数字化背景下医院档案管理信息化建设的方法探索

宋山三

（重庆市急救医疗中心（重庆大学附属中心医院、重庆市第四人民医院），重庆 400014）

在医院的行政管理工作当中，档案管理是其中最为重要的环节，关系着医院的正常运转和历史依据。随着经济的不断发展与科技的进步，新时代之下对医院的档案管理工作提出了更高的要求，信息化、数字化势在必行。但从当前许多医院档案管理的现状来看，却表现出档案管理重视度不够、信息化意识不到位等现象，影响到医院档案管理信息化建设的有效推进，基于此种情况，当前深入研究医院档案管理信息化建设的方法具有较为积极的意义。

1 医院档案管理现状

从当前医院档案管理的实际情况来看，仍表现出较多的不足之处，如：档案管理机制存在不完善、档案管理信息化建设重视度不足等，这些不足之处严重制约医院档案管理数字化、信息化发展，同时也影响到医院档案管理的作用。

1.1 医院对于档案管理重视程度不够

在医院的实际运营与管理当中，档案管理部门不同于业务部门，是不能够直接创造效益的部门，因此许多医院在档案管理方面投入并不多，对于档案管理的重视程度不够，在实际的档案管理工作中多沿用传统的管理办法，并没精力与物力进行创新[1]。而这样的情况并非个案，在我国大多数医院当中普遍存在，正是由于医院对于档案管理工作不够重视，那么档案管理信息化建设更无从谈起。

1.2 医院档案管理信息化意识不到位

正如上述所言，医院档案管理信息化是其发展的必然趋势，但是在实践过程当中出现的问题就是医院内部档案管理信息化的意识不到位，档案管理者的专业水平不高，很多医疗单位的档案管理由其他岗位人员兼职，在做本职工作的同时兼顾档案管理。在这样的情况之下，管理者缺乏专业的档案管理知识与经验，同时又没有足够的精力与时间进行专业知识的学习，因此导致语言档案管理依然沿用传统管理模式，并没有实现与时俱进，最终导致医院档案管理信息化速度缓慢或者停滞[2]。

1.3 医院档案管理机制尚不健全

当下我国医院档案管理除了管理模式陈旧之外，相关机制也并不健全，大多数医院并没有统一的管理模式和机制，尤其是一些基层医院尤为显著。这就造成医院的档案资源利用率并不高，档案信息没有得到充分地利用，没能发挥自身的价值。随着医疗改革的不断推进和深化，当下虽然很多医院意识到档案管理工作的重要性，但是却没有建立完善的管理制度与机制，从而使档案管理工作随意性强，责任没有落实到人，容易出现信息丢失且无法追责的情况。

2 医院档案管理创新的意义

在当前数字化背景下，对医院档案管理提出新的要求，要求通过对信息化技术的有效应用，充分发挥医院档案的价值和作用，改变以往医院档案管理的低效率现象，从而更好地适应新时代环境的需求。

2.1 提升医院管理效率，适应时代需求

医院档案管理对于医院的整体发展有着不可或缺的重要作用，因此相关部门必须充分重视，对其工作模式以及管理理念进行创新，结合时代发展需求，与最新技术手段相结合，不断革新传统档案管理模式，从而达到提升医院档案管理水平与效率的根本目的[3]。

除此而外，在信息爆炸时代，医院的档案管理工作量远远不是前些年所能比拟的，信息更新频次更高，传统管理模式很难满足当下档案管理以及利用的需求，所以档案管理创新势在必行，这也是医院临床工作顺利开展，医院有序运行的必然需求。

2.2 保护医院珍贵的资料信息

正如上述所言，医院档案记录着医院发展的每一个时期的行政管理、医疗科研、教学以及病人病历等等方面的珍贵信息与重要文件。其中大多数以纸质文件以及图片等形式储存。在数据化时代背景之下，传统档案管理方式不但工作量较大，而且工作效率低下。如果保存不当，例如出现受潮、丢失、资料被篡改等情况很容易造成医院珍贵资料遗失以及损毁，所以就当下新时代的特性而言，医院档案管理应当积极融合先进的信息技术，实现数字化与信息化，将档案信息合理划分存储，利用好云空间进行数据信息备份，保护重要的文件与资料，加强其安全防护，避免档案信息被泄露与篡改[4]。

2.3 实现档案信息整合及共享

对于医院的实际工作而言，档案管理实现数字化与信息化，不但能够节省人力以及物力等方面的资源，提升管理水平与工作效率，同时还能做到档案信息资源共享，提高档案利用率，使档案发挥出应有的价值。对于医院的管理而言，最重要的就是做好相关资源的整合，因此就必须打破各个部门之间的壁垒，建立有效联系，尤其是对于医院档案管理部门而言，信息更新速度更快，传统管理模式很难做到档案信息实时更新，更做不到档案信息实时共享。借助信息化平台，医院档案管理实现数字化之后，医院其他业务部门能够通过平台迅速调取信息，同时对于新增信息可以通过管理员进行及时的增补，最大限度优化档案管理资源，提升其管理水平。

3 数字化背景下医院档案信息化建设的有效措施

在数字化背景下，医院应对档案信息化建设予以高度重视，充分认识到其重要性，积极构建适合医院运营的档案信息化管理体系，从具体来看主要可从以下几方面入手：

3.1 加强医院档案管理信息化意识

档案是医院发展过程当中不断积累下来的宝贵经验与财富，是医院发展历史的见证，档案为医院了解此前临床经验提供了有效的渠道，同时也为医疗创新与课题研究提供了理论依据与资料参考。如果运用得当，医院档案资料能够有效帮助医院降低运营成本，从而实现健康发展。所以医院档案管理是重中之重，传统的理念与方式已经很难发挥档案应有的价值，因此医院档案管理应该与时代发展相结合，使其数字化、信息化，提高工作效率与质量[5]。此外，在提升医院档案管理信息化意识的过程中，关键应从相关档案管理人员入手，提升档案管理人员的综合素质，在实际管理中建立对应的培训体系、绩效考核体系。通过培训体系改善相关人员的思想认知，提升他们在档案管理信息化技能水平；通过绩效考核体系，对相关人员档案管理行为进行监督、约束，使之能够严格按照医院制定的规章制度开展档案管理工作，从而提升档案管理的规范性。

3.2 完善医院档案管理信息化体系

要做到医院档案管理信息化与数字化，那么完善其管理体系是首要问题。这就要求医院的管理部门结合医院本身的情况，制定出合理的标准与统一的规范，使档案管理发挥应有的价值。首先，可以结合信息技术手段来实现档案资料完善、分类以及录入等工作，节省效率的同时最大限度地保证医院档案管理工作的正常进行。同时统一的规章制度能够保证实际工作有据可依，最大限度的保障档案管理工作的效率。其次，可以实行岗位责任制，将档案管理部门员工的工作绩效与实际档案管理水平相关联，从而最大限度提升管理者的工作积极性与管理水平，保证医院档案管理工作顺利进行。此外，应加强规范化档案管理制度的建设与完善。其一，建设统一化的档案管理标准。在推进档案信息化管理的过程中，构建统一的档案管理标准体系属于基础环节，在实际构建中主要应包含档案统计标准、整理标准、提供服务标准等标准类型，借助统一标准促进医院档案管理规范化，从而促进档案管理的效果和作用提升；其二，加强档案资源数字化建设。档案资源数字化是档案管理信息化的首要任务，在该环节中应明确各部门人员的工作职责，如：及时上传病例的病案信息，便于医院内部人员诊治过程中对以往信息进行查看，提升诊治效率和有效性。

3.3 科学配置信息化设备

在档案管理信息化建设的过程中，基于医院实际需求配置对应的信息化设备，属于建设工作开展的基础环节。在具体建设工作中，主要应加强硬件设备和软件系统两方面建设。首先，在硬件设备方面，应配备基础的计算机设备、存储设备以及数据网络，借助此实现对纸质文档信息的转化，实现对文档信息的存储、检索，便于相关档案业务的顺利开展；其次，在软件系统方面，应构建档案管理一体化系统，医院各部门能够通过对应的软件进行信息输入，然后对录入信息进行筛选、检查、整理，将信息存储到档案数据库之中，为保证数据信息存储的可靠性，应采用高容量的存储设备，以此能够较好地解决档案信息存储困难的问题，促进医院档案管理整体效率提升。此外，值得注意的是，在进行信息化设备配备建设的过程中，应注意做好信息存储备份，做好信息安全管理，避免档案信息资源丢失。

3.4 重视医院档案管理信息化建设

对于医院的实际工作而言，档案管理实现数字化与信息化，不但能够节省人力以及物力等方面的资源，提升管理水平与工作效率，同时还能做到档案信息资源共享，提高档案利用率，使档案发挥出应有的价值。对于医院的管理而言，最重要的就是做好相关资源的整合，因此就必须打破各个部门之间的壁垒，建立有效联系，尤其是对于医院档案管理部门而言，信息更新速度更快，传统管理模式很难做到档案信息实时更新，更做不到档案信息实时共享。借助信息化平台，医院档案管理实现数字化之后，医院其他业务部门能够通过平台迅速调取信息，同时对于新增信息可以通过管理员进行及时的增补，最大限度优化档案管理资源，提升其管理水平[6]。

4 结语

综上所述，身处于数字化时代之下，医院档案管理信息化是其发展的必然需求。从医院的角度来讲，要提升其工作的质量与水平，那么就必须透彻的认识与分析当下医院档案管理当中存在的问题，并且有针对性地进行解决与工作创新，提高档案管理者的素质与专业水平，完善医院档案管理相关体系，充分重视档案管理信息化的建设，从而推动医院现代化管理与运营。