我国科技档案管理体制机制建设的政策建议

马秋萍

（哈尔滨石油化工设计院，黑龙江 哈尔滨 150020）

随着社会的发展与经济的进步，科技在社会生活与生产中发挥着越来越重要的作用。其中，国民经济的发展方向和社会各方面的建设都离不开基础科技档案的支持。我国科技档案管理体制机制既要加强管理效率和质量，又要注重管理制度的建设和监督等，从而进一步使科技档案可持续发展，不断为社会发展提供动力。

1 科技档案的重要价值

从宏观的层次来分析，科技档案有以下价值：

1）开发利用价值。开发利用价值是指科研人员可通过开发档案资源和研究档案内容来充分挖掘档案资料的潜在价值。在科技档案开发利用过程中，工作人员可参照原有科技档案内容进行再次学习，并加以重复开发利用，为后期科研工作提供参考方案。

2）直接性复用价值。直接性复用价值特指科研工作者在工作中可直接参考科技档案文献，全面了解档案内容，利用有价值的数据信息，避免重复性查找、核算与操作，以提高工作效率，从而简化了很多工作流程，节约时间资金成本。

2 科技档案管理体制概述

科技档案管理是对资源进行深度整合排列，通过对利用者提供有价值的档案实体及信息产品来为其工作服务。科技档案管理工作的最终目的是开发科技档案信息资源，为各行各业的发展提供服务，这决定了科技档案管理具有重要的作用。当前，科技档案管理主要分为两个模式。一是传统的科技档案服务模式，二是网络环境下的科技档案信息服务模式。而科技档案管理体制是对其进行管理整合，使其在使用中提高效率和服务能力。

3 应用科技档案的意义

与其他档案资料相比，科技档案具有较高专业性，涉及范围广、信息种类丰富，有着极强的现实性和成套性。科技档案通常由不同专业信息资料构成，为提高管理效率，需对具体资料进行分类整理；因专业类型较多，种类具有多样性，档案科技型特点突出；科技档案围绕单个科研项目进行，且形成一系列成套、有规律、相应的科技文件资料；科技档案还具有较强的实用性，即使在归档后，也有很高的利用价值。在生产、科研、工程设计、基础建设及企业管理中，科技档案在整个档案中所占比例逐渐提高，地位也愈加重要。

4 科技档案管理体制机制的问题

1）科技档案管理思想意识落后。随着当前市场竞争水平的不断加剧，越来越多的单位管理者意识到了信息资源及科技的重要性，加强了对科技档案的管理工作，但仍有部分领导对科技档案的管理意识相对薄弱，在行动和观念上难以转变。主要表现在：首先对科技档案管理工作缺乏正确的认识，将主要的工作精力集中于档案的收集与保管，忽视了其真正的开发与利用价值。其次，重视纸质档案的管理，忽略了对电子档案的开发与利用。最后，科技档案的管理方面重视科研项目的结项资料等结果性文件，忽视了对科研阶段报告等过程性文件的收集与保护，管理工作过于片面化。

2）运行机制缺少科学性。档案管理运行管理机制缺少科学性，对相关的制度落实也不是非常充分。这一点极大的阻碍了档案管理工作的进行，从目前情况上来看还缺少相对合理的科学运行机制，例如：在一些项目的档案管理过程中，负责人归档工作不够及时，每一类科研项目的相应管理人员也未能按自己的归档义务进行信息化归档。这样在后续的工作中势必存在信息查找困难的问题，并且以上现象并未在管理体制中体现出来，项目负责人的档案义务也就形同虚设，无法起到任何重要作用。

3）科技档案具有较高的归档难度。科研工作本身具有较大的难度，所以很多科研人员经常出于保护自身知识产权的考虑，并不配合科研档案的相关收集工作，并且也有将职务据为己有的私利想法。部分科研人员在科研项目进行完毕后，把很多重要内容留在自己手中，其中包括该科研项目的试验方法以及相关数据，还有关的图纸和关键技术等等，很多人普遍存在着不愿将这些技术公布出来的情况，甚至有可能提供虚假数据。对于档案管理工作人员来说，这些专业的知识很少有所涉及，所以在归档工作中存在一些困难，并且也无法保证档案的真实性。

4）科技档案工作缺乏监督管理。当前，在新经济市场体制与企业发展制度背景下，国家档案局将原来对中国疾病预防控制中心等重要企业的直接监督、管理、检查权转交给了国务院国资委，这就使国家档案局对科技档案管理工作的监督管理监管力度大幅减弱，得不到企业单位及国家相关部门的重视，忽视了科技档案管理这项工作所起到的重要作用，这便给科技发展带来了较为不利的影响，从而使科技档案管理工作的投资力度不断减小，档案管理工作的工作效率及公众透明度逐渐降低等，这些都对科技档案管理体制的改革创新起到了阻碍作用。

5 科技档案管理体制机制建设策略

1）树立新型的科技档案观。做好科技档案工作的前提就是增强档案意识，国家与各部门可通过不同方式来加强宣传教育，不仅要从思想上重视科技档案，同时还要将科技档案归入到实际日程中，让各部门与员工共同进步，真正从行动上重视科技档案工作。在过去，人们提到档案首先想到的是一种凭证，该凭证是具有一定的法律价值，由于不同档案应用的场合不同，所以应形成一套严格的制度，科技档案有着很强的技术性，其中包含了大量的知识，是国家相关部门最重要的资产。我国科技领域及档案领域正在努力树立起档案资产观念，将此档案纳入国家资源管理中便于以后档案的登记、查找等。科技档案可通过开发来实现其价值，而科技档案管理的最终目标也是为了更好地服务于科技生产、管理方面。在管理中要以用户为中心将全部精力都投入到科技档案开发中，充分满足不同工作者需求程度，也使科技档案得到更好的开发与利用。目前已将科技档案开发利用率作为科技成果评价最主要的标准之一。对电子档案的信任可通过宣传教育让人们意识到信息的易变性与识读性，电子档案也可与纸质档案一样作为证据被保存下来，因此我国应进一步修改完善档案管理的相关法律制度，最终验收其成果。

2）完善科技档案管理制度。档案室要制定并落实科技档案管理制度，规范科技档案管理流程，将其作为本单位的重要工作事项。（1）健全岗位责任制度。单位要明确档案室及相关部门人员的档案责任，落实岗位责任制和责任追究制度，强化单位全体人员的档案意识。（2）健全档案资料收集整理制度。档案管理人员要积极参加各项科技活动，从源头处做好档案资料收集工作，如参加科研项目课题审定、科研成果鉴定、先进设备验收等工作，以保证科技文件收集齐全完整。（3）健全档案归档制度。档案室要严格执行档案工作法律法规，及时归档科技档案资料，保证科技档案归档与科技项目计划进度、项目成果鉴定等各项工作相同步，提高档案资料归档工作效率。（4）健全档案验收制度。档案室要重视科技项目验收中各项资料的归档，包括中期检查表、结项申请表等，要求相关责任部门签字盖章，移交到档案室，由档案室按既定程序进行验收，不断提升科技项目档案管理水平。

3）完善科技档案管理监督体系。科技档案工作管理必须要接受监督与管理。从国务院开始，各所属的主管机关和省市自治区都要建立起相应的科技档案机构，强化对企事业单位的科技档案管理领导，这样才能更好地接受上级部门的监督，如国家食品药品监督管理总局、国家地震局、国家气象局等的监督。每一种科技档案管理工作可实施统一的管理，加强对所属事业单位档案管理工作的领导，从科技项目产品的产生、运行使用及最后的成果都要落实到监督检查范围内，禁止出现公有科技项目档案被认定为私人知识产权不报、瞒报的情况。

4）明确权责关系。科技档案管理过程中所涉及的人员和部门繁多，其中包含科技主管部门，还有档案主管部门及科技项目承担单位等。在众多利益主体间，还需明确权利和职责关系。按我国当前现有的答案管理规定，科技管理方法与制度等，国家和地方档案局科技项目承担单位管理机构等可提出相应的科技档案管理要求，并对下级单位进行监督、指导和检查，接收相应的科技档案移交工作。科技生产部门可按科技管理的相关要求进行档案管理，并向科技管理部门移交档案，理清档案部门和科技管理部门及科技生产部门间的关系，更有利于进行科技档案管理。另外，加强对科技档案的信息化管理，针对不同的档案资源要进行不同的电子档案匹配工作，在这一过程中涉及纸质信息和电子信息的转换，这必然会耗费一定的人力物力，若每一类档案都进行电子化信息化存储，就需建立起对应的电子档案，分类做好归档，从而为日后的工作提供更大便捷，丰富资源的存储目录，在实际工作过程中也可强化查询效率，缓解人工查询所带来的困难和工作压力。

5）建立科技档案管理的纳入机制。科技档案是重要的科技资源，应将科技档案事业建设纳入整个国家创新体系、国家知识创新工程建设中。同时加快健全共享服务管理模式，制定出相应的评价标准与奖惩方法，构建起国家财政与资金配置方法，利用这些资金可购置更多更好的科研仪器设备，防止出现重复购置及闲置浪费的现象发生，对加快建立统一管理数据库与科技报告制度有很大帮助。在国家创新体系中，将科技档案列入科技资源范围内，从而实现科技档案的科学配置与高效利用。21世纪是信息化、经济化的时代，信息与知识的价值逐渐显现出来，各个行业都在加快推进信息资源的利用与管理，档案管理自完成以来经历了从信息管理到知识管理，再从知识管理到知识服务的相应过渡，将科技档案库逐渐打造成本单位的知识库与思想库。

6）建立科技档案资源共享机制。档案室要积极推进科技档案管理标准化建设，对科技档案实施统一、规范、集中的管理模式。在网络信息时代，档案室还要积极引入先进的科技，加快档案管理信息化建设，搭建起档案资源共享平台，加大对科技档案的开发利用力度。档案室要执行国家标准和行业标准，加强科技档案元数据、电子档案的标准化管理，确定电子档案的保存要求及时限。单位要给予科技档案管理标准化建设充分的支持，建设档案知识库，用以收集本单位产生的所有学术成果，规范档案资源的分类与索引，允许单位内部员工通过互联网查阅档案。科技档案知识库要遵循共享知识资源的原则进行建设，单位可与本地区其他机构单位共同建立科技档案知识库，提高建设资源利用效率。此外，在信息化管理背景下，档案室还要针对单位计算机系统中产生的大量科技档案实施专门管理，实现计算机系统与档案管理系统的对接，及时接收档案信息，确保已接收档案信息具备可读性，使这些电子档案分别由科研部门和档案室共同保管。