大数据时代文书档案管理及信息化应用途径

2021-04-14汤桠斐

卷宗 2021年25期

汤桠斐

（海南经贸职业技术学院，海南海口 571127）

随着我国经济建设的快速发展，信息化技术与多产业融合，为行业发展带来全新的机遇和挑战。文书档案管理工作繁琐、细微，又是政府机关、企事业单位日常工作及发展的重要参考依据，随着信息化技术的进一步融合以及大数据的广泛运用，信息化建设在档案管理中的优势日益凸显。在现代化信息技术的引领下，工作人员通过数字化手段管理文书档案，可以极大地提高工作效率，提升文书档案的利用价值。

1 文书档案管理信息化的意义

大数据技术大范围的加以实践运用能够切实的起到转变生活和工作模式的作用，也可以促进文书档案数量的快速增加，信息化管理工作的优越性得以充分发挥。针对文书档案实施收集、管理、整合和利用，能够切实的将文书档案的实际价值发挥出来，为单位发展打下坚实的基础。就文书档案管理信息化实际情况来说主要表现在网络化管理、安全化管理、数字化管理多个方面，文书档案数字化建设是国家机关、企事业单位信息化建设的重要内容之一，借助计算机网络技术实现数字化文书档案管理工作，可以保证文书档案信息的高效运用。为了切实的保证文书档案管理工作的成效，需要将先进的管理理念和科学技术加以实践运用，切实的落实保密工作，针对文书档案实施分级管理[1]。

2 信息化管理文书档案的优势

1）促进档案管理工作整体工作效率的不断提升。传统对于文书档案的管理涉及的收集、整理、归档等程序需要人力成本、耗费大量的时间成本之外，还需要考虑档案库房的环境，对库房的湿度、温度、防虫防霉等安全性要求较高，文书档案的储存和利用都存在较高的安全隐患。借助于大数据时代背景下信息化技术的运用，实现办公环境的硬件互联，可以极大的缩减人力成本，提高档案的归档和利用效率，安全性得到较好的保障。

2）信息化发展是时代发展的趋势。随着我国经济建设的快速发展，大量的新型网络技术得以研发，并且在社会经济发展中极大的被运用，且取得了良好的成效。结合本单位的实际情况，将内部日常工作文件管理与信息化技术实现互联，是社会发展的必然趋势。

3）促进文档持续高效的保存。与纸质版文书档案相对比来说，电子文档的使用寿命相对较长。以往在实施纸质版文档管理工作的时候，极易受到外界环境中不稳定、不良因素的影响，导致文档资料出现破损、丢失等问题。而电子档案管理技术的运用实现电子化归档、检索和利用，可以切实有效的解决上述问题，打破时间和空间的限制将大数据技术加以运用，保证信息传递的效率和效果都能够起到积极的辅助作用[2]。

3 文书档案管理中存在的问题

1）对文书档案管理工作的认知不全面。档案管理一直被认为是“幕后工作”，部分单位管理人员并非档案管理专业出身，对于文书档案管理工作缺少全面的认知，这样就会对文书档案管理工作的实施造成诸多的限制和阻碍。为了其实的解决上述问题，在组织实施文书档案管理工作的时候，单位领导应高度重视，制定切实有效的档案管理体系，充分利用各方力量进行部门档案的收集、储存和利用，严格按照《档案法》的相关要求开展工作。

2）信息技术的作用发挥不明显。虽然当前人类社会已经步入到了大数据时代，到了“信息革命”的年代，但是就文书档案管理工作实际情况来说，信息化水平较低，大部分单位都是运用的半数字化半纸质版的管理模式，甚至一些单位还在沿用纸质档案管理的模式，纸质资料无法加以高效、安全的利用对文书档案管理信息化的未来发展造成诸多的不良影响。

3）没有制定统一的管理体制。文书档案是单位或者个人发展的重要参考依据，实际工作中，部分单位对于文书档案管理工作缺乏认识，缺少通盘考虑的意识，通常都在有具体工作时才进行该项工作的材料整理，工作结束其资料也就束之高阁。缺乏系统性、科学化的文书档案管理体制，未能形成长效机制。

4）档案管理工作人员专业水平较低。在文书档案管理信息化快速发展的形势下，在大数据技术加以实践运用之后，文书档案管理工作整体水平得到了显著的提升，但是文书档案管理工作人员很多都是非专业出身，部分单位因为涉及材料过多，临时借调学生、社会人士进行文书档案的收集整理，综合业务能力和整体素质没有随之提高。

4 如何在大数据背景下实施文书档案信息化管理

4.1 健全管理体制，提高档案管理服务常规工作的意识

结合本单位实际情况，以国家相关法律法规和建设标准为依据建立健全的文书档案管理机制，达到规范化和标准化的效果。文书档案管理的获取、录入、流转、分类到归档、检索、利用等都应该结合本单位的实际情况，并严格执行《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2017）、《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）等文件和标准的要求，制定出本单位行之有效的管理机制。坚决杜绝违规操作，最大限度保证文书档案管理的完整性、功能性，完善数字信息化体系，改变传统过时的管理方式，从根本上解决规范化标准化时代化的问题，领导在管理过程中进行方式的创新，深化工作人员对信息化实施运用文书档案管理工作目标的认识。国家机关和企事业单位在文书档案管理中要把档案工作人员当作档案管理工作主体，依靠档案管理人员的专业知识，支持档案管理人员进行继续教育，加大培训力度，不断提升其工作的专业化、规范化。

4.2 构建信息化平台实现办公互联

“苟利于民，不必法古；苟周于事，不必循俗。”文书档案管理信息化建设的根本是为文书档案提供更加高效的利用途径。文书档案管理系统和环境监测系统、办公系统进行互联，保证了储存环境的安全性，更让职工在进行文书档案的利用过程中通过办公平台进行申请、审批，进而流转到文书档案的利用阶段，可以提升文书档案的利用效率，实现“人要少跑腿，数据多跑腿”目的。将信息化技术应用于文书档案管理系统中，可以使其具有强大的检索功能，这样可以将计算机网络所具有的优势充分发挥出来[4]。

4.3 及时更新设备，实施信息化应用

更新有关设备是文书档案管理的基础条件之一。“文档一体化”便是计算机优势的具体体现，把文书和档案工作都建立成全过程公文制，相关人员要积极利用先进设备来处理文书工作，积极理顺，提高效率。首先，培养员工随时整理归档的习惯，让工作人员不用再每年隔长时间地集中整理归档，让计算机来缓解工作人员对文书档案管理工作的抗拒，逐渐带动工作人员实施随办随归，最终达到日常性工作的习惯性行为。其次，在此基础上，开发利用资源，通过信息化应用，使文书档案呈现形式多样，内容准确客观，管理精细恰当。与此同时，进行资金合理预算，落实相关信息化设备。

4.4 加强内部培训，提升档案管理人员的综合能力

档案管理人员是档案工作的主要实践者，人才是事业发展的根基。在实际工作中可以通过大量的在线学习、业务培训等继续教育形式不断更新传统的档案管理思想，增强创新性管理思维。不断发展的信息化技术的引入，需要工作人员对知识及时梳理、消化，如若不及时学习，很容易对有困难的部分产生消极抵触心理，不利于自身的职业发展和业务工作的开展。