领导和档案管理人员应该提高对档案管理工作的重视程度，创新自己的管理思维，适应社会潮流的发展，促进档案管理工作的开展，最终帮助单位实现工作目标[4]。单位领导要提高对于档案管理工作的重视程度。想要实现档案管理工作信息化，首先就要建设最基础的软硬件设施，单位领导应该加大对于档案管理部门的资金投入，在资金方面给予档案管理部门足够的支持，帮助档案管理部门引进先进的计算机、打印机、信息储存装置等等。同时在档案管理部门的人员组成上进行重视，比如说单位领导可以成立档案管理小组对档案管理工作进行直接领导，将有能力有想法的工作人员调动到档案管理部门中进行工作。通过这种重视方式，大大提高档案管理部门的工作效率和质量。档案管理工作人员要提高对于档案管理工作的重视程度。档案管理部门的领导应该组织对自己部门的员工进行培训，使其明白档案管理工作对于单位发展的重要性，激发员工工作的热情和积极性。同时可以构建良好的绩效管理模式，通过物质上的奖励激发员工提高工作质量和工作效率的积极性。

2.2 提高档案管理人员的专业素质和能力

档案管理人员的专业素质和能力是能够直接影响到档案管理信息化建设质量的重要保证，传统的档案管理人员的专业素质和能力可能已经不能满足信息化建设档案管理工作的要求，所以要提高档案管理人员的专业素质和能力[5]。

首先就是提高现有档案管理人员的专业素质和能力。这就需要单位领导或者档案管理部门领导积极和地方高校中的档案管理专业进行联系，组织员工到校园内部进行专业信息化档案管理的学习。或者单位领导和档案管理部门的领导可以请当地高校中档案管理专业的教师到单位内部对员工进行有针对性的讲座。通过这种方式提高档案管理人员的专业素质和能力。同时为了保证员工具有强烈的积极性，单位可以扩大员工的奖金占比，通过这种方式激发员工学习的欲望和兴趣。其次就是提高将来进入档案管理部门工作的工作人员的专业素质和能力。比如说单位在进行招聘时，首先要对招聘人员的专业进行限定，最好是招纳档案管理专业或者计算机应用专业的相关人才。在通过简历筛选和职业道德的初试之后，可以将招聘人员带领到实际的档案管理工作中，通过工作效率和工作质量的测试选定招纳的人才。通过这种方式可以提高未来进入档案管理部门中的工作人员的专业素质和能力。单位也可以直接对社会上专业能力较强、工作经验丰富的人才进行招纳，通过提高待遇和薪资吸引相关人才进入到档案管理部门工作。这样做还有一个好处，就是能够直接提高档案管理部门的信息化工作水平，带动整个部门工作向好向上发展。

2.3 建立安全高效的信息化档案管理系统

针对单位内部的档案信息管理系统，有两个要求：第一就是安全，第二就是高效。想要提高单位内部档案管理工作的信息化建设程度，一个高效安全的档案信息管理系统的建立是不可或缺的[6]。

首先就是安全性，由于事业单位内部档案信息的机密性和差异性，档案信息管理系统的安全性是必须要保证的，安全性的重要程度甚至大于系统的高效性。这就要求档案管理部门内部做好防火墙工作，同时最好设置相应的数字签名，保证系统内部工作人员进行系统查阅时能够按规定等级查阅相关档案。同时针对档案信息管理系统，最好将系统放在单位管理系统的内部，使用内部网络进行审阅和查看，这样能够有效降低来自互联网的风险，充分保证档案信息的安全。其次就是高效性，高效性体现在两个方面。首先就是档案信息管理系统的建设硬件，比如说在建立档案信息管理系统时，选购的系统硬件都是相对高级的配置，像CPU选带F的，主板选择微星的，最大程度保证系统能够高效流畅甚至负载运行。其次就是提高档案管理人员对于系统的熟悉程度和操作程度。通过这两方面的提高，能够有效促进档案信息管理系统使用的效率。有利于构建安全高效的信息化档案管理系统。

2.4 结合传统的纸质化档案，进行档案管理工作

档案管理工作并不是短时的工作，而是长时间对于档案信息的整理和使用，促进单位管理进步的工作。所以即使现阶段使用信息化档案管理系统，也需要对原来的纸质化档案进行管理。这就要求在进行信息化建设档案管理工作的过程中，依然要注意对于纸质化档案的内容管理。

首先针对字迹清晰、应用价值显著的纸质化档案，档案信息管理工作人员可以将这部分档案用拍照的方式或者字迹录入的方式转化成电子信息档案，之后在档案管理信息系统中进行分类和储存。通过这种方式提高对于传统纸质档案的应用价值。有利于促进档案信息管理工作质量的提高。其次是针对字迹不清醒、但是应用价值明显的传统纸质档案。档案信息管理工作人员可以结合字迹辨认技术对相关纸质档案进行信息还原，同时将还原之后的信息直接录入档案管理信息系统中，通过这种方式提高这部分纸质档案的应用价值。最后就是针对字迹不清晰、应用价值不显著的纸质化档案，档案信息管理人员可以在和领导申请之后，对这部分档案进行销毁。

2.5 规范档案管理工作的操作流程和管理标准

规范档案管理工作的操作流程和管理标准是能够促进档案管理信息化系统建设之后档案管理工作质量的重要保证。传统的档案管理工作中，可能由于档案管理工作人员的工作习惯和工作标准不同，对于档案管理工作的理解不同，导致部分相同类别的档案却储存在不同的分区，增加了利用档案信息应用价值的难度。

所以在建立档案管理信息化系统之后，应该规范档案管理工作的操作流程和管理标准。比如说规定某一类型的档案只能储存在某一硬盘中，或者在进行档案录入时，需要提前将档案的种类和类别在档案信息管理系统中进行分辨。在规范档案管理工作人员的相关操作过程中，可以适当增加奖惩措施，通过这种方法让员工熟悉档案信息管理系统的操作方式和操作流程。同时严格的奖惩制度的落实，既能够增加员工工作的积极性，也能够尽量避免员工出现失误的可能性。规范员工进行相关操作的动作，能有效提高员工的工作效率和工作质量，为档案信息在接下来的应用过程中奠定良好的基础，进而促进单位管理工作的开展，最终实现整个单位的工作目标。