大数据视野下档案管理思维方式的转变

2021-04-14刘鸽

卷宗 2021年25期

刘鸽

（滨州市中心血站，山东滨州 256600）

1 大数据时代的特点

1.1 多种多样的处理对象

以往的档案管理模式大多是针对厚重的纸质版数据信息进行标记以及定位管理，对于一些结构以及数量较为庞大的对象则无法进行有效的操作，更不能对其进行精准的处理。但是在现有的大数据视野之下，结构简单但是数量庞大的对象的处理变得较为简易，而结构稍微复杂一些的对象，例如：图像、视频以及音频等，也能够进行精准的处理。

1.2 极高的性价比

大数据视野下，信息充斥着生活的各个地方，令人眼花缭乱，数据量的大量提升势必会显得数据十分错综复杂，如果不能及时、快速地对数据进行处理，将会导致用户的体验感极差，进而损失现有的客户群体甚至影响潜在的客户，从而陷入恶性循环。在大数据视野下档案管理思维发生转变将会最大程度地降低用户的等待时间以及提高工作人员的工作效率。

1.3 优异的运行速度

大数据下时代背景下，各行各业都将数据进行录入以及存储处理，庞大的信息数据量让人应接不暇，而其中的价值如果以以往的信息处理方式则面临着信息处理速度较慢、信息发掘程度不够深入。以大数据视野对信息数据进行处理，如当下热度极高的物联网行业，通过帮助客户进行充分的数据发掘，寻找潜在的具有价值含量的信息，提升信息数据价值量。

2 面临的机遇与挑战

由于时代的不断的发展，大量的传统档案和档案管理需要现代化的信息手段而不再需要传统的思维模式，而是需要新的发展方式。在大数据视野下，档案管理思维模式也应当从以往的点对点模式转换为具有宏观特性的统计方式。从传统的管理模式上观察不难看出，以往的档案全部都是纸质版资料，用电子版的表格辅以记录，整个工作流程显得十分乏味与枯燥，并且在进行检索的时候面对厚重的资料，如何高效的查找也成为困难。大数据视角下，加快信息化建设，促进无纸化档案管理，加强信息之间的互通性以及促进资源共享是目前的目标。资源共享的方式主要是纸质版资料借助信息服务平台进行数据转化，成为可实时更新的资源。

现阶段面临的挑战主要存在以下几个方面。首先大量的数据涌入对存储环节的硬件设施提出了高标准以及严要求。庞大的数据量首先要求的就是存储空间要足够大才能满足对数据的存储要求，并且设备的稳定性要求很高，坚决不能出现存储环节时不时发生损坏、信息数据损失的情况。其次，国家多次强调信息安全，所以，档案数据的安全性迫切需要得到保障，坚决不能出现篡改数据以及数据写够的情况。最后，对于数据管理人才的需求十分巨大。大数据需要将传统的信息管理方式与现阶段飞速发展的大数据时代相结合，开发出适合自己的管理模式。所以需要的是具备档案管理能力以及网络素质过硬的人才。

3 档案管理思维方式的转变

3.1 信息化思维转变

在现如今的信息化视野、大数据视野下，需要具备信息化思维转变的能力。在大数据基础之上，对面临的数据以及信息要求能够清楚地辨别目标事物的本质，对于目标进行矛盾问题的分析，提出科学的想法以及可行性高、安全性高的解决措施。并且档案管理也需要形成信息化的思维，与传统的管理思维不同，需要保持信息化的快速高效以及准确性，从而能够推进档案管理。首先需要以数字化技术为背景，在保持最终目的是得到有效认知满足共享的目的前提下，对数据进行处理。其次，对于数据进行处理之后需要加深深层内容的理解与建设，加大数据调用的便捷，保持深度，具备信息化思维服务能力。

3.2 服务网络思维方式的转变

传统的文档管理思想在一定程度上为大数据文件管理思想带来了新的发展需求，服务网络的形成必须以核心服务内容为基础，加强系统的综合建设，综合性的从侧面组织和分析文件信息，大数据分析功能需要整合客户的兴趣，提高管理的目的性，减少相应的不确定性，形成网络思维方式上的对比，提高文件的利用率，满足个性化、多元化发展的需求，实现资源共享，适应现代化发展和延伸路径。

3.3 技术管理思维转变

技术思维方式的变化。首先，对于大数据技术而言，文件管理业务也发生了重大变化，在技术思维上可以充分认识自身内在价值，提高相应的服务效率，并结合现实发展的路径，扩大新技术建设，在新的内部提取龙，完成文件信息数据挖掘，保持深度有效的过渡，从深层次寻找更广阔的延伸空间，为文档管理的可持续发展提供前瞻性条件。

3.4 文件管理资源系统的更改

对于档案管理部门来说，档案存储的数量和程度直接决定了档案管理部门的价值。拥有丰富的收藏资源是每个档案管理部门的目标。大数据时代，大量的资源信息使得档案管理部门的资源更加广泛，资源的分类管理成为亟待解决的问题。随着互联网技术的发展，文件资源的种类越来越丰富，主要表现在三个方面。一是文件资源的信息量显著增加。在大数据时代，社会文档信息资源的总量迅速增长。到2020年，国家档案馆储存的社会资源总量预计将达到6亿。随着信息技术的发展和档案馆数量的发展，这个数字还将进一步增加。在现阶段，文件资源管理不再使用传统的存储管理手段，而是向电子化方向发展，将大量的文件资源合理储存起来。二是文件资源种类的显著增长。传统的档案部门的档案类型主要有纸质文件、视频文件和实体文件。随着信息技术的发展，电子文件数量迅速增长，成为文件资源管理的主要类型。电子文件的类型包括文件，同步图像，语音，图像，网页等，它们共同构成了文件的数据结构。今后这种数据类型将更加丰富。第三，文件资源的利用率显著提高。传统的档案管理为了有效地保护档案，档案保管后一般都要进入封存状态，不经允许难以有效利用。在大数据时代，文件资源的管理实现了互联网共享。许多文件资源都可以通过信息系统的检索方便地使用，利用率有了显著提高。

3.5 共享思维转变

从实践来看，大数据的出现也为资源共享文件管理的发展带来了新的机遇，从本质上讲，只有文件管理与大数据技术相结合，才能形成共享结构，如果整合不好，文件管理可能出现问题。此时，在文档管理过程中，要结合现状，建立面向数据的文件管理平台，加强各部门之间的联动，提高资源管理的使用效率，在数据技术综合建设中创新的扩展模式，实现资源共享的方向要发展和扩大，从现实的角度来看，将大数据纳入文件管理，主要是完善管理体制，实现信息化建设和服务水平的提高，实现技术性、参与性的管理方向数据库以该数据的形式构建信息资源，不仅可以满足大型文件的管理方式，还可以运用现代服务理念，保持单位或企业管理的稳定性，体现文件数据的价值，解决时空限制问题。

4 大数据档案管理思维的现实意义

4.1 提高文件服务质量

由于信息技术的发展和进步，我国大部分的档案馆都是数字化的，实现了智能化的管理方式，传统的打印文件会被记录在网络平台上，在进行高质量的存储的同时，电子文件的数量也会增加，越来越多的用户将个人信息存储到电子文件中，不知不觉中电子文件中另一方面，大数据思维方式的出现，可以快速识别电子文件的内在价值和价值评估，使文件变得更加安全，也能给相应的用户带来一定的便利。通过查询和搜索，可以从大型电子文件中找到符合自己要求的文件，提高文件服务的质量。在大多数情况下，对文件价值理论的理解都是基于传统的信息存储和归档技术。大数据时代的到来，计算机信息技术的创新发展，文件价值理论需要得到新的解释，长期以来人们对它的理解是不尽相同的。虽然普遍认为查询文件是一种信息收集和再处理的方式，但是在大数据背景下查询文件并保存归档实际上是一个新的数据资源通道，首先，存储的数据值是关联的，在大数据环境中，文件被组织到相应的目录中存储，实现数据的共享和再利用，使文件的价值得到新的利用，其次是有效性。另一方面，在博物馆、文件管理的权威性、大数据时代，文件管理更为迅速和有前景。其分析结果和应用价值在现在和未来都有一定的参考价值，从而推翻了文献学的价值论，大数据时代的发展是文件价值论的创新。

4.2 资源的真正共享

电子文件信息可以存储在网络平台上，对一系列价值较高的信息可以通过网络平台进行查询和整合，同时文件管理业务可以快速实现资源的共享和整合，方便管理者的信息沟通和交流。不仅可以提高整体工作效率，还可以提高文件数据的利用率，为用户提供服务。通过真正的资源共享，能够在极大程度上促进我国的发展和进步。

4.3 更好地为社会服务

我国档案馆馆藏的档案资源内容丰富、数量多，档案馆的档案资源是我国档案事业发展以来积累和保存下来的非常重要的资源，对我国的发展和发展有着巨大的推动和借鉴意义。首先，数据价值为新时期的文档价值理论提供了新的土壤，将文档管理从传统的归档模式向信息化方向发展，推动数据的信息化处理，其次随着大数据时代文件数据价值的提升日调查证据从单一的环境转变为宏观的研究方法，狭隘的、失去研究价值的文件在新时代仍然发挥着新的作用，最后，提升了文件数据的价值，创新了文件工作的新实践方法。使用电子邮件归档已经成为一种正常的状态，使文件管理活动更好地为社会服务，在更多的领域发挥作用。提高利用率，为中国的发展作出一定贡献，为社会的建设和发展提供服务。