浅谈新形势下燃气工程档案信息化管理

2021-04-14邹伟

卷宗 2021年25期

邹伟

（淄博港华燃气有限公司，山东淄博 255000）

随着现代燃气行业的发展，传统的燃气工程档案管理不能够满足现代对于燃气工程档案管理的效率与质量。为了解决这一问题，燃气工程档案管理需要结合计算技术的发展，建立起信息化的管理模式，对工程档案实现信息化管理，实现燃气建设工程的全过程跟进，提高燃气工程档案管理的效率与质量，为实现燃气建设工程的顺利施工以及燃气行业的快速发展，作出贡献。

1 新形势下燃气建设工程信息化管理存在的问题

1.1 相关企业对于工程档案的信息化管理不够重视

信息化管理不断渗透到各行各业中，对于燃气行业而言，虽然有明显的迫切需求，但是更多是针对大型的燃气企业，而对于中小型的燃气企业而言，对于档案的管理更多的是依赖传统的纸质进行管理。而且中小型的燃气企业更多的是把发展目标放在短期的利益获取上，在信息化建设上没有给予足够重视，工程档案信息化管理没有资金作为支撑，导致实际的信息化建设没能够很好的展开，燃气行业总体的信息化管理就没能得到很好的提升。

1.2 燃气建设工程档案信息化的质量不足

对于燃气建设工程档案的管理而言，由于档案的制定不仅只由单方参与，而是由工程各参与方共同制定，导致在进行对以往档案的整理编排过程中，档案的原始资料极易受到损坏，而信息化的管理就起不到作用。在对工程档案进行信息化管理中，档案的目录以及全文都要进行信息化管理，而如果原始资料的受到损坏或者是存在着偏差，信息化管理的作用难以体现。这就是现代燃气建设工程档案信息化管理的重难点。为了能够解决这一问题就需要从工程的各参与方，对档案的标准进行规范，为后续进行信息化管理做好基础。

1.3 档案的使用价值得不到体现

对于传统的工程资料查阅而言，需要凭借有关部门的证件才能进行查阅，而传统的纸质文档在备份难度大，导致相关资料在经过多次借阅后，导致文件发生损坏缺失等问题，而且这种方式需要的时间长，不利于相关人员及时获取时效性的相关资料。档案的使用价值就没能够很好的得到体现，行业的发展就受到了阻碍。

1.4 专业知识人员的缺乏

由于燃气行业更多得把重心放在燃气管网建设上，对于档案的管理也是由燃气建设的技术人员或者是没有高水平的计算机技术人员进行管理，对于企业的现代化建设而言没有促进作用。而且，相关的档案管理人员，由于习惯传统的工作方式，导致在进行信息化的培训过程中，培训难度较大，相关人员也存在着一定的抵触心理，企业的信息化建设团队没能很好地结合建设工程档案管理进行。而且，燃气企业的领导更多的是注重工期以及燃气工程质量与利润，对于需要投入较多资金得档案信息化体系的建设没有给予足够重视，没有足够的认知导致企业的信息化发展受到影响。

1.5 档案信息化的安全性不强

对于燃气建设工程档案的管理而言，除了保证资料的完整性外，档案的安全性也是重要的方面。但是对于目前大多数燃气企业而言，在进行档案的信息化管理时，更多的是注重计算机技术带来工作的便捷性，对于计算机安全防控的技术较弱，存在着一定的安全隐患，易导致不法分子侵袭。

2 提升燃气建设工程档案信息化管理的措施

2.1 燃气企业重视信息化的建设

随着信息技术的不断发展，燃气行业在进行信息化建设过程中需要结合企业发展的方向以及建设程度来制定方案。工程档案信息化是基于计算技术与互联网技术结合工程档案而建设的，这是燃气行业与时代发展步伐相一致的体现，能够有效的撇去传统纸质档案管理中效率低下易失真的弊端。燃气企业重视信息化的建设需要从企业管理阶层、技术人员、领导阶层、施工人员等各个方面进行信息化建设重要性知识的普及，为企业加强信息化建设获取工作群众支持。特别是企业的领导阶层，要充分认识到燃气工程档案信息化管理的重要性，对工程档案的信息化管理不断实现技术创新。

2.2 对工程档案信息化管理加大成本的投入

对于工程档案的信息化管理，在前期需要较大的资金作为支撑，无论是对于技术人员的培养还是对于平台的开发、早期工程档案的整理等工作量都是较为庞大的，如果没有较大的资金是无法支撑信息化的建设的。但是一旦档案信息化体系的建设较为成熟，其应用成本是较低的，同时带来的收益也有着显著的效果，能够大幅度缩短资料的取用时间，节省了工程施工的前期准备时间，缩短了工期。企业加大对档案信息化建设资金投入可以从以下几个方面进行：第一，对于信息技术人才的引进与培养，通过招聘符合企业信息化建设发展要求的人才以及培养企业内部信息技术人员来，加快工程档案信息化体系的建设。第二，对于计算机设备的购买，为了能够匹配信息化建设的要求，较好得计算机设备是基础。除了计算机设备的购买，软件的购买也需要一定的资金。第三，对于服务器的建立，服务器的建立不仅是对于企业本身具有服务性能，也能够很好的让工程各参与方及时进行沟通，对于资料的传输，也能够通过服务器安全有效地进行。第四，对于扫描设备的购买，由于工程档案所涉及许多信息的收集，为了提升工作效率可以通过购买具有信息收集功能得电子设备来提升工作的效率。

2.3 重视信息技术人员的专业技术水平

对于燃气建设工程档案管理，在进行信息化建设时，不仅需要相关的技术人员有着较高的计算技术，对于档案管理的知识也需要有足够的了解。所以这也就需要企业重视信息技术人员的专业知识水平以及档案管理水平。为了能够满足燃气企业的长期发挥的要求，所以信息化让人才可以通过招聘或者是培养企业内部人员来实现。在进行招聘过程中，可以通过福利条件，良好的薪资条件来吸引人才。对于内部人员的培养这需要根据老员工对于信息化掌握程度，制定培训计划。通过制定考核机制来提升相关技术人员的知识水平。

2.4 建立完善的电子档案的信息化管理体系

对于燃气建设工程档案管理，需要确保资料的完整性、安全性、以及便捷使用性，而这些要求就需要完善的信息管理体系作为支撑。完善的电子档案管理体系需要结合企业发展的状况以及现代化发展得水平，通过结合我国的规章制度，建立起一个完善的管理体系。管理体系不仅能够实现高效高质量的对工程档案进行管理，对于相关的管理人员也要起到规范的作用。

2.5 落实好燃气建设工程档案存量和增量的数字化工作

第一，应当要加速开展存量档案数字化工作，燃气建设工程企业需要合理开展规划，强化数字化建设工作力度。统筹企业的物力、人力与财力，不断推动燃气工程档案存储与利用的网络化、数字化，尽快利用数字化档案来替代原件以供相关人员使用。而部分档案已经完成数字化转化就需要做好其保管工作。不仅如此还需要采用有效的方法来避免档案数字化进程中出现数据泄露、丢失等情况，部分档案涉及企业机密的还要切实按照相应保密规定来开展数字化工作。第二，同步开展新增档案数字化工作。在建设工程中的新增加档案也需要及时实现数字化，所有参建方整理并制作自己的建设工程档案，对每一容易出错的环节进行严格把控，提升整体工程档案管理质量。档案管理部门在对工程档案进行接收过程中需要认真细致的对档案进行检查，确保其全面与完善，同时根据相应要求实现数字化，从而保证能够同步实现新增档案数字化。

2.6 加强燃气建设工程档案信息化管理的安全性

虽然信息化管理能够提升工作效率，但是信息化也会带来弊端，其中数据安全易受到威胁是重要问题。为了能够解决这一问题，就需要重视档案数据库的信息安全建设，通过更新安全系统、定期检查维护数据库、定期改变数据库运营算法与密钥算法来避免黑客攻击。而且还需要设置统一的安全管理标准，运用有效的方案来保证建设工程档案信息的使用以及存储安全。科学设置完善的档案信息公开发布以及保密审查制度，对档案信息公开保密审查予以严厉把控，保证实际公开的信息不会将个人、企业乃至国家的隐私或机密泄漏。而且还需要仔细检查与认证用来存储工程重要档案以及涉密档案的机制，保证其长期可用。除此之外，对于部分工程档案不可公开的情况下需要设置安全保密机制，切实落实好其保密工作。要求能够设置相应操作人员的权限，根据实际分给的权限来进行档案管理，同时为其配备专门的密钥，如若工作人员不具备相应访问权限则不能在系统内开展操作管理。在查阅与利用档案资料时，可以按照纸质档案的管理模式，合理分化工程档案为不同等级，只有具有相应密级访问权限的人员方可访问。如若某位人员需要进行查阅，则应当要先在系统内提交申请，经过管理人员核查用户情况，达到规定标准要求后方可准予授权访问与查阅相关档案信息。