探讨电子档案管理在退役军人档案管理中的有效运用

范时雨

（隆德县退役军人事务局，宁夏 固原 756300）

随着社会的逐渐发展，国家对退役军人管理工作给予了更高的重视和关注。档案管理工作的优化，对于提升退役军人的服务质量，保障退役军人的妥善安置具有重要的实际意义。信息时代，要实现档案管理工作与现代化信息技术的有效结合，实现退役军人档案管理工作的信息化，创新档案管理方式，提升细节化管理，强化管理服务效果，以便为退役军人提供更加针对性和个性化的服务。

1 退伍军人电子档案管理的重要意义

1.1 强化档案管理安全性

在以往的档案管理模式中，容易出现退役军人档案信息断层、遗失、泄露等问题，而且由于档案管理制度不完善、人员专业素养不足等因素影响，导致档案管理以及交接过程中，容易出现很多问题，严重影响档案信息的安全性[1]。采取电子档案管理方式，可以有效改善退役军人档案管理现状，对退役军人工作单位的变更信息进行及时更新，保障档案数据的完整性、时效性、保密性，为退役军人的正常生活生产活动的开展提供保障。电子档案可以进行备份和修复，并对档案访问权限进行精密设置，强化档案信息保密效果，加强档案信息安全化和可靠性，有效控制档案管理泄露、遗失风险。

1.2 优化档案服务水平

电子档案的有效应用，全面提升了退役军人档案管理服务的水平。电子档案管理可以对退役军人档案管理部门进行统一，并构建网络档案管理信息系统，设置访问权限，相关部门可以凭借身份验证对档案信息进行访问和查询和提取，提升档案数据应用效率，为退役军人提供更加高质量的社会服务功能。例如，可以利用大数据技术对电子档案信息进行分析、挖掘、筛选，为退役军人提供更加合适的岗位工作，确保每一位退役军人都能够得到妥善安置[2]。电子档案管理模式的发展应用，可以实现档案异地传输，强化档案服务水平。

1.3 提升档案管理效率

电子档案的应用，有效提升了退役军人档案管理工作的效率，减少工作量，提升档案管理工作人员的积极性与主动性[3]。此外，电子档案系统可以利用其智能化、自动化分析功能，对电子档案信息进行分析、整理，及时发现问题，并对其进行有效补充和更新，提升整体工作效，保障工作质量，促进业务能力的全面提升。

2 退伍军人档案管理现状

2.1 管理人员素质不足

档案管理人员的综合素养直接关系到退役军人档案管理效果和质量。但是在实际工作中，很多档案管理人员专业知识水平不足，业务能力不达标，而且对退役军人档案管理工作不重视，缺乏工作责任意识，对档案管理规范、流程等不了解等，导致退役军人档案管理质量较低，甚至出现档案转接不及时、档案遗失等问题，严重影响退役军人的安置工作，降低档案服务水平[4]。

2.2 档案管理不到位

退役军人的档案管理主体较为混乱，往往多个部门都可以接收档案信息，导致退役军人需要跑还几个部门才能找到自己的档案，严重降低了档案服务效率和质量，也容易引起档案信息的遗失、信息更新不及时、档案交接不仔细，档案损坏等问题。

2.3 档案管理设施不完善

缺乏完善的档案管理设备和设施，是影响退役军人档案管理信息化水平的重要因素。虽然随着网络信息技术的发展，很多单位实现了档案信息化管理，但是由于设备落后，技术水平不足，管理系统功能不足，管理软件难以升级等问题，对电子档案管理工作的开展造成严重困扰，也不利于档案信息的安全性。

3 退伍军人电子档案管理有效策略

3.1 提升档案管理人员的综合素养

档案管理人员的综合素养对退役军人档案管理质量具有直接的影响。因此，要结合实际工作需求，制定科学合理的人员培训机制，提升档案管理人员的专业水平，强化职业素养，保障退役军人电子档案管理工作的有序开展。1）提升档案管理人员的法律意识，熟悉相关法律法规的规定要求，保障档案管理工作的合法化和合规化，促进档案管理的信息化、现代化发展。2）要注重提升档案管理人员的信息素养，能够对计算机设备熟练操作应用，并熟悉相关管理软件、系统的操作流程和技能，能够使用现代化信息技术对档案进行科学分类、存储和管理，并且能够利用大数据技术、人工智能技术等对档案数据信息进行分析、整理，并将其全面、准确录入到管理系统中。在具体的人员培训工作中，要注重锻炼管理人员的实践技能，强化其业务能力的全面提升。在档案管理工作开展过程中，要对管理人员的业务技能进行不定期抽检，如果发现技能水平不能满足工作需求，就要对其进行针对性专业培训，为档案管理工作的有效开展提供保障。3）提升工作人员的规范化管理能力，保障档案管理的安全性和可靠性。优化档案管理形式，综合利用现代化信息技术、大数据技术等，对军人服役期间的保险事宜、技术能力、身体状况等数据开展科学的统计分析，并利用相关的应用程序，升级档案管理模式，强化对档案信息的优化管理[5]。4）积极组织内部人员的沟通交流，对优秀的管理工作经验和技术进行分享，并提出工作中遇到的问题，共同探讨解决方法，促进管理人员档案管理业务能力的全面提升。强化管理人员的自我学习意识，强化工作人员的责任意识，为档案管理信息化水平的提升奠定基础。

3.2 完善档案信息化管理基础设施

完善的基础设施建设，是提升档案管理信息化水平的物质保障和基础。所以要注重保障档案管理设备的完善性和充足性，并对档案管理技术进行定期升级，确保退役军人信息化管理工作的有序开展，满足越来越多的退役军人档案管理服务要求。1）要注重硬件设施开展定期维修，制定严格的维修管理制度，安排专业人员进行检修，保障基础硬件设施的稳定性运行；2）加强对软件设施的维护管理，对管理系统进行定期更新升级，强化其功能作用，实现对档案调用功能、存储功能、接收功能的精细化管理，此外要做好系统软件杀毒工作，及时查找系统漏洞，避免受到病毒侵害，影响系统正常运行，保障档案信息安全性[6]。3）加强对机房管理的重视，强化安全性，如采取智能化手段对机房内的温度、湿度等要素进行合理控制，综合利用人工智能、网络信息技术等，强化门禁系统的有效应用，之后通过身份验证的人员才能准许进入，还要加强对机房环境的智能化监测。4）加大投入。为了保障退役军人电子档案管理基础设施的完善性，要注重结合实际需求，加大资金投入，强化技术支持，对档案管理设施、技术等进行全面升级，为电子档案管理质量的提升提供坚强后盾；构建完善的数字化档案数据库，实现对退役军人档案的统一化管理，并利用大数据技术对其进行有效筛查、分析与整理。完善档案管理沟通机制，完善档案管理章程，确保档案接收、查阅、传递等工作的规范性；实行责任制，对具体的管理责任进行明确划分，一旦出现工作疏漏，对相关责任人进行追究，提升管理人员的责任意识，强化档案管理可靠性。

3.3 搭建退役军人数字档案资源库

为了满足电子档案管理的信息化要求，要对档案管理形式进行优化升级，构建系统性的退役军人数字资源库。对数字资源库的建设内容进行规范，明确管理流程，对档案信息的动态变化情况进行实时跟踪管理，及时更新档案信息，避免出现断档问题，并对档案信息进行严格挖掘、筛查，做好档案管理细节化处理，对退役军人的军种、职级、求职意向等进行多维度管理，做好关键词检索功能的设置，强化档案查询应用便利化和规范化[7]。实现对电子档案的精细化管理，可以进一步提升档案信息使用率，为退役军人的妥善安置，提升社会服务功能具有重要的实际意义。通过数字档案资源库的建设，可以明确档案管理主体，提升档案管理服务质量，促进档案管理工作的规范性和安全性，通过对档案信息的筛查，可以对保障退役军人服务信息的针对性发布，优化退役军人服务效果。

3.4 完善数字化档案管理制度建设

完善的档案管理制度是提升退役军人档案管理效率的重要保障。实现对退役军人档案的分类保存和统一管理，可以进一步优化电子档案管理效果，提升工作价值，保障档案接收、管理的规范性和合理性。如果在档案管理中发生资料信息不全面的现象，需要对相关单位进行沟通，及时补齐相关资料，强化档案管理工作的科学性和有效性。强化对退役军人档案的分类管理，可以特殊档案信息进行针对性管理，如伤残资料等[8]。统一分类管理制度的有效实施和推动，进一步提升了档案管理人员的工作组织能力和管理业务能力，提升整体工作高效性，确保退役军人档案管理工作与时代发展趋势的统一性。在具体的工作中，可以按照时间、类别指标实施分类。并结合档案管理规范要求，对档案目标实集中编号、封面。对档案管理方案进行严格审查，及时发觉不足之处，并进行有效整改，保障后期档案管理工作的有效开展。明确档案管理流程规范，创新管理技术和理念，对管理人员开展定期考评，完善档案管理制度体系建设，强化退役军人档案管理质量的全面提升。此外，要强化对档案管理工作的宣传与教育力度，使退役军人、档案管理人员充分意识到退役军人档案管理工作的重要性，明确档案接收、传递、管理流程和规范，按时到相关部门办理交接手续。相关部门可以构建统一的服务平台，作为宣传阵地，对国家的安置、扶持政策进行普及，优化退役军人档案服务质量。

4 结语

综上所述，随着我国经济水平的逐渐提升，现代化科学技术在各个领域得到了广泛应用和推广，促进了社会生产力的全面提升。退役军人电子档案管理是时代发展的必要要求和重要趋势，对于提升退役军人档案管理效率，保障档案信息安全性，为退役军人的就业安置提供依据，促进退役军人档案管理模式的创新与优化。因此，要采取有效措施，加强管理人员培训力度，完善基础设施建设，构建现代化的数字档案资源库，健全统一分类管理制度等，为提升退役军人档案管理信息化水平提供保障。