关于数字化时代高校院系办公室档案管理模式优化策略探析

谢 峰 李营营

（川北医学院，四川 南充 637000）

现代信息技术、大数据技术的高速发展和广泛应用下，信息数字化成为未来通信以及信息传递的必然趋势，无论信息互通还是各项信息管理必然会以数字化形式予以呈现，这也意味着数字化时代的到来。信息化与数字化技术的应用使得人们的生活、工作与学习方式发生了巨大的变化，信息传递更加快速，提高人们信息传递的便利性和安全性。

从高校院系办公室档案管理工作开展来看，其目前在档案管理模式和档案管理效率方面仍存在一些不足，包括院系办公室档案管理模式的信息化建设重视度不足、相关配套设施陈旧、院系办公室档案管理人员信息化操作水平不高等问题，不但导致高校院系办公室档案管理效率不高，且严重阻碍了高校院校办公室档案管理的数字化建设进程，为此，高校要重视档案管理的信息化建设，斌搞针对高校院系办公室档案管理模式进行针对性优化，如此才能够提高高校院系办公室档案管理的质量和整体信息化水平。

1 数字化时代下高校院系办公室档案管理数字化必要性

目前，我国早已进入信息化时代，档案的信息化与数字化主要是指将信息化技术应用到办公室档案管理工作当中，将高校院系办公室所收集整理和归档以及存储的档案资料进行数字化录入后形成数据库，以便于日常高校院系办公室进行档案信息的搜索调阅和查询，相比传统纸质档案管理工作开展模式来讲，数字化档案的管理有着较高的便捷性，而且更加系统化，在整体安全性和存储完整性方面也有着良好的优势。

从高校院系办公室档案管理角度来说，高校院系办公室日常工作内容较为繁杂，这就决定了其档案信息较为多样化，工作量较大。而且，当前高校院系办公室档案管理工作正在不断向信息化数字化管理转变，在数字化时代的影响下，传统档案管理模式已经远远无法满足当前高校院系办公室当管理的实际需求，且在校域网络广泛覆盖和普及应用下，其档案管理也需要配备更加先进的管理设备，实现利用现有高校办公室所建立的档案管理网络进行档案数字化管理，从整体上降低档案管理工作量。

第一，高校院系办公室档案管理实体需要借助更加多样化的服务模式，具体体现在高校档案管理部门需逐渐向档案数字化信息化管理转变，需要扩大档案管理的范围，并提高档案管理模式的智能化和服务模式的多样化，例如一些高校院系办公室档案管理部门以往手动检索服务模式会逐渐转变为网络在线提供个人、班级及全校档案信息查询等服务模式，不但大大提升了高校院系办公室自身档案管理工作的效率，同时也提高了档案信息的利用率[1]。

第二，高校院系办公室档案的现实载体也得到了很大的发展，传统档案实体主要是用单一的纸质来作为档案信息的承载和体现，往往存在一些现实的弊端，例如档案信息的真实性与完整性存储的安全性等等，而随着现代科学技术的不断进步和信息化网络媒体的快速发展，对档案的承载实体类型开始进行更大的扩展，例如使用电子档案，使档案信息数字化代替了纸质档案，档案信息的录入完整性更高、安全性更强，而且也节省了海量的存储空间，仅建立信息化数据库即可，不需要考虑纸质档案的保存环境和相关设施。档案信息调阅速度更快，搜索更加快捷、精准，保存更加便利。

2 数字化时代下高校院系办公室档案管理模式现状

传统高校院系办公室档案管理工作主要是以纸质为主要载体，在数字化时代到来后，高校院系办公室也逐渐实现了信息化办公，各项设施、设备也开始进行更新，实现了信息化设备，对于高校而言，其目前院系办公室档案管理模式随逐渐进行信息化设备的应用和信息系统的使用，但仍存在工作效率低下的问题，主要原因分析如下：

2.1 对高校院系办公室档案管理工作重视程度不足。

目前，高校院系办公室档案管理开展过程当中，多数高校并没有给予院系当管理数字化信息化建设足够的重视，所应用的信息化设备较为落后，对档案实施信息化管理的重要性认识不足，往往仍然选择使用传统档案管理模式，部分高校会认为档案管理信息化水平与高校自身发展并没有太大关联，没有将档案管理模式的优化与创新作为学校管理工作的重点。

对于高校领导层来讲，由于其对档案管理缺乏正确的认知，也没有意识到信息化档案管理模式对学校发展有着积极的作用，为此，在进行档案管理工作开展中，并没有因为数字化时代信息化时代的影响而改变传统档案管理模式，也正是由于缺乏对院系办公室档案管理重视程度不足，导致当前高校院系办公室档案管理工作仍然处于效率较为低下的状态，尤其表现在信息化设备设施方面，资金投入力度尤为不足[2]。

2.2 校院系办公室档案管理。工作人员信息化水平不足

目前，很多高校院系办公室档案管理工作人员往往是由办公室人员兼任，并没有专门组建档案管理团队，而为了能够真正促使高校院系办公室档案管理，能够顺应数字化时代发展要求。提高其信息化建设水平，则档案管理工作人员的信息化操作水平以及管理模式应用技巧就显得极为重要，而目前通过对当前高校院系办公室党管理工作人员信息化能力的调查发现大多数档案管理工作人员，整体信息化水平不高，而且更加趋于高龄化，多数党管理工作者年龄处在40到50岁之间，相比于年轻教师而言，这些档案管理工作人员在信息化软件的应用和先进办公信息化设备的使用方面学习速度较为缓慢，掌握也不够全面，无法灵活运用现代先进的信息化办公设备，在办公软件的操作方面效果较低，这也就使得高校院系办公室档案管理工作难以真正实现数字化信息化，档案信息的数字化转化速度受到了很大的影响。

3 数字化时代下高校院系办公室档案管理模式的优化策略

3.1 高校加强对院系办公室档案管理信息化建设的重视

高校要意识到院系办公室档案管理工作的重要性，要能够真正认识到院系办公室档案管理工作作为高校教育工作重要组成部分，其管理模式的先进性和管理模式的效率与质量对高校整体发展的推动作用。并加大高校院系办公室档案管理信息化投资力度，购进先进的现代化信息化设备，并做好相关维护工作，同时也要提高对院系办公室档案管理信息化、数字化的监督力度，做好监察管理。

3.2 重视对高校院系办公室档案管理人员信息技术运用水平

高校管理层要能够积极培养专业化、高素质信息管理队伍，引入年轻教师队伍，加强其对档案管理信息化、数字化模式下各项信息化技术软件和系统操作的水平，做到灵活运用现代化信息软件，并加快高校院系办公室档案信息数字化转化速度与效率，提高档案管理人员职业素质，确保档案信息的真实性、准确性和完整性以及安全性[3]。一方面，高校要能够通过采取校企合作的方式，为高校提供一定数量的技术人员专门负责。院系办公室档案管理的维护以及信息化操作等工作，以确保高校档案信息不会发生泄漏同时。高校也可以为企业推荐其所需要的。人才，例如，通过校园招聘以及企业提供学校的人才信息等方式，使高校能够在招聘到适合档案管理模式优化和数字化发展的人才，从而提高高校招聘有效性。由此，通过校企合作方式，一方面提高了专业档案管理人员招聘的效率，另一方面也可以为高校引进专业的信息技术人才，从而保证高校院系办公室档案管理的信息安全，而另一方面也能够确保学校档案信息安全性。除此之外，高校也要通过政府部门的力量，加强对学校校园网络的监督与管理，加强对校外技术人员的监督，确保学校内外部档案信息安全隐患的有效把控，在保证高校院系办公室档案管理整体水平和效率得以提升的同时也提高档案管理的质量[4]。

3.3 构建现代化信息化档案管理平台

从高校院系办公室达管理模式的优化与创新角度来讲，进行信息化档案管理平台的构建极为重要。首先，高校要加大对党管理资金、技术投入力度，通过校园网络建设和互联网渠道进行高校档案管理主页设计与创建，并创建出独立的院系办公室档案管理主页，使各大高校部门之间形成档案信息资源共享。其次，为了能够实现档案管理数字化模式的创新，高校要能够运用专业的计算机技术进行信息化档案管理软件的设计，并通过设立软件在软件当中实现档案信息的搜集，整理和归档存储，从而提高档案管理的效率，例如，运用云计算技术、大数据技术进行办公室档案管理数据平台的建设，从整体上提高档案管理的质量和效果。最后，还要加强对档案管理工作人员的培训，为其提供专门的档案管理信息化处理软件培训，还应设立专门进行信息化档案管理平台维护的人员，使高校院系办公室档案管理工作得以顺利开展[5]。

4 结束语

结合上述文章内容所述，数字化时代背景下，高校院系办公室档案管理工作的开展也要能够顺应时代发展趋势，不断进行档案管理模式的创新优化，尤其要针对现有问题和管路模式的不足进行仔细研究分析，一方面要能够以当前高校院系办公室档案管理实际需求为中心，给予足够的重视，加强信息化建设，另一方面，要能够结合当前数字化时代特点，结合高校院系办公室档案管理实际，制定针对性优化策略，积极转变现有档案管理模式，并加强第三方监察与审核力度，打造现代化、信息化、数字化档案管理平台，培养专业化、高素质院系办公室档案管理人才队伍，构建出先进的数字化档案管理平台，灵活运用档案管理软件，以实现高校院系办公室档案管理新模式的创新与优化应用，切实提高档案管理的效率与质量，为高校持续发展提供有力的基础保障。