高校档案信息化建设策略探析

李文琼

（福建省泉州经贸职业技术学院，福建 泉州 362000）

当前先进的网络信息技术正深刻地改变着高校档案管理实践，从高校档案来源形式到高校档案的服务模式正发生着深刻变化，2020年6月，国家正式出台了《中华人民共和国档案法》，其中明确要求，各单位要加强档案信息化建设，同时对档案信息化建设的具体流程和规范进行了明确，指出未来档案信息化建设应成为档案管理部门的重要工作。高校档案管理部门也应主动地落实国家的相关政策要求，进一步提升高校档案管理人员的能力和素质，加强高校档案数字化信息服务能力，更好地满足高校对综合档案数字化信息服务的多元化需求。

1 现实意义

在互联网状态下，高校档案管理中，数据信息处理量逐渐加大，为有效摆脱传统管理理念的限制，强化信息化建设，实现对管理模式的创新，提高数据处理质量，成为当前高校档案管理人员急需解决的问题之一，一方面可以进一步提升档案管理效率及质量，为高校档案管理工作的高效及高质量完成提供保障，另一方面可以提高高校档案管理服务质量具有重要应用价值，也可以为高校管理人员提供相应的决策依据。

2 当前现状

当前，高校档案信息化建设主要存在重视程度不足、信息化服务手段单一等问题，难以对高校档案数据信息资源进行有效整合和开发，在一定程度上影响了高校档案数字化信息服务能力。

1）服务内容。随着高校档案数字化建设的稳步推进，高校档案管理部门需要对高校各个部门产生的有价值的各种载体信息进行收集和整理，这些档案信息包含传统的纸质档案，也包含数字化背景下形成的数字音频档案、数字视频档案和其它数字信息档案，这些档案信息都属高校档案数字化管理过程中需收集的内容，也是高校档案数字化信息服务主要内容。通过对这些档案数据信息的收集和整理，会形成庞大的综合档案数据库，如要想实现高校档案数字化信息服务，需对这些数据资源进行分类整理、数据开发和利用，在这一过程中如采用的信息技术不够先进、信息系统不够完善，可能会影响数字化信息服务质量。加之当前高校在改革发展过程中对综合档案数字化信息服务的内容和标准也提出了更高要求，需高校档案部门结合服务对象的具体需求对相应的档案信息内容进行加工和创新，在这一过程中如没有达到相应标准，所提供的信息服务内容可能会与档案信息需求存在偏差。

2）服务模式。当前部分高校虽然非常重视高校档案数字化建设，并明确数字化信息服务的具体要求，但在具体服务模式上由于投入力度不足和制度体系不完备，导致部分高校档案管理部门在数字化信息服务上仍然沿用传统模式，在信息服务过程中仍以纸质档案服务为主，数字化信息服务为辅。加之，在服务过程中没有对数字化档案信息资源进行开发，所提供的档案数据信息还存在不完整、不系统问题；同时，在档案信息系统建设过程中没有与其它兄弟院校进行信息互通，也存在信息孤岛问题，影响高校档案数字化信息服务的质量。因此有必要对高校档案数字化信息服务模式进行创新，更好地契合高校发展和广大师生的实际需要。

3）人才队伍。要想提升高校档案数字化信息服务质量就需要以专业的人才队伍作为保障，但从目前看，部分高校档案管理人员的能力和素质还难以胜任高校档案数字化信息服务的具体要求。一方面，部分综合档案管理人员并非专业的档案专业毕业，因此对综合档案数字化信息服务物理解得不深、不透，思想观念还较为落后，认为档案数字化信息服务应以纸质档案作为基础，没有认识到数字化信息档案对高校发展和科研创新所起到的支持作用；另一方面，很多综合档案管理人员年龄较大，在知识技能层面对纸质档案管理工作尚能胜任，但对大数据、云计算了解得不多，难以驾驭现代化的信息设备和软件系统，更无法胜任多媒体背景下的档案信息资源的挖掘和大数据分析，这使高校档案数字化信息服务大打折扣。

4）评价机制。在推进高校档案数字化信息服务过程中有必要完善相应的评价机制，更好地督促高校重视综合档案数字化信息服务建设，对存在的问题提出具体可行的意见、建议。评价机制越完善、越科学，就越有利于高校档案数字化信息服务质量的提升，充分发挥评价机制的导向、激励和监督作用。但当前我国部分高校在综合档案数字化信息服务过程中对评价机制建设的重视程度不足，没有形成一个相对科学、完整的数字化档案信息服务评价体系。加之在执行过程中需多个部门的共同参与，因此高校档案数字化信息服务评价机制执行力度不够，在评价机制落实过程中更多是走形式，无法发挥出评价机制应有的功能和作用。

3 优化策略及可行性路径

信息化时代背景下，要求高校必须重视综合档案数字化信息服务工作，并给予高校档案数字化信息服务建设足够的政策支持和资源支持。特别是当前高校在改革创新过程中无论是教学、科研，还是广大师生都对档案数字化信息服务提出了更高要求，未来高校档案管理部门应主动地适应时代发展趋势，将数字化信息服务作为重要突破口，转变思想理念、创新信息服务模式、优化服务内容，进一步提升综合档案管理人员能力和素质，完善相应的评价机制，提升高校档案数字化信息服务质量，更好地满足广大师生的多元化档案信息服务需求。

1）优化综合档案数字化信息服务模式。一方面，高校要给予综合档案数字化信息服务工作足够的支持，特别是高校主要领导应看到综合档案数字化信息服务质量的提升对高校发展和科研工作的价值和作用。要经常询问高校档案数字化信息服务建设过程中存在的问题，并提出具体可行的意见、建议，并协调相关部门给予足够的技术支持、资金支持和人员支持，解决当前横亘在高校档案数字化信息服务建设面前的困难，优化和创新综合档案数字化信息服务模式，进一步提升综合档案数字化信息服务质量，充分发挥档案数字化信息的价值和作用；同时要加大对综合档案数字化信息服务重要性的宣传，要让各个部门和全校广大师生了解到综合档案数字化信息服务模式创新的重要性和必要性，并给予综合档案数字化信息服务各项工作开展得足够的支持；另一方面，要主动地引入大数据、云计算等技术融入综合档案数字化信息服务模式创新中，通过大数据、云计算等技术对综合档案数字化信息资源进行有效整合和系统开发，并结合当前高校发展和教学、科研的具体需求，成立综合档案数字化信息服务课题，并有针对性地对档案信息资源进行开发和提炼，更好地服务高校科研和教学工作。

2）推动高校档案管理网络共享化。只有实现共享档案信息资源才能发挥出档案信息资源的价值和作用，因此高校在推进综合档案数字化信息服务过程中应将高校档案管理网络共享化作为重要方面加以推进。一方面，随着网络信息技术不断发展为高校档案管理网络化共享提供了可能，特别是国家加大对智慧校园的建设和支持力度，当前高校基本完成了网络全覆盖，这为综合档案管理网络化共享提供了先决条件；另一方面，高校为更好地推进综合档案数字化信息服务工作，还建立档案信息化管理系统，通过管理系统实现对高校数字档案信息的广泛收集，并能为档案需求者提供查询、下载、互动、咨询等多个服务功能，有效地解决高校档案数字化信息服务分散性的问题；此外，还加强与兄弟院校的联系，不仅实现档案信息资源与校内广大师生的共享，同时还实现横向的高校档案信息资源的共享，通过建立区域性的高校档案信息数据库，能提炼出高校在发展过程中存在的共性问题；同时也能更广泛地为区域性经济社会发展提供档案数据支撑，充分发挥综合档案数据信息的价值和作用。

3）提升高校档案人员服务能力。一方面，要结合高校档案数字化信息服务的具体需求，针对综合档案管理人员开展有针对性的信息教育和培训，更新高校档案管理人员的知识结构，进一步提升高校档案管理人员的数字化技术应用能力，更好地适应当前高校档案数字化信息服务的需求；同时，要引导高校档案管理人员树立主动服务意识，主动地与高校科研部门、教学部门和学生管理部门沟通、互动，了解当前各个部门对高校档案数字化信息服务的具体需求，进而为其提供有针对性的档案信息服务；同时还要加强对高校档案管理人员的安全教育，进一步提升高校档案管理人员的安全意识，确保高校档案信息的安全；另一方面，加大人才引进力度，面向社会聘用一些既精通档案管理又具备数字化信息技术的复合型人才，充实到高校档案管理队伍中，进一步提升高校档案信息服务能力和服务质量；此外，要结合当前高校档案信息化服务转型升级的具体要求，对评价内容进行优化和创新，充分认识到评价体系的重要意义，对服务指标、服务有效性、服务制度保障、服务方式、服务流程、服务满意度等各个方面进行系统评价，对存在的问题加以有效解决，同时要对评价结果加以有效落实，为高校档案数字化信息服务转型升级提供评价保障。

4）强化档案管理工作配套保障。在高校档案管理工作中，配备完善的硬件设备至关重要。在大数据环境下，数字化网站运维工作必须具备相应的硬件条件，例如在数据存储中，必须具备不同类型的存储硬盘以及功能强大的运维服务器，以提高数据存储安全性。在实际操作过程中，针对高校档案管理信息资源的应用，也需建立科学合理的规章制度。在系统管理过程中，通过多级存储技术的应用，可以提升信息安全性，以免出现信息泄露，为数据读取性能稳定提供保障。档案信息数字化是档案管理信息化的明显特点，在此基础上要注重实现信息共享。高校在档案管理过程中，需结合本校的实际情况，积极开发可以满足设计需求的档案处理网站，以有效实现和全国性数据库的连接，促进高校间档案信息的共享以及交流。另外，为显著提升档案管理水平，也需进一步提升管理工作程序规范化和标准化水平，在档案收集和整理过程中，要最大化确保档案资料的完整性，以提升档案信息的真实性和准确性，实现科学分类和管理。

4 结语

总之，新形势下，随着网络信息技术不断发展，要求高校档案管理部门要主动地适应时代发展趋势，转变传统单一的服务方式，推进高校档案数字化信息服务建设。要结合当前高校档案数字化信息服务过程中出现的问题，从制度机制、思想观念、保障措施、人才队伍建设等多个方面入手，提升高校档案数字化信息服务能力和水平，更好地推进高校档案数字化信息服务的发展。