关于事业单位人事档案规范化管理的重要性研究

2021-04-14隋萌

卷宗 2021年25期

隋萌

（济宁市妇幼保健计划生育服务中心，山东济宁 272000）

伴随社会的快速发展，传统的人事档案管理流程不符合当前的社会发展需求。为充分改变人事档案管理不规范的现象，单位应该形成创新性的思想观念，制定规范化的管理流程，有助于实现预设的管理目标。在此基础上，各种人力资源能得到充分利用，还能对经营管理起到积极的推动作用。

1 事业单位人事档案规范化管理的重要性

1.1 充分了解人事管理问题

优良的档案管理流程不仅能使单位全面了解每名职员的基本信息，而且能帮助管理者知晓每个部门的人员需求情况，努力解决人力资源分配不均的现象，向人力资源紧缺部门中添加更多的人力资源，向人力资源过剩部门中减少适当的人力资源[1]。管理者还能了解每名人员的综合能力情况，根据职员的工作能力来为其安排工作岗位，使其能充分彰显自身的个人价值。在绩效评定流程中，单位也能参照档案中的相关内容来进行绩效评定，确保绩效评价结果得到更多人的认可。各种人事管理问题均会对单位的长远发展造成影响，借助规范化的档案管理流程，有助于领导高效解决人事管理中存在的问题。

1.2 保证信息的真实性与完整性

人事档案在展现人员工作经历的同时，还能体现人员的工作能力情况，如果事业单位中拥有完整的人事档案资料，可成为领导开展人事调动工作的有效参考标准。然而领导缺乏优良的档案管理意识，没有安排专业人员来开展档案管理工作，低素质工作人员可能不会全面记录一系列的档案信息，导致档案填报过程中产生严重的问题[2]。对于档案收集整理流程而言，工作人员也没有制定优良的保管编制流程，造成单位中产生严重的档案信息失真现象，失真的档案信息无法为工作调动、职称评定等工作提供有效的参考。此外，人事档案管理是一项系统的流程，在规范化的管理流程下，管理者可运用网络手段来对相关信息进行全面的管理，避免产生信息丢失的情况。还能使工作人员随时随地开展人事档案管理工作，进一步增强对档案信息的处理效率。

1.3 使管理工作充满规范性

人事档案管理制度中包括绩效评价体系，当领导在对职员的工作表现进行评价时，会考量员工的工作任务完成情况，使评价结果充满公平性。加之人事档案管理制度与日常工作间存在有机的联系，有助于管理者全面考量其他工作流程中的不足之处，为开展后续工作提供明确的指导[3]。为此，单位应该不断加大改革力度，如对于人员招聘流程而言，单位可运用信息化技术手段来选择优质的人才。

2 事业单位人事档案管理中存在的问题

2.1 管理意识不足

人事档案管理工作影响事业单位的发展前景，然而领导将更多注意力投入于业务处理中，没有意识到人事档案管理的重要性，认为人事档案管理水平不会影响单位的管理流程。领导的思想观念影响员工的工作态度，在潜移默化地影响下，管理人员将会产生不负责任的工作观念，运用形式化的管理流程来进行人事档案管理，不仅管理效率会逐渐降低，而且管理流程中还会出现许多漏洞[4]。长此以往，档案管理流程中将缺乏真实性，不利于领导有效利用高素质的人才，还无法促进后续工作的进一步开展。

2.2 信息化管理水平低

在信息化的时代背景下，信息化档案管理流程应该得到人们的高度重视，然而单位仍然运用传统的管理方式来对人事档案进行管理，不仅会浪费不必要的人力与物力资源，而且档案管理流程中可能会产生严重的误差。众多事业单位也没有提高信息技术的应用程度，过度运用人工管理模式，或者一些事业单位即使应用了信息化管理平台，然而仅是为了应付上级部门的检查，导致信息化管理效率在持续降低[5]。过低的信息化管理水平会成为事业单位发展过程中的阻碍，当加大信息化管理力度时，有助于提高单位的整体实力。

2.3 管理人员素质差

管理人员的综合素质水平影响人事档案的管理效果，但是许多管理人员为非专业人员，没有充分掌握相关的档案管理知识，更未拥有丰富的档案管理工作经验，加之职员缺乏端正的工作态度，导致档案管理流程不符合当前的时代发展需求[6]。伴随信息技术的持续发展，单位应该将更多的信息化设备融入人事档案管理中，然而许多管理者不了解信息设备的具体操作方法，导致档案管理水平在持续降低。另外，部分调岗人员不能全面适应当前的档案管理环境，造成人事档案管理部门产生严重的人员流动现象，该情况造成档案管理质量无法得到增强。管理人员还存在片面性的思想观念，认为仅需完成信息归纳工作即可，没有认识到管理效果与人力资源间的关联性，导致信息化管理工作职能无法得到切实的彰显。

3 事业单位人事档案规范化管理的具体措施

3.1 增强管理意识

每名人员应该形成优良的档案管理意识，了解人事档案管理的具体方向，以此来高效开展档案管理工作。首先，领导应该知晓单位的实际发展现状，创建优良的工作环境，并认识到人事档案管理工作的重要意义，建立常态化的管理制度。其次，单位需建立明确的责任制度，详细划分每名人员的具体工作职责，使职员能时刻严格要求自己，运用认真负责的态度来开展档案管理工作[7]。再次，单位应该逐步加大宣传力度，使所有人均能意识到规范人事档案管理流程的价值，当产生档案丢失的情况时，会对单位发展造成何种影响。在此基础上，更多人将认识到人事档案管理的意义，全面配合档案管理部门所开展的相关工作。最后，领导应该发挥榜样示范作用，逐步提高自身的档案管理水平，有助于员工在开展档案信息登记录入工作时，便能全面遵守档案管理制度中的具体要求。领导与管理者也应该形成主动学习的思想观念，将最新的档案管理理念融入后续的档案管理流中，并了解当前的时代发展趋势，提高对档案工作的认知度，使整体管理水平得到显著提升。

3.2 提升信息化管理水平

信息化技术应被应用于档案管理流程中，为此，单位需加大信息化建设力度，购进更多的档案管理设备，以此来创建电子版人事档案，不仅各种数据资源能全面结合在一起，而且还能降低工作难度。管理者还应形成与时俱进的思想观念，及时更新电子设备，使管理者能运用最新的设施来对人事档案资料进行管理[8]。单位也应该加大数字化建设力度，创建优良的内部信息化管理系统，使管理系统充满较高的安全性，并设定严格的查阅权限，避免产生擅自调动人事档案的现象。单位也需建立人事档案信息库，不仅能减少不必要的档案管理流程，而且还能使档案管理工作处于优良的发展趋势中。另外，单位应该运用信息化技术来建立人才跟踪系统、人才交流系统等，有助于人事档案管理效果得到全面的提升，并不断提升数字化建设水平，运用计算机手段来对各种人事档案进行管理，如可建立文档一体化管理系统，借助在线借阅、查阅等手段，可避免档案管理流程中产生严重的误差。最终，随着各种信息化手段的不断出现，单位会改变原有的信息记录与储存载体，确保档案管理流程具有标准化的特点。

3.3 提高管理人员的综合素质

高素质的档案管理人员有助于提高人事档案管理水平，因此，事业单位应该营造优良的环境，参照管理实践的具体情况来安排档案管理人员数量，还应该加大培训力度，使管理人员掌握更多的档案管理知识，将其应用于后续的档案管理流程中。单位也应建立优良的考核制度，如果工作人员取得优良的工作表现，便能获得一定程度的物质奖励与精神奖励，反之则会受到相应的处罚。在考核制度的约束下，有助于管理者掌握更多的专业技能，职业素养水平也能得到显著提升。领导为不断提高管理者的综合素养水平，也应建立专业化的管理团队，不仅有助于职员形成优良的业务素养，而且还能使其形成优良的政治素养。提高管理人员的综合素质为一个长期的过程，领导应该形成循序渐进的思想观念，逐步对员工进行思想政治教育，使其形成开放式的档案管理思想，并使管理者形成现代化意识、职能发挥意识等，如领导借助以老带新的方式，有助于管理人员形成优良的档案管理意识，综合能力也能得到质的提升。单位也应该建立人才战略机制，充分盘活相关的人才资源，招聘更多专业人员融入档案管理队伍中，为使管理者产生强大的工作积极性，单位应该努力解决员工所关心的实际问题，以此来尽可能减少员工的后顾之忧。