数字化环境下档案管理信息化建设研究

陈瑞萍

（柳州市自然资源和规划档案馆，广西 柳州 545000）

在进行现代化的信息数据管理是基于管理的背景，工作人员可以从档案收集和整理的角度入手，并且做好档案资源的开发和利用。对于相关研究单位来说，档案的管理工作是保障后续研究能够顺利开展，并且档案能够作为备查的重要证据的。工作人员需要了解数字信息管理背景下，档案管理工作的重要性，并对其进行相应的优化，借此才能保障档案数据管理的整体质量，使我国的专业档案应用效率得到提升。本文中简单针对数字管理模式进行分析探讨了基于知识档案的专业档案管理，信息开发和利用方法，旨在为我国现代化的档案管理工作开展相应的指导。

1 专业档案管理信息开发和利用的主要内容

1.1 建立完整的档案数据库和知识网络

档案信息开发和利用想要保证质量，其中的基础设备建设也是一项十分重要的内容，这是开展我国综合信息管理的必要条件，而这项管理工作的核心内容在于档案信息网络的建设。档案信息的综合化管理与现代化的信息管理软件密不可分，尤其是现在市面上具有较多不同类型的，由专业软件开发商所开发的档案管理软件。软件的选择需要根据不同单位的工作需求做出相应的调整，一般情况下来说，建议选择口碑良好并且保密性较强的软件作为档案数据知识网络的基础架构，在进行数据库的建设时，需要购置大容量的数据库以及安全性较高的办公电脑，通过这种形式则能够使档案数据库以及知识网络的安全性得到保障，避免出现信息泄露的情况。

1.2 收集足够量的档案信息

信息资源对于现代化的建设来说极为重要，我国在21世纪正式进入信息社会，对于我国的经济发展来说极为重要，工作人员在开展档案管理时涉及的内容较为复杂，对于工作人员的信息技术开发手段和利用手段都有了更高的要求。信息资源管理工作是否能够顺利开展，其中的信息量对于我国的现代化建设来说极为重要，其中包含单位的人力资源和物力资源等多方面的档案信息，工作人员需要意识到不同信息在录入时的差异和特点，尽量做好有效的信息分类，只有这样才能够使档案信息得到有效地开发和利用，并保障信息量，能够为工作人员提供有效的支持。

1.3 建立基于管理的档案开发标准以及规范标准

档案标准与规范建设是保障现代化档案信息建设的一个重要方式，而其中涉及的内容不仅仅是传统的纸质档案管理，也包含现代化的信息资源归档和电子档案管理。所以工作人员需要做好传统纸质档案的识别和扫描，并做好电子档案的归档以及备份，以及上传云端，只有通过多方面的综合管理才能保障档案管理的整体质量。

2 强化档案管理信息开发和利用的对策

2.1 做好档案信息开发和利用的整体规划工作

想要保障档案信息管理工作的应用质量工作人员，需要了解我国目前的档案管理环境的特点，尤其是在进行数据库的建设时，一定要保障数据库的建设，与企业的发展相吻合，工作人员可对数据库的安全性进行调查论证，保障数据库中资源得到保护。而在进行信息资源的开发与利用时，工作人员也需要注重整体的时效性考核，保障不同部门之间在进行信息交流时的时效性。档案的数字化转化是一个内容较为繁琐并且极为复杂的过程，而其中涉及的许多内容与档案的资源管理有极为密切的关联度，不同单位在工作中都会产生大量的数据，需要相关工作人员进行有效的分析，在确认了档案的真实性和合格性，后可以将其录入至数据库中，并做好云端的备份。但这也需要建立完整的档案信息管理规划体系，使档案管理工作能够满足于不同单位的工作需求。

2.2 做好档案的管理模型转换

想要有效提高档案管理信息开发和利用并且与传统的纸质档案相交融，就需要将纸质档案合理转化为数字化数据，并且在内部建立完整的数字数据库。档案的数字化主要是指应用先进的技术手段，将档案传统的物质载体形式。例如在进行管理时，档案需要以知识资源论来进行分析，将其中的各种无效的资源进行有效地排除，或者是将大量无效的资源进行统计后将其转化为具有意义的可分析数据。

2.3 强化档案管理工作的教育以及认知

在进行管理时，而在进行档案管理时，工作人员的人事档案管理应当由管理人员直接开展，并不可单纯依赖数字化资料，所以需要对管理人员进行进一步的优化管理人员在日常工作中不仅需要具备良好的专业素养，还需要具备高度的责任感，在工作时保持严谨的态度，而内部也需要对工作人员的综合素质进行培养，使档案管理工作成为相关工作人员的重要使命和责任，强化其工作意识。

而在进行档案人力资源队伍的建设时，工作人员需要了解目前嗯人力资源队伍中存在的问题，并建立完整的培训方案，使更多的工作人员能够提高自身的综合素质，保障档案管理工作的落实。

2.4 建立完善的管理制度

在进行相关的条例和制度建设时，工作人员需要借鉴国内外的先进管理经验，尤其是需要对已经归档的原始档案进行管理一系列的管理工作，需要严格按照规章制度进行，这样能够保障信息的完整性和原始性。如果某一类的电子档案具有保密需求，并且需要长期保存，需要设置完整内容的纸质文件，作为备份异同进行归档，需要设置相应的密码建立安全的保密体系，只有这样才能够使文件的安全性得到保障，同时工作人员和维护人员需要做好定期的计算机系统维护，避免黑客攻击或者病毒入侵而导致文件丢失或者泄露。

2.5 注重档案的管理人才培养以及设备升级

大数据背景下的人力资源培养以及设备升级是一项十分重要的内容，人才培养与人力资源管理不同。人才培养的主要目的是使单位内部档案管理工作人员能够在工作中不断优化自身的综合素质，使智商对于档案管理工作的认知体系和管理理念得到提升，使工作人员更加能够容易接受现代的大数据信息技术。在这样的背景下，企业内部需要为网络技术人才建立完整的培养路径，在档案管理时如果需要进行档案的管理必要的人才是必不可少的，所以可以在培养现有人才的同时，在社会上积极吸纳各种专业的优秀人才。除此之外，设备升级对于档案管理工作来说同样极为重要，设备升级包含硬件升级以及软件升级，软件升级往往是由相关软件开发单位进行对应的客户端升级，而硬件升级则需要企业购置各种更加高级且安全性较高的档案管理硬件设备，例如硬盘和数据库等，只有这样才能够保障大数据背景下档案管理与工作的安全性。

2.6 电子文件的归档管理

信息系统档案的归档是现代信息系统档案数据库建设一项十分重要的内容，工作人员需要建立全面统一并且动态管理的原则，而想要达到这样的目的，这就要求整个电子文件管理体系不断进行有效的连接和融合。相关工作人员在进行信息系统档案的统计与利用时，需要针对每一项管理内容开展合理的过程监控，这样能够帮助工作人员及时发现并且纠正问题，而在此过程中工作人员需要将电子记录和职能活动的过程进行密切的连接，使电子文件的保存具有真实性和完整性。

而当电子文件的真实性和完整性得到验证后，可以将其嵌入到整个数据库的文件保管系统中，这样能够使归档的完整性得到保障，而数据库可以与云端连接，即使某一终端发生了损坏，也不会影响文件的长期保存，使文件的保存，具有安全性和可利用性，并且为档案的全面信息化管理也有一定的促进作用。

而信息系统档案管理的相关工作需要依靠法律法规来进行，工作人员需要制定这项单位信息系统档案资料的管理细则，并严格按照细则管理档案的工作来开展一系列的管理工作人员，可以对信息系统档案中的各种形式进行归类管理，并且做好明确的规定，例如图片不清晰或者无参考价值的，不可将其归纳到数据库中进行管理，或者在进行文字记录时，应当标注时间地点等多方面的内容才能被视为有价值的管理档案，只有这样才能做到有的放矢，使档案的整体管理质量得到优化。

2.7 合理的档案信息化平台建设

档案信息化平台建设对于档案信息化的转变来说至关重要，目前的通信中心档案的设施以及仪器总体来说较为有限，而建立相应的办公自动化以及档案操作软件，对于档案的信息化管理来说至关重要。

软件平台包含系统操作软件和数据库系统平台的数据库系统平台，需要具备数据的处理功能和档案的管理功能，而目前所使用的操作系统软件一般会选择windows软件，少部分单位可能会选择IBM操作系统。其中的档案软件管理需要对各个部门形成的纸质或者电子文件进行有效的管理，只有这样才能使国际标准的原数据得到有效的加工，便于不同系统之间的数据交换以及信息检索。

对于电力档案计算机信息化管理水平不高的状况，档案管理部门可以制定相应的计划方案来对其进行改善。档案管理部门需要结合实际状况来选择能力较强，并且具有较为丰富和较良好市场口碑的电脑软件研发公司，来设置相应的电力档案管理软件，并且在获得软件后应当及时做好软件的系统性更新，尽可能提高计算机软件的先进性。

3 总结

对于档案管理工作来说，单位在开展一系列的资料应用时，需要了解自身的实际状况，并且基于管理的要求，开展相应的探索，了解在进行档案管理时，应当如何强化自身的知识观念，建议选择一种合理的方式创建知识共享的档案管理模式，形成一体化的管理体系，使情报和档案管理能够得到有机地融合，将内部的信息收藏中心转变为知识创新中心时，促进我国的档案管理工作在经济时代以更新的视野不断发展。