大数据背景下高校档案信息化建设中问题与对策研究

陈 玥

（武汉软件工程职业学院，湖北 武汉 430200）

当前，大数据受到各个领域的广泛关注。高校档案管理是高校加强自我建设的重要组成部分，其信息资源的有效开发与合理利用作用明显，能为档案管理打开新思路。传统的档案管理方式受限于纸质档案，而大数据的应用有助于建立新的管理理念，也能为逐年增加的档案资料提供管理办法。高校档案馆应设立目标，力争快速实现档案管理信息化的建设工作，全面提高管理人员业务素养以及改善过去传统管理模式，推动高校档案管理的稳步发展。

1 大数据的概念

大数据就是通过云存储和虚拟化科技，对系统内数据进行处理的一种高新技术，其通过底层的分布式数据库，对信息进行分布挖掘和处理，保证处理信息的海量、高速、多样和真实[1]。大数据是一种大规模的数据，是指在一定时间和空间内利用一些工具和软件采集的数据，这种数据是一种资产，利用大数据可以获得足够的信息，实现数据采集，有助于为决策提供科学的信息和依据[2]。大数据通常是指数据量大且数据类型多样的数据集，而处理这些数据需要用到分布式计算架构，在以云计算为代表的技术创新下，原本很难被收集到的数据可以被收集和利用起来，转换为有效资源，为人类创造更多价值。高校档案信息是信息资源的重要组成部分，高校需要更充分地利用档案信息，将其转变为有价值的资源，这对学校发展以及档案管理工作都会带来积极意义，这也是大数据背景下高校档案信息化建设的发展趋势。因此，高校需要充分利用档案资源，并将此作为档案信息化建设发展的一个方向。

2 档案信息化建设现状

当前，纸质档案的存储和应用越来越困难，信息技术蓬勃发展，档案信息化建设应运而生，在15年国务院印发了《促进大数据发展行动纲要》[3]，将档案数字化作为了一项各机关事业单位必须实行的工作。国家对数字化档案建设也进行了很多有意义的探索，档案管理也初步实现了数字化管理，为之后的档案信息化建设打造了良好基础。新的管理模式与传统纸质化档案管理大相径庭，使档案管理更科学、规范和有效，并能为档案利用人员提供更优质的服务。高校档案是对学校科研、教学、党政等各种活动的记录，以图表、文字、声像等形式保存，反映了历史发展和人才培养等多个方面，内涵比较丰富，经济价值、历史价值以及文化价值明显，能够将学校整个发展过程系统呈现出来，也能使高校持续发展获得历史依据[4]。然而目前高校档案管理中还存在很多问题，还未形成规范化、信息化的工作模式，管理仍然建立在传统管理方法上，如果不及时采用有效措施改善档案信息化工作，其未来发展必然会受到影响，因此，高校档案管理工作应结合大数据背景下的先进技术，改变管理模式，全面提高高校档案管理工作质量。

3 高校档案信息建设中存在的问题

随着网络信息技术的不断发展和更新，高校档案管理也纷纷搭建新的档案管理平台，然而在这一阶段的发展中，存在一些值得关注的问题，本文列举了三个典型问题，即档案信息管理人员素质有限、档案信息开发与利用技术有限及纸质及电子档案管理尚未达到平衡，具体内容如下：

3.1 档案信息管理人员素质有限

目前，高校档案信息管理人员需要提升，在大数据背景下，信息化建设需要用到计算机能力，了解网络信息技术应用手段和方法。只了解传统档案专业知识或者只掌握计算机能力对于档案管理人员来说都是不够的。有的高校档案管理人员是由非专业人员兼任的或者档案管理人员不固定，这就导致档案管理工作存在很多漏洞，甚至出现丢失或损坏的情况，严重影响档案工作的正常开展。另一方面，档案管理人员没有意识到档案信息化管理对于高校运行带来的积极作用，简单地将档案管理理解为保存档案资料，因此对于提升自身能力的动力不足，也不会投入时间学习更多的专业技能，这也导致目前档案管理仅仅停留在档案的保管与取用，无法拓展出更多的功能。

3.2 档案信息开发与利用技术有限

现阶段，高校对档案信息化管理，主要采用仪器扫描录入纸质版本的方式。仪器扫描普遍存在辨识度不高，图像不清晰的问题，这些问题在老旧的纸质档案扫描中尤为凸显。高校档案信息化不需求非常先进的信息技术水平，但是也有一定要求，目前很多高校已经建立了档案系统或档案管理平台，但扫描文件存档的方式还停留在将档案电子化的层面，没有将大数据时代的信息技术融合进来，还不能叫完成信息化建设发展过程。同时，高校对档案信息化管理也需要考虑到网络安全的问题，可能出现的计算机病毒会对电子档案产生巨大的影响，造成的安全威胁也不得不考虑，系统内可能出现数据损坏、泄露或者档案系统崩溃无法正常使用，系统的损坏难以恢复，而重要数据的泄露造成的损失也无法估量。

3.3 纸质及电子档案管理尚未达到平衡

当前档案管理虽然已经应用了部分大数据的技术，但是仍然有一定局限性，其发挥作用的思路仍然是按照传统的档案管理办法来的：首先对纸质文档进行扫描然后存档，然后通过系统上的检索查找功能发挥其作用。然而，这其中也会产生步骤的冗余，比如，部分高校内各个部门向档案管理部门提交资料时，首先提交资料部门打印电子版文档，提交档案馆纸质版资料，档案馆再重新扫描纸质版文档形成电子版后进行存档。这种流程反而会造成不必要的资源浪费以及效率低下。那么纸质与电子档案的未来的平衡就需要慎重思考，信息化建设不意味着完全抛弃纸质档案。过度依赖信息技术，忽视纸质档案价值，或者过度重视纸质档案，忽视信息技术的利用都是不可取的。而高校档案信息化过程中，往往忽视了对于档案的统筹规划，在文件归档、档案管理上还需要更多的统一的标准和规范。

4 大数据时代高校档案信息化发展的对策

根据上文描述的高校档案信息化发展中存在的问题，为了能够进一步提升档案管理水平，顺应大数据的时代发展趋势，我们需要考虑针对上述问题的对策，

因此，本文提出了以下三个解决对策，即加强管理人员的档案素养、完善档案信息化管理及安全管理和转变档案信息化管理观念，具体如下：

4.1 加强管理人员的档案素养

随着信息化的进一步发展，传统的高校档案管理模式势必要顺应当前趋势，为了满足目前更准确、快速的管理档案需求，高校档案管理者也需要强化自身的职业素养。仅了解档案分类标准，鉴定方法等传统的专业知识是远远不够的，还需要了解更多关于计算机、电子技术方面的内容。这样一来，在管理信息化之后的档案时，能够改变过去的传统思路，面对档案管理系统存在的问题时，能更容易发现其中的弊端，也能加深对信息化的了解，思考相应的改善途径。除了专业技能外，档案管理人员应同样注重档案管理思想的培养，只有管理人员自身重视档案信息管理的重要性，才能更好地为档案信息化建设提供有力保障。为了改变目前的状态，高校档案馆需要采用不同的方法和手段去进一步加强档案信息化的培训和宣传教育，改变档案工作人员的管理模式比如，在平时的档案信息管理中，通过组织档案管理人员不定期的了解学习国内、外高校的档案信息化管理方法，根据所在高校存档资料的实际情况，以科学的视角看待档案信息化管理，并对系统进行完善，制定长期性的规划与管理机制。在此基础上，存档资料才能更好地被合理利用。

4.2 完善档案信息化管理及安全管理

大数据应用于高校档案还处于比较新的层面，完善档案的信息化管理不可能一蹴而就，而是需要成熟的信息化管理技术、适用于高校档案馆的馆藏特点、有信息素养的档案管理人员和资金的支持等多种条件。高校档案馆馆藏特点是功能简单、结构单一，高校档案的利用者主要是在校学生、毕业生以及教职工，而高校档案馆利用大数据也是为了更好地服务于上述群体。完善档案信息化管理技术不是一味引入先进、高新的信息化管理，而是在适用于高校档案管理的特点下，进一步提高信息化管理技术，确保馆藏资源分类更合理、利用更便捷、查找更准确完整。同时，完善高校档案信息化管理技术后，也要注意完善档案的安全管理，可以通过设立防火墙、数据加密、建立双备份机制、物理隔离等手段，加强档案的安全管理，保障档案信息化的网络安全。

4.3 转变档案信息化管理观念

高校档案管理工作部门必须更新管理理念，塑造自身形成与档案信息化管理相适应的管理理念[5]。转变档案信息化管理观念，一方面需要不断探索新的管理模式，档案信息化是有助于高效保存及检索信息资源的，处理好纸质档案和电子档案的关系，制定具体的符合大数据时代的档案保存规则和标准，重视纸质档案的保存价值，同时完成向电子化的逐步过渡。在此之上，档案管理人员也不应只局限于档案的保管与查询，而是应该更进一步，利用信息化技术挖掘档案的内在价值，让档案的管理成果能够可视化，更直接的体现出来。另一方面，大数据时代，高校档案人员需要有效利用档案信息化的管理工具，减少过去档案管理中的重复劳动和时间浪费。同时，也可以考虑做好与其它部门的部分信息共享，设定好各个部门的访问权限，这样一来，其它部门在利用系统中的档案信息时，通过计算机网络的平台优势，可以更直接快速的按照自己需求搜索资料，避免资源浪费，也更有助于高校档案信息化管理。

5 结束语

综上所述，随着大数据时代的到来，各种信息技术的发展，档案信息资源的保管和获取也在不断地改变，高校档案信息化的趋势不可避免，然而根据目前高校信息化的现状，档案信息资源管理工作存在一些挑战。本文分析了当前存在的一些发展问题，并针对上述问题提出了若干合理有效地应对策略，即加强管理人员的档案素养、完善档案信息化管理及安全管理和转变档案信息化管理观念，以期为未来档案信息化管理提供新的思路。