新时期人事档案管理信息化建设分析

邵 倩

（徐州市房屋征收和房产保障管理中心，江苏 徐州 221000）

在如今的时代背景下，人力资源管理理念不断革新，事业单位管理者越来越重视人事管理工作。在现代技术不断发展、单位管理模式持续变化的情况下，传统的人事档案管理模式不再适用，急需要及时构建一套科学、实用的信息化人事档案管理机制。而信息化建设不仅仅是简单建立一个电子档案管理平台，而是要基于信息化、数字化理念，实现人事管理模式的全面革新。所以，有必要结合单位的发展现状、趋势以及单位面临的竞争环境，对人事档案管理信息化建设工作进行深入的探究。

1 人事档案管理信息化建设概述

1.1 基本内容

人事档案管理信息化建设，即以计算机系统为载体，信息化技术为核心，对单位涉及的相关人事档案资料进行系统化管理，以便对人力资源挖掘、协调配置，促进人力资源管理水平全面提升的过程。信息化人事档案管理系统的直接管理对象是经过处理的人事档案资料，而核心管理目标是为了利用信息化管理理念和技术资源，促进管理水平的提升[1]。

1.2 信息化建设的意义

随着我国社会经济发展进入新常态，各个单位、单位一方面面临着自身技术升级、经营机制转型带来的压力，另一方面面临着越来越激烈的市场竞争。在这样的情况下，单位需要通过优化内部控制、科学配置资源等方式，达到降费增效的目的，提高单位竞争力，并构建一套适合单位健康发展的管理机制。而人力资源作为单位至关重要的资源，如何通过科学管理，挖掘人力资源价值，提高团队能力，是当代人事管理者需要思考的问题。此时，传统理念下十分基础的人事档案管理工作的重要性被人们所发现，核心原因在于信息化时代背景下，人事档案资料就是珍贵的信息资源，所以人事档案管理信息化则是对这类资源进行挖掘和使用的过程。进一步来讲，人事档案管理信息化建设的关键意义在于以下几点：其一，提高管理效率。传统的事业单位人事档案管理涉及大量复杂的纸质资料，而这些资料由于来源不同、格式不同，涉及的信息比较杂乱，导致人事档案管理需要耗费较多的人力，而且效率极低。而信息化模式下，人事档案资料规范性较强，各类信息清晰度高，可以根据管理应用需求进行快速处理和调取。其二，提升档案管理价值。传统人事管理模式下，档案管理是最为基础的工作，而在实际的人事管理中，对这些档案的利用率极低。而通过信息化建设，可以帮助人们建立信息化思维，能够懂得通过档案管理来挖掘有价值的信息，促进人力资源管理水平的提升[2]。其三，可以降低经营管理成本。前文提到，现代事业单位发展的关键之一在于降低成本，而通过信息化的人事档案的管理，有助于花费更少的时间调取岗位契合度高、综合素质高的人才，促进单位人事架构的优化，进而降低人力资源成本，提高单位效益。其四，可以有效提升档案资料安全性。一方面，人事档案信息化可以将实物纸质档案资料转化为虚拟的电子档案，降低了实物档案被损毁和窃取的风险；另一方面，现代信息安全技术越来越成熟的情况下，通过科学分区管理、权限划分机制以及可靠的加密措施，事业单位可以更好地保证重要的人事档案资料的安全性。

2 人事档案管理信息化的基本特征

在现代人力资源管理理念下，人事档案是企业十分重要的资源，也是开展人力资源管理工作、促进管理水平提升的关键。从事业单位的角度来讲，人事档案管理信息化需要充分结合事业单位的基本性质，采取科学的改良机制。总体来讲，事业单位人事档案管理信息化具有以下几方面的特征：

2.1 政治性

人事档案作为党员干部队伍核心信息的载体，其重要性不言而喻。为此，在进行人事档案管理信息化时，需要严格按照党中央的统一要求，按照档案条目类别、专门的管理制度、管理规范、审核标准等，构建完善、规范、严谨的信息系统。基于该系统，优化事业单位的整治管理机制，促进政治工作的有效开展。

2.2 保密性

如前文所述，人事档案是事业单位重要的资源，同时也是相关党员干部、员工的个人隐私信息。因此，在构建人事档案管理信息平台时，需要注重人事档案的保密性。具体来讲，人事档案信息的保密性要从内部保密和外部保密两个角度来看。内部保密方面，科学的人事管理，需要在部分关键信息方面做到相对保密，便于形成科学的人事档案机制。外部保密方面，要基于严谨的管理机制以及先进的技术手段，严格防范单位人事档案资料外泄，充分保障员工及单位的权益。

2.3 服务性

对任何单位来说，人事档案的管理，具有典型的服务性特征。首先，人事档案信息是为单位人力资源管理服务的，便于相关部门根据相关制度规范，开展人事管理的基本依据。其次，人事档案信息是为单位业务、工作服务的，便于相关部门及岗位获得与之要求更匹配的专业人员。从事业单位的角度来讲，完善、有序的人事档案资料管理机制，有助于进一步挖掘人力资源价值，发挥事业单位公共服务价值。在新时期，通过人事档案信息化管理，事业单位可以全面提升团队综合素质，为群众提供更为可靠的服务。

3 新时期人事档案管理信息化建设的要点分析

3.1 建设信息资源库，完善制度体系

任何资源的信息化建设，首当其冲的就是要构建一套规模合适、可靠性强的资源库。该资源库即单位人力资源方面的数据库，包含了该单位所有员工、意向人才的人事档案资料，以及人事部门在人力资源市场挖掘的相关人事资料。首先，在构建人事档案资源库时，需要对相应的人事档案格式、资料内容进行梳理，摒弃应用价值不高、冗余的信息，形成有规范性、有条理的资源包[3]。然后，针对不同的人事管理需求及人力资源应用需求，建立不同的档案资料系统，包括学历库、工作经验库、资源库及项目库等，便于不同部门的人员进行快速调取和使用。在建立信息资源库时，需要对资源库安全管理机制进行给予足够的重视。通过访问权限的规范划分，以及各类安全软件技术的应用，确保单位人事档案资源库的安全，避免重要资源的泄露。最后，在建立资源库时，不仅仅需要人事管理人员付出努力，还要从单位领导到基层员工就单位的经营发展情况进行分析。一方面，从领导的角度对单位发展趋势进行分析，基于长远发展规划来明确未来所需的人事档案资源；另一方面，从基层员工的实际工作入手，对实际工作中涉及的人事资源信息进行明确，取其精华。需要注意的是，在构建信息资源库的基础上，需要结合事业单位实际情况，对现有的人事档案条目类别、管理制度、管理规范、审核标准等进行更新，构建更符合信息化管理背景的制度体系。该制度体系包括各类标准、制度、考核办法，一方面为人事档案管理者的工作提供指导，另一方面对事业单位团队的管理机制改革奠定基础。

3.2 建立信息化机制，实现信息化机制的全面渗透

在人事档案信息资源库建设的基础上，单位需要从管理理念、模式，到制度等环节，构建一套符合信息化管理要求的机制。首先，需要人事档案管理部门具备信息化人力资源价值识别的能力，能够对各类人力资源信息报告进行理解，排除干扰及虚假信息。其次，需要领导层掌握人事档案信息评估的能力，能够基于单位经营管理需求及发展规划，迅速做出科学有效的抉择。另外，在信息化人事档案平台的基础上，事业单位干部人事档案的利用主要是在干部招录、提拔、调动、考察、退休、开除、处分等节点，构建全流程、标准化的信息管理模式。基于该基本模式，建立全流程、多元化、动态化的信息记录分析体系。通过各类体系的构建，实现对干部履历、成长过程的全面记录，进而在工作考核时进一步做到客观、公正。同时，基于大量详细的人事档案信息，可以更全面地反映干部的实际专业能力及工作成果，对事业单位培养和选拔人才提供重要依据。为了达到该目标，需要事业单位强化员工在配合人事档案资料信息化管理方面的能力，进而获取更全面、更详细的信息[4]。同时，还应当重视对信息真实度的审核，便于更全面、准确地反映干部人员实际情况。

3.3 强化人员培训，提高团队信息化水平

任何情况下，人员培训都是人事管理中不可或缺的关键工作，而在信息化背景下，人事培训需要做到规范、细致和科学。首先，应当基于信息化的人事档案管理机制，对所有入职员工及现有员工进行培训，要求其根据系统标准，做好自身重要资料、信息的记录、上报，确保信息的准确性。其次，要在人事档案管理人员充分掌握信息化人力资源管理理念的基础上，组织所有员工接受培训，包括对信息化人事档案平台操作方式的培训，以及对相关信息进行梳理、使用的培训等。最后，惬意需要重视度对具备信息化理念的人事档案管理人员的培养，除了要求其具备信息化人事档案资料管理能力，还要求其能够结合单位的发展现状及未来规划，从人事资料中挖掘、储备和培养符合单位发展需求的人才[5]。

4 结束语

综上所述，人事档案管理是当代事业单位人力资源管理的关键内容，而信息化又是现代单位管理机制改革的总体趋势。为此，事业单位应当对人事档案管理工作引起足够的重视，积极创新理念，从硬件到软件等方面加强人事档案管理信息化建设。基于完善、实用的人事档案资料库的建设，结合针对性的信息化人力资源管理机制建设，加上具有前瞻性的人员培训和人才培养，一方面满足单位当下的人力资源需求，另一方面为单位未来的健康发展储备可靠的人力资源。