分析数字档案信息安全管理面临的主要问题及应对措施

邹新根

（清流县融媒体中心，福建 三明 365300）

近几年来，我国步入了信息化技术发展的e时代，在档案信息管理上也广泛应用信息技术，促进档案管理效果发生了本质的改变。传统纸质档案信息通过信息技术转变为数字化档案，有助于进一步提高信息安全管理工作人员的工作效率，保障档案信息的安全性。数字化档案的应用，让工作人员在收集档案、整理档案、储存档案的时候具有便捷、快速的优势，提高了数字化档案信息化管理的水平，保障了数字化档案的安全应用效果。不过，在信息安全管理上依然存在着很多的问题，需要构建完善、有效的信息安全管理机制，落实好相关的管理责任，保证信息安全管理工作顺利开展，达到数字化档案信息管理的目标。

1 分析数字化档案信息安全管理的重要性

我国社会经济的发展，经济水平持续提高，同时我国信息化技术的广泛应用和发展，档案管理方面也认识到信息化技术在数字化档案管理中应用的价值，信息安全管理作为提高数字化档案安全性的基础，在构建数字化档案信息保障机制的时候必须提高其完善性和可靠性，构建完善的管理制度，才能规范数字化档案信息化管理各个环节的工作合理性和规范性，从而为提高数字档案信息安全管理工作效率奠定基础[1]。

数字化档案信息管理的应用中，要调动工作人员参与数字化档案信息管理体系的建设的积极性，促进合理、有效的信息安全系统的构建，从而为档案信息安全管理奠定保障，也能提高工作人员的团结合作能力，提高员工的工作效率和工作质量，对保护数字化档案信息安全、维护企业人文发展都有重要意义。

2 对数字化档案信息安全管理的影响因素

数字化档案信息安全管理与计算机中各种数据的管理上都受到一系列因素的干扰。若是出现了安全影响因素，则直接导致数字化档案信息安全管理的效果受到影响，也威胁到了信息的完善性。

1）计算机硬件故障问题的影响。如果计算机的硬件发生了问题，那么则会对数字化档案的信息安全性构成极大的威胁，从而导致数字化档案信息数据的丢失、完整度遭到破坏，给数字化档案信息的安全性和完善性对造成极大的威胁，无法提高档案信息安全应用效率，在数字化档案信息安全管理的发展中也造成了极大的阻碍，从而不利于数字化档案信息安全管理机制的构建。

2）计算机软件故障问题的影响。数字化档案信息的收集、处理和分析等都是信息管理工作的重点内容，需要依靠计算机的操作系统以及数据处理软件来进行处理。如果计算机软件的质量出现问题，则会对数字档案信息数据的安全性和完整性都造成影响。随着事业单位对信息安全的重视度越来越高，从而加强对数字档案信息系统实施不断的完善和优化，同时信息安全系统在选择计算机软件上也有了更高的条件限制。计算机软件若是发生了故障，会直接影响数字化信息管理工作的质量，阻碍了数字化档案信息安全管理工作的开展，不过计算机软件故障的发生率低于计算机硬件故障发生率，但是也要引起事业单位在档案信息安全管理上的重视度[2]。

3）受到病毒以及黑客的影响。事业单位信息档案储存的计算机虽然会安装防火墙以及各种杀毒软件，不过依然很难抵御病毒以及黑客的恶意袭击，从而也导致数字化档案信息安全管理质量受到影响，而这种影响因素一般很难从控制。

4）人为操作因素引发的故障。在数字化档案信息安全管理和保护的应用中，信息安全管理工作人员的工作效率和工作责任心较差，因此在实施计算机操作的时候很容易出现操作失误的问题，比如说，工作人员操作时态度懈怠或精神状态不佳，则很容易导致信息误删从而无法恢复数据。这一影响因素也对数字化信息的完整性造成极大的影响。

5）计算机自身因素的影响。计算机中的硬件以及软件兼容问题也会导致计算机出现死机，信息管理人员在处理信息的时候无法将信息数据导入到可使用的系统中，最终导致信息数据的丢失或损坏。

3 数字化档案信息安全管理上存在的问题

1）缺乏有效、合理的数字技术依据。数字化档案管理过程较为复杂，涉及多个学科领域的内容，通过现代化管理理念，有助于促进档案管理工作的稳定性、可持续发展水平。档案信息化工作在整体开展的时候，需要购买数字化设备、现代化管理系统等，同时还要制定与其相符的档案管理机制。档案信息化管理工作的各个环节都需要制定精准、有效的监管对策，以免对档案数字化应用系统的构建造成影响。档案数字化档案工作应用的时候，要充分了解管理部门工作的实际情况，保证档案管理工作有序、稳定的进行。

1）数字化水平较差。为了提高档案信息管理工作的管理效率及质量，就要合理应用数字化设备，不仅如此还要重视对数字化设备的优化和完善。工作人员在开展档案信息管理工作的时候，如果过于关注档案管理的数量则无法重视质量保障，从而对数字化档案的建设造成影响[3]。当前我国事业单位的档案信息管理中，在实施数字化建设的时候，各部门的硬件和软件设施都非常完善，不过档案管理人员的专业水平较差，无法重视管理人员综合素质的提高，则影响了档案管理数字化建设的发展水平。

2）数字化档案发生的信息泄露问题。数字化档案管理中，通过有效、先进的计算机和互联网技术，针对传统的档案管理手段实施优化，由于档案管理技术在实际工作中不断积累经验从而进行优化和更新，导致传统的系统中存在着很大的问题。档案管理在实施数字化建设的时候，要积极引进新型、先进的管理模式，从而弥补传统系统中存在的问题，数字化档案管理工作系统一旦存在漏洞则很容易受到黑客的袭击，导致档案信息的安全性受到影响。

4 提高数字化档案信息安全管理的对策

1）提高宏观管理水平。档案数字化管理对专业水平提出极高的要求，属于综合管理的模式。为了提高档案数据化管理工作稳定、有序地开展，就要针对管理过程中的各个环节实施指导管理，规范系统管理中的工作流程，树立完善的管理意识，针对档案管理工作的组织结构实施优化和调整。构建专门负责数字化信息建设的部门，派遣专业人员针对信息管理流程进行协调，提高档案管理工作开展的质量，促进数字化档案信息安全管理工作向全面化、信息化和智能化的方向发展。

2）完善管理机制。为了提高数字化档案信息管理工作的安全性，就要完善管理机制，从本质上为数字化档案建设指明方向。数字化信息安全需要构建完善、全面的管理机制作为保障，引进先进的数字技术，将档案管理的信息技术优势发挥出来。不仅如此，需要加强对工作人员的管理，制定完善的管理机制来规范工作人员的行为和意识，从而有利于保障数字化档案信息的安全性。根据系统的使用情况构建安全管理制度，比如通过人员安全审查、岗位考核和安全知识培训等手段，落实数字化档案安全管理制度。积极优化文档管理机制中的内容，结合信息技术保障档案管理工作的安全性，根据信息的保密程度划分为不同的登记[4]。根据资源管理中敏感的信息以及机密的信息，通过加密或脱机保存的方式，提高信息管理的安全水平，也为档案信息的储存营造一个安全的管理环境，以免好多外界因素和人为因素的影响对数字档案信息的安全性构成威胁。控制档案室人员的进出，工作人员每次进入和离开都需要做好记录。同时，还要构建自然灾害防护对策，充分考虑电磁波和磁场等问题。从科学技术的角度为档案信息的安全性提供保障，通过合理应用科学技术能够提高子文件的安全性和可靠性，通过完善的管理机制，提高档案信息的完整性。档案管理工作的开展需要根据其发展的实际情况和法律法规适当进行调节，管理制度应用广泛，包含很多管理内容，要积极针对管理内容实施优化，明确员工的职权，从而提高数字化档案管理的效率和质量。

3）为数字化档案的安全提供法律保障。要重视档案信息管理中制度的构建，规范工作人员的权责和能力，才能从根本上提高数字化档案信息安全管理系统建设的完善性。档案信息在实施数字化建设的时候，工作人员需要针对技术进行管理，贯彻法律制度，针对法律政策监管工作人员的行为。在相关的法律法规中，针对网络安全问题提出了明确的规定。构建完善的法律体系，可保障档案信息管理有法可依，保障管理过程开展的时候能够做到执法严格的要求，积极打击不法行为[5]。不仅如此，还要加强对档案管理信息化法治宣传水平，当前我国档案法治水平较差，事业单位工作人员对档案信息的保护意识较为薄弱，因此需要通过有效的手段加强法制宣传，将法律制度保护意识融入到数字化档案建设中，为档案信息管理的安全效果提升奠定基础，重视对档案管理信息技术的研发，解决更多的安全问题。

4）针对计算机设备的安全管理。计算机硬件发生故障的概率较高，从而也对数字化档案的安全性构成极大的威胁，需要通过积极的手段促进数字化档案信息安全管理质量，从而降低计算机硬件发生故障的概率，提高数字化档案信息的安全性。在控制计算机故障问题的时候，要从选择计算机硬件设备的性能方面着手，选择性能好的设备，针对计算机的生产厂家、设备的开发商背景等进行分析，保障其符合要求。审核计算机硬件安全性、拓展性和兼容性，保证计算机在更换系统的时候保证数字化档案信息的安全性。

5 小结

根据本文研究，数字化档案信息安全管理中，需要提高信息安全管理的质量和严谨性，针对数字化档案的信息管理实际情况记性分析，制定完善的管理方法，保障数字化档案信息的安全性和完善性，促进事业单位数字化档案管理的水平。数字化档案安全管理的信息化建设是事业单位未来发展的趋势，随着科学技术的发展，对事业单位中档案管理工作带来不小的挑战。在事业单位的档案管理工作中依然存在着很多的问题，需要针对问题制定合理的改善对策，促进数字化档案管理工作稳定、有序地开展。