城镇保障性住房档案管理存在的问题及对策探讨

曹慧莲

（河北省唐山市住房保障管理中心，河北 唐山 063000）

城镇保障性住房档案指的是直接形成于住房保障管理机构实施住房保障的环节的有价值历史记录，主要包括文字、图表和声像等形式，分为纸质档案和电子档案两种。这一档案如实记录城镇落实保障性住房政策的情况，反映所保障家庭的情况，是组成民生档案资源的重要部分，需要在不断的探索和改进中确保城镇保障性住房档案管理工作与时俱进。

1 城镇保障性住房档案管理的重要性

保障性住房是政府部门为城镇住房困难且处于中低收入状态的家庭提供的标准限定、价格或租金限定的住房，它和完全由市场形成价格的一般商品房存在差异。国家为了进一步改善群众居住条件，推动房地产市场有序发展，在近年来大力建设保障性住房，在这一过程中加强档案管理显得至关重要[1]。

首先，《城镇保障性住房档案管理办法》明确规定要在城镇保障性住房建设与管理中规范档案管理工作，做好档案的收集、归档、保管、使用。其次，保障性住房档案收集贫困群众、低收入家庭的基本情况及相关实际数据，记录执行保障性住房政策的真实情况，反映出城镇保障性住房家庭的现实情况，为党和政府总结经验、制定政策、采取举措、探索规律等提供重要的参考依据，是城镇构建让民众住有所居长效机制的基础。再次，管理保障性住房是一个动态变化的过程，需要工作人员定期制度化地巡访每一个承租户，核查他们的住房状况和收入、人员入住等情况，及时掌握家庭收入变化，停止对与政策和规定不相符的承租户发放住房补贴，必要时应将保障性住房收回。开展这一系列工作都要以档案为参考，所以加强保障性住房档案管理对动态管理保障性住房有重要作用。

2 城镇保障性住房档案管理存在的问题

2.1 重视度不够高

保障性住房档案管理涉及的数量多、范围广，在整理有关资料时，有一些资料往往被复杂工作内容所影响，没有得到应有的重视[2]。有时候档案人员脱离档案管理的根本，形式化地开展资料的收集和整理工作，加上领导不重视档案管理，所需软硬件设施不完善，甚至尚未专门建立完善的档案室，造成重要档案资料保管不到位，影响档案资源的完整性，降低档案管理工作效率。

2.2 标准制度不全

现阶段的保障性住房档案管理工作标准不够明确，难以保证在城镇社会发展形势不断变化的过程中执行完善的标准和制度。而且在设置档案管理工作的基础性制度内容时因为和实际情况联系不够密切，导致制度内容和实际工作存在偏差，或者在设置档案管理的部分标准和制度规范时一味重视凸显地方特色，没能全面执行统一标准和制度，严重阻碍保障性住房档案管理的规范化建设进程。

2.3 方法相对落后

部分地区在保障性住房档案管理中没有深刻意识到使用科学化管理方法的迫切性，存在轻管理、重建设的情况，档案数字化建设滞后，缺少先进方法的推动。个别地区甚至依旧沿用传统手工管理方式，或者数字化技术应用流于形式，忽视质量管理与控制，没能利用先进技术和方法保存完整档案信息，档案管理随意性较大，出现一定程度的档案数据管理跟不上保障性住房建设进度的情况，影响整体质量。

2.4 人员能力不强

城镇保障性住房档案管理工作离不开业务能力强的档案人员的支撑和保障，但是档案管理人员的流动性较大，部分档案人员的从业意愿和责任感不强，降低业务水平[3]。还有一些档案人员年龄偏大，接收新鲜事物的能力较弱，尤其是数字化运用意识薄弱，基本停留在用电脑录入档案信息方面，造成保障性住房档案管理的现有队伍整体素质参差不齐，影响档案数字化建设工作进度。

3 城镇保障性住房档案管理问题的解决对策

3.1 予以档案管理工作高度关注

面对关键性强、特殊性高的城镇保障性住房信息管理，工作人员要时刻关注并开展信息管理工作，将档案管理活动落到实处，提高人员工作热情。例如在组织管理系统中全方位完善、优化档案管理内容，将科学合理的档案管理工作纳入机构组织管理体系，进而提升集中领导与管理的效率。与此同时，提高人员工作自觉性、积极性，重视让相关人员参与收集保障性住房档案资料，科学规划档案的整理和归档，细化具体的档案管理内容。针对全面区分和独立性管理，应科学处理整体工作流程，及时完成档案材料的归档和构建任务，确保档案工作效率的提升，预防数据信息滞留。而且领导要重视档案管理的实效性，针对档案管理提出正确的方向、制定科学的计划，积极构建档案室，配置与设计要求相符的档案设施，包括需求性高的办公设备、防护设施、数字化办公产品等，夯实档案管理基础。

3.2 明确标准，建立完善的制度

在保障性住房档案管理中要明确执行关联性管理标准，也就是通过档案将住房信息和社保标准、公用资料、权利人等数据信息有机关联起来，方便准确、系统、全面地反映住房情况；执行全程性管理标准，在保障性住房信息的汇总、登记、办理、运转、归档和存储等环节都要进行严格的、系统的管理，最终实现统一化、全过程的管理；执行动态性管理标准，对档案的有关权利人资料、产权等数据信息要做出实时的、动态的调整、转移、补充或者变更等操作，实行真正的标准化管理。同时要完善建立分级负责制度体系，实现对保障性住房管理和档案管理的同布置、同检查、同验收，切实提升档案管理工作在管理城镇保障性住房方面的考核分值，根据档案管理标准调动全员参与，按照规定办理档案的建档和归档等业务，让档案管理有规可循、有据可依。

3.3 引入数字化方法，提高质量

如上所述，在保障性住房档案标准化管理中要以完善的制度为基础，限制档案人员不标准、不规范的操作行为，而针对各部门人员因为忽视信息管理而忽视档案管理的现象，要注意引入数字化方法来解决，建立信息管理系统，基于高质量的管理打造高质量的档案数字化建设体系。这就需要领导根据保障性住房管理方案科学设置保障机制，由信息管理者围绕相应管理内容获得专业技能认证，以此为前提开展信息管理工作，保障档案数字化建设的高效率、高水平。针对保障性住房档案的定期鉴定与查验工作，应根据当下档案管理模式，借助数字化信息技术开展科学有效的档案鉴定与查验工作，改变以往档案管理无规划性的状况。如果查验结论显示档案有偏移，要及时纠正，尽早形成全方位的档案数字化管理模式。

为了全面做好住房保障性档案管理工作，更充分地体现数字化方法的作用，在档案管理工作中还要注意加强质量控制，高效整理传统载体档案[4]。档案数字化涵盖多个操作环节，各环节和具体加工都对综合管理建设成效有重要影响，应在数字化加工中完善建立登记制度，例如在整理好保障性住房档案以后如实填写交接登记表，记录档案文件的页数、起止页码等，做好档案数字化加工阶段的登记管理工作。在完成保障性住房档案数字化扫描以后也要及时填写登记表格，保证档案安全。此外，档案管理人员要注意加强对各个数字化建设环节的监督与检查，验收并评估数字化建设成果，确保在数字化建设的各个环节都能根据预定要求开展对应工作，合理调控数字化处理过程中的问题，提高保障性住房档案管理数字化建设质量。在验收环节应注意结果验收，为后续稳定开展各项工作提供保障。总体验收可以保证保障性住房档案数字化加工成果适应档案管理和利用要求，同时注意加强档案信息的深层次加工，提供城镇民生事业建设和发展的决策参考。

3.4 加强人员培训，增强业务能力

城镇住房保障管理机构要注重档案人员业务培训的强化，让他们熟悉档案材料的收集和整理、归档、保管、利用等，掌握对应方法和技能，严格执行档案管理规范，完善档案检索体系[5]。例如培训档案人员熟练使用保管电子档案的专用数据存储设备，并学会定期备份，加强网络安全防护。与此同时，从保障性住房管理中单独分离档案管理，由专人专职负责，根据现阶段的档案管理改革和创新需求进行档案人员的全面业务技能培训，例如熟练操作电脑、办公软件、档案管理专用软件等，熟悉档案软件常用的录入、统计、查阅等功能，保证落实档案信息管理工作，把培训效果体现在档案业务上。档案人员自身也要培育创新意识和创新能力，跟随时代潮流不断学习和提升，掌握过硬的业务技能。

尤其是在保障性住房档案管理的数字化建设中，档案人员是开展各项工作的中坚力量，有必要提高对人员培训的重视度，促使档案人员提升业务能力和综合素质，为提高档案数字化建设效益提供人力资源保障。具体而言，要经常组织档案人员针对保障性住房档案数字化交流工作经验，进行问题共商、经验共享的互动学习，提高工作意识、改善工作思路。例如档案人员围绕保障性住房档案的开发和利用问题展开交流、互动，如果条件允许，可邀请业务骨干开设讲座，提高档案资源数字化开发利用能力。还要为档案业务骨干提供在职学习和调研的机会，提高档案队伍整体素质，让他们增强保障性住房档案数据库建设开发能力，解决好档案管理数字化建设问题；安排档案人员深入保障性住房建设领域的实践一线，同时在线和社会需求主体展开交流、沟通，把握人们对保障性住房档案信息的需求，构建开放式数字化建设模式，增强保障性住房档案服务民生和城镇经济社会发展的功能。

4 结语

城镇保障性住房档案是基本民生类档案，对它的探索和研究是一个非常复杂的、长期的过程，需要档案人员持之以恒，引起高度关注，一边探索一边改革，及时发现问题、妥善解决问题，致力于依托完善的标准和制度、先进的数字化方法、业务能力过硬的队伍构建完善的城镇保障性住房档案管理体系，全面提升档案管理工作成效，让档案成为城镇住房保障工作最好的助力。