大数据时代科技企业园区档案信息化建设对策研究

2021-04-14林梅

卷宗 2021年25期

林梅

（福建省高新技术创业服务中心，福建福州 350000）

在大数据时代，科技企业园区在发展的过程中，势必会产生各种各样的数据。这些数据对于科技企业园区的发展，有着不可估量的影响，因此，相关人员需要运用各种有效策略，实现对数据的整理与归纳，以便数据的功能得以充分地发挥。此前，科技企业园区一直未停止对数据形成的档案进行科学的管理，然而由于各种因素的存在，导致效果始终不佳。信息化技术的应用，则可以有效解决这个问题。所谓档案信息化建设，是指运用计算机的强大功能，对于传统档案管理模式进行科学的改进，以便能够让档案管理实现科学化和共享化，从而提高管理的质量与效果，为科技企业得以正常地发展，提供必要的保障。

1 科技企业孵化器档案信息化建设的现状

作为培养并扶持高新技术中小企业的服务机构，科技企业孵化器一直谨记自身的使命与服务宗旨，因此在发展的过程中，相关人员曾运用各种有效途径，为科技型企业提供物理空间与基础设施，以便能够降低科技企业的创业成本，提高他们的创业成功率，促进科技成果得以良好的转化，从而促使我国产生更多优秀的企业或者企业家，为早日实现社会主义现代化建设提供必要的保障。

科技企业园区在发展的过程中，会产生的大量的数据，其内容涉及各个方面。为了确保科技企业园区的功能得以充分地发挥，相关人员曾运用各种有效措施，加强对园区档案的管理。与过去相比，的确有了明显地提高，但随着大数据时代的到来，随着各种因素的增多，科技企业园区的档案管理质量始终没有达到预期的效果。具体表现为：

1.1 档案意识过于浅薄

档案具备一定的保密性，尤其是科技型企业的档案，有很多内容，涉及企业内部核心技术甚至行业的发展，如果没有妥善保管，那么就有可能给科技企业带来不可估量的负面影响。然而，当前科技企业孵化器中的工作人员，并没有意识到这一点，换言之，他们的档案意识过于浅薄，不能深刻意识到自己工作的重要性。当前许多档案管理人员，依然觉得对于档案的管理，就是将某些重要的资料合理地保存起来。这种不够完整的档案意识，导致他们在实际工作中，总是抱以敷衍的态度，从而影响了后续档案的管理及使用工作。档案保存得不完整，档案管理混乱等现象，依然频频发生。为了解决这些难题，相关人员曾借助于信息化技术，力图通过这种方式，让科技企业孵化器档案趋于科学化。然而，即便是再先进的信息化管理技术，在某些环节，也是需要人为操作的。如果从事档案管理的人员，专业能力不够，那么是很难发挥其积极作用的。

1.2 档案管理人员信息化管理水平相对较低

档案管理人员由于直接操作档案，其专业能力的高低直接决定着科技企业孵化器档案的质量。在大数据时代，如果想要对科技企业孵化器档案实施高质量的管理，就需要借助于先进的科学技术。对于这一点，科技企业园区是非常明确的。近些年，许多科技企业也开始注重吸纳一些计算机人才，希望能通过他们对信息化技术的应用，实现管理质量的有效提高。但他们对于档案的管理，也仅限于编目、文件转发等一些基本信息，换言之，并没有完全实现对档案信息的科学化管理。由于档案信息管理不够完整，不够系统，导致对于科技档案信息的采集工作也不够准确。这在一定程度上限制了科技企业园区入驻企业的发展。

2 大数据时代科技企业园区档案信息化建设的对策

2.1 提高档案意识

科技企业园区管理者需要深刻意识到，从业人员档案意识对于档案管理工作的重要性，业务能力强的档案工作人员，在一定程度上决定了科技企业园区档案信息化的管理成效。在实际工作中，要采用各种有效的途径，提高管理人员的档案意识，以便他们能够切实认识到自己工作的重要性，从而在工作过程中，严格执行国家制定的档案工作的标准与流程，促进档案管理意识与专业技能的“双提升”。比如，加强对档案管理重要性的宣传。可以通过开会传达、文件学习等方式，让从业人员感受到档案意识的重要性，从而自觉抵制不良行为，坚持养成良好的管理习惯，为日后提高档案管理质量，提供必要的保障。比如，对于档案意识相对较高，管理能力相对较强的从业者，给予适当的表扬与激励，以便所有人都能意识到正确管理档案的重要性，从而在应用信息化的过程中，严格履行自己的责任，大家齐心协力，实现档案管理质量的有效提高[1]。比如，采用座谈会的方式，邀请优秀的档案管理人员参加，并制定宣传手册，宣传一些企业通过加强档案管理成功实现增加收益减少成本的案例，让大家对于科技企业孵化器档案的重要性、性质、工作内容以及操作步骤等有更加深入的理解与认知，从而将优秀的经验应用到实际工作中，久而久之，获得档案管理工作质量与效果的有效提高。

2.2 统一档案管理工作，提高从业人员专业能力

科技企业园区管理者，需要深刻认识到，要想提高档案管理质量，就需要统一档案管理的工作。具体表现为：

首先，实施集中统一创建模式。科技企业孵化器机构，多半都会受到当地政府的支持，因此财力相对比较充裕。在这种情况下，相关人员可以成立专门的档案中心或者是总档案室，对于自身以及在孵企业在日常管理经营中所产生的各种档案数据，进行集中的统一式管理，以便能够提高档案管理质量。有些在孵企业的规模相对较小，涉及内容相对较少，这就导致他们属于自身的档案并不多，所以也很少有能力去独立承担建档工作。集中统一式档案管理模式的应用，可以在很大程度上避免小企业由于能力不够而对档案造成的不完整或者遗失，这非常有利于档案信息化的建设[2]。

其次，提高从业人员的专业能力。在大数据时代，科技企业园区想要在档案管理的过程中，引用信息化建设，从而保障建档工作得以顺利地完成，就离不开一支拥有高超专业知识与专业技能的档案人员队伍。而要做到这一点，第一，要提高档案管理人员的业务素质。当前部分科技企业孵化器机构中，依然由办公人员兼职档案工作，由于他们的档案业务素质相对欠缺，在面对专业性强、复杂性大的工作时，会显得力不从心。为了改善这一窘况，在具体工作中，相关责任人要通过各种有效措施，提高他们的专业素质，以便他们能够在具备专业知识与实操技能的同时，还能沉下心来，努力钻研档案业务，从而促使档案工作的作用得以充分地发挥[3]。第二，加强对档案工作人员业务培训的力度。在大数据时代，唯有档案人员不断地学习新知识，才能够跟得上时代的步伐，因此，相关人员需要运用各种有效途径，培养档案管理人员的专业能力，尤其是信息化技术[4]。条件允许的情况下，可以聘请专家开展业务的指导，以便档案管理人员能够意识到自身的不足，并积极寻求途径进行改进与调整，久而久之，实现工作质量的提高[5]。同时支持档案管理人员参加国家、省级等组织的档案培训、会议或者是进修学习，促使更多的档案管理人员走到外面，学习先进的管理技术，并将其应用到工作中，有效地提升档案信息化工作。

2.3 结合需求，选择相对合适的档案软件

当前档案信息化建设的软件有很多，其功能也因为服务对象不同而有着明显的差异。科技企业园区在建设档案信息化的过程中，需要考虑到自己的需求。有些规模相对较大的科技企业孵化器机构，通常会在档案管理的过程中投入相对较多的时间与人力，然而面对有时候出现的时间不允许、人力不够等不良情况，就需要考虑自动化程度相对较大的管理软件，如此才能弥补时间与人力上的不足，实现管理质量的有效提升。有些科技企业孵化器机构，考虑到市面上的管理软件相对不安全，于是会选择自己研发管理软件或者是与其他专业能力相对较强的软件公司合作研发，以便档案管理软件更加符合本单位的实际情况。科技企业园区管理者需要深刻意识到，再好的档案管理软件，如果不适合自己，那么是无法充分发挥信息化技术的作用，对本单位档案管理工作形成积极的影响。因此，在建设档案信息化的过程中，还需要考虑到自身情况以及对软件的需要，如此才能最大程度发挥科技的作用，实现档案管理质量的有效提高[6]。

2.4 加强对档案信息化系统安全性强化的力度

与传统的手工输入模式相比，信息化技术的应用，让档案管理工作的质量与效果，有了较为明显的提高。过去需要依靠许多人力耗费许多时间需要完成的档案管理工作，可能运用信息化模式后，一个人仅用一天就能高质量地完成。这在很大程度上，节约了科技企业园区的人力与物力。同时，科技企业园区也要意识到，信息化技术的应用，也让科技企业孵化器机构面临的许多安全问题，如果不加以解决，那么势必会影响到园区及入驻企业的正常发展。因此，在科技企业园区档案信息化建设的过程中，相关人员还要加强对档案信息化系统安全性强化的力度，通过对每个访问级别设置访问密码等方式，来强化档案系统的安全性。比如手动为每个用户分配角色权限。这样一来，在档案管理人员登录以后，系统会以通过发出通知等方式，自动去核定用户的身份，并根据最初的设定，控制用户的权限，以此来保障档案信息的安全性。例如，科技企业园区档案管理部门的人员，有权限归纳并整理科技档案，但却没有权限删除。具体分管园区入驻企业的工作人员，可以查看当前隶属于企业的入驻资料、企业信息、项目档案、技术图纸等等，但却没有权限查阅其他部门，比如物业管理部门的档案资料，更无权限删除或是修改档案。总之，科技企业孵化器机构，在引入信息化技术的时候，固然要看重其便捷性，同时也要注重安全性，如此才能更好地实现园区档案管理信息化。