关于做好新时期数字化档案管理工作的几点思考

毛蒨瑜

（上海城投（集团）有限公司，上海 200000）

伴随着国内科学技术飞速的发展，档案数字化发展已经成为档案工作发展新趋势。利用数字信息技术，能够高效利用档案信息资源，实现海量数据的保存，高效检索档案。数字化会替代人工完成工作人员无法完成的工作任务，能够保存海量数字资源信息，而且占地面积小，当事人就要了解到数字化档案工作价值意义，积极配合高层领导来开展数字化档案工作，推动数字化系统建设带来的挑战和考验，做好档案管理工作、信息化建设的落实，提供更全面档案数字信息资源。

1 数字化档案工作的重要价值

1.1 有助于档案原件的合理保管

纸质的保管时代下，不仅要存储原件，还存储副本，然而在信息数字化时代，可以利用数字技术使用电子文档方式保存原件，避免了频繁使用纸质，而造成原件损坏的问题。数据档案可以复制粘贴，实现档案的传播，也避免对这些档案破坏。随着时间推移，纸质就会因为年代久远，而产生字迹模糊问题，不容易帮助借阅者辨认中的信息。数字化的档案还可以使得档案的信息得以保存，最后数字档案技术，还可以对破损图片档案，运用现代技术进行修复，避免了纸质档案因为老化，而出现数据失真的问题产生[1]。

1.2 有助于节约档案的存储空间面积

传统的档案作为纸质的文件，其管理和存储都需要大量的空间，数字化的档案管理使用现代的硬件存储技术，来存储电子化的文档信息，可缩减档案存储区域的空间面积。使用数字化技术也使得档案的存储量变大，具有更强的安全性，可减少纸质档案在存储时出现的损坏及损坏的风险。

1.3 有助于减少档案管理工作的成本

传统纸质的保管，在打的录入、归档、存储、借阅等多个工作，都需要由手工来管理保存，这不仅降低了工作效率，而且管理也存在着诸多难度。随着数字化档案管理进程的发展，档案管理和利用也逐步变得智能化。档案的保存人员和使用人员借助信息软件上的智能解锁工具，就可以快速找到自己所需要的档案信息。

1.4 可实现档案资源的共享

传统纸质档案在存储时，由于存储方式的原因，造成无法快速共享，因而就会出现各地档案，有信息孤岛的问题。使用数字化档案之后，凭借其互联网技术，来突破现有时空限制，可实现档案信息的异地共享，可以快速传播档案，供不同人员来借阅。

2 做好数字化档案管理工作的对策及途径

2.1 制定合理的数字档案管理机制

为了提升档案工作数字化水平和档案保管存储管理质量和效率，要建立起数字化档案的管理工作机制。各个部门都应该根据目前国家倡导数字化档案建设规划方案和相应政策要求，从自身的工作实际出发，来对接国家档案政策，建立数字信息系统。在数字化系统建设中考察，制定科学的档案数字化、信息化的管理机制，不断对现有档案工作中存在问题，做以改进优化。制定完善健全的数字化档案工作机制，设计档案归档制度和保管制度及收集制度，确定数字化档案管理范围。结合数字化档案保管的应用期限，来制定数字档案归档范围。数字化档案保管在有关规定内，要将制度规定纳入保管人员工作的日常考核中，增强保管人员的工作思想意识、责任感，加强保管人员的制度执行力意识，数字化档案工作能够根据既定规程流程来得以规范[2]。

2.2 科学地利用档案数字化技术

数字化档案在使用中，还需要设计查阅借阅的使用机制，但保管时不能够没有原则，当的使用者查阅时，需要满足借阅的相关规定标准，如针对数字化的保守机密等级，来对现有的进行使用人员作以合理地安排规定。当不符合该保密等级的要求，该借用人员不能够随意借阅，利用，针对目前档案内容，不是开放的，不能够提供拷贝、查询，而且使得查询和借阅都要处于合理的监控水平之下。为了确保数字化档案在共享时网络安全，档案管理部门还要针对机密信息的档案作为加密处理，或者使用密钥定期更改密钥，保证数字化档案信息的安全，也避免了随意借用人员误操作的问题，而造成电子档案系统被破坏，或者更改一些系统内的档案信息内容。随着当前国内数字化信息技术快速发展，档案工作与信息技术相融合，建立的大数据库，扩充档案电子化存储的容量，利用大数据，来帮助档案查阅人员精准查找信息，使用大数据引擎，来提高数据检索效率，并结合目前档案的访问频次，来科学保管档案，分级分类存储方案，满足不同需求人员的要求，会最大化降低存储使用的成本。

2.3 实现档案的数字化外包

为了能够进一步提高档案管理的效率，节约档案的管理成本，提高整个档案保存的工作效率。因此相关部门就需要重点考虑将目前纸质性的档案外包给外部的数字化服务企业，保管部门要根据未来发展需要，科学评估外包商的经营能力、技术能力，选择那些业务能力比较强，及信誉度高的外包公司，将档案原件移交给数字化加工单位之前，还需要由工作人员清点登记及检查。快速的推进数字化加工，支持档案的工作进度，档案原件还要根据原先的原件保存管理要求来入库交接，并将原件扫描件上传到数据信息系统上，工作人员在场进行全方位监督，快速消除输入中产生问题以及排除泄密的风险隐患。在分类、整理处理、保管搜集的日常工作基础之上，开展深度分析，了解不同单位部门对于档案需求状况。重点关注关键性有价值档案，将适合于借阅者的信息提供给经营者，满足他们对于信息的需求。档案工作人员还要不断规范流程，建立档案系统，将快速搜集档案信息，防止出现的混乱随丢失问题产生，并将制作成电子文件后，以供查询和提供工作的信息化便捷[3]。

2.4 增强档案信息化管理

在当前社会发展变革中，档案工作已发生的较大变化，此时就需要抓住历史发展机遇，提高档案工作信息化水平。档案工作人员也要充分地利用信息技术、计算机技术，做好档案的整理编排、保存、鉴定及检索科学的配置。信息化的档案数据资源，还要利用各类先进的设备，实施有效发挥设备的高效存储作用，提高档案工作的质量，还可以保证档案完整。无论是检索、查阅，还是利用，都可以高效的推进落实，有效地利用自动化办公系统，在档案工作中，要借助于自动检索，确保数据使用者可以快速精准查找所需要的信息，让档案信息可以更高效的使用，注重运用正规的信息平台，使档案更加完整，也增强了单的共享力度，提高档案工作的现代化、数字化、信息化水平[4]。

2.5 提高档案工作人员的专业能力和素质

档案工作人员要转变过去传统思想观念，加强信息技术学习，紧跟数字化时代发展的步伐，学习更多先进数字技术、信息技术，能够灵活操作档案数字库。利用网络技术提高自己信息化专业水平，以使档案工作能够顺利稳健的推行，还要拓宽知识面，懂得如何去使用档案的指引、检索工具。另外，要高效落实数字化档案工作的机制，重视档案工作人员的专业培训，加强档案相关法律法规的宣传培训，切实增强档案管理的职责。工作人员能够主动去完善各项的档案工作任务，避免档案产生损坏破坏等问题，要精通业务，还要做好日常档案数字化服务[5]。

2.6 在宏观层面设计数字化档案管理和保存方案

国内数字化档案管理系统，有些档案部门存在着各自为政，各自独立开发自身的数字化档案系统，要考虑到其他部门对档案的使用需求，来加快推动各地档案数字信息系统的融合。使用大数据、云计算等先进的技术，来加快整合各地的单位数据系统。建立云计算信息平台，建立档案数据中心，将各地分散的数字化档案整合。利用先进的管理技术和高端的硬件设备，使得档案工作质量得到显著的提高。

3 结束语

在当前新阶段的数字化信息化发展趋势背景下，数字化技术给现有的档案工作带来更多的发展机遇，但也会带来挑战。通过利用数字信息技术，规范目前的数字档案工作，建立档案数字化系统，提高领导对于数字化档案工作的重视度，规范数字化档案工作的管理机制，增加数字信息系统建设的资金投入，还要加快推动一批现代化的数字档案信息的管理人才队伍的建设，来推动数字化档案工作的落实，保证档案应用价值得以展现。在当前信息时代之下，各个档案工作部门都需要大力推动档案信息化建设工作落实，有效认识到数字技术给现有的档案工作的变革作用，高效利用资源存储资源，提高档案资源的利用效率。建立完善数字化档案管理机制，以规范数字化档案的使用，实施纸质档案外包，提高数字化档案工作的成效，快速推动档案工作信息化发展建设步伐。