事业单位干部人事档案管理及服务效率提升策略

田晓洁

（山西水利职业技术学院，山西 运城 044004）

在事业单位的日常管理中，人员的社会保障、工资核定、职称评定、选拔任用等都以干部人事档案为依据，干部人事档案客观记录了员工的个人信息，事业单位的人事管理以人事档案为基础，在信息化时代下，对于人事档案记录有了全新的要求，当前事业单位普遍缺少对档案管理制度创新的意识，并且缺少完善的管理制度，对此需要管理人员提升对先进管理技术的认识，结合自身经验对管理模式进行创新和完善，提高档案服务效率。

1 事业单位加强干部人事档案管理的重要性

现阶段党中央对全面从严治党提出了全新的要求，需要事业单位在对档案进行管理时切实履行管理人员职责，做好干部人事档案的分类整理工作，并且加强日常管理，严格遵循相关的档案审核制度，在档案管理中体现出较强的纪律性。

干部的人事档案是对其历程的动态记录，随着社会人才竞争逐渐激烈，人事单位的发展离不开对人才的培养和专业人才队伍建设，人事档案是建设专业化人才队伍的基础，档案利用效率是人事档案管理效率判断的依据。随着政府针对人事档案管理的政策逐渐得到了完善，人事档案管理在事业单位一些重要决策中发挥的作用也在逐渐提高，加强对人事档案的利用有利于提高决策的科学性，因此在新时期为了提高事业单位的整体管理水平，需要提高对人事档案管理的重视，全面提高人事档案管理水平和服务效率[1]。

在信息化时代下事业单位的人事档案管理水平提高，主要在于信息化技术的运用，在过去的档案存储中通常采用纸质文档进行信息的记录，纸质文档在存储的过程中容易发生信息的丢失，纸张的损坏、字迹模糊等问题都会影响档案的查阅，降低档案的严谨性，对相关工作的进行产生影响。提供档案管理的信息化水平主要是运用数据库进行档案存储，不仅能够缩小档案存储需要的空间，还能保障档案的安全性，利用好备份功能能够避免外部因素对档案造成的破坏。此外信息化档案管理制度还具有人员资格分级审查的功能，具有较强的保密性[2]。

2 事业单位干部人事档案管理存在的问题

1）档案管理人员综合素质不高。现阶段干部人事档案管理工作的内容相对较为复杂，需要负责档案的整理归纳材料收集，档案库建立以及档案的保管和借阅等流程的管理在日常工作中面临着较大的工作量，并且需要人员具有较高的责任意识，在工作中能够自觉遵守组织纪律和保密性原则，需要由专职人员进行档案管理。然而现阶段在事业单位中负责干部人事档案管理工作的通常为其他职位员工兼职负责，并且现阶段档案管理缺少信息化技术的应用，一些纸质文档在存档的过程中，需要消耗大量的人力和时间对其进行页码编号与装订，对人员有着较高的要求，缺少专职人员严重降低了档案管理的效率，此外，兼职人员普遍不具有专业学习背景，缺少基本的档案管理知识与经验，档案管理的意识也存在一些不足，在实际工作中不能保证对新政策进行全面了解，并将其落实到档案管理中[3]。

2）档案管理不规范。干部人事档案涉及的内容相对较为广泛，因此需要及时对材料进行收集与整理，做好材料的归档工作，现阶段在事业单位的人事档案材料管理中，存在的主要问题在于材料的基础搜集工作不到位。当前普遍由一些不同的部门负责干部人事档案材料的归档，产生了材料缺乏统一来源的问题，并且在人事档案材料整理的过程中各个部门之间缺少有效的交流，会导致材料不能及时归档、过程不符合相关规范等问题，降低了档案材料的安全性，导致材料丢失，或者在具体工作中职责划分不够明确。在事业单位中人员的变动情况相对较为普遍，人员调转会导致办案管理权限产生变化，影响到办案传递的统一管理，导致管理流程的不同步，影响到档案在规定时间内进行传递与接收[4]。

3）档案管理信息化建设不完善。随着信息技术的不断发展，已经在各行各业中得到了普遍运用，将大数据等信息技术运用到干部人事档案管理工作中，能够实现资源的合理配置，为档案管理提供精确的数据，有效提高档案管理的效率。然而由于缺少对信息技术的认识，导致多数事业单位信息化建设水平不足，在人事档案管理中依旧主要采用传统纸质档案的方式进行记录，纸质档案在存放的过程中容易出现信息丢失的问题，并且随着档案材料内容的逐渐完善与丰富，纸质档案这一载体已经无法满足大量信息的存储要求，不利于档案内容的丰富与完善。此外运用纸质形式进行存档，不利于对档案进行利用，在借阅的过程中会导致材料信息丢失，降低档案的使用寿命，甚至导致重要信息的缺失。并且当前档案管理中缺少综合素质较强的复合型人才管理人员，对于信息化建设的认识不足，影响到了干部人事档案管理的信息化发展。

3 加强事业单位干部人员档案管理的策略

1）建设专业化人才队伍。所以这档案管理技术的不断进步，当前提高档案管理水平的重点在于建设专业化人才队伍，首先事业单位需要设置专门的职位进人事档案管理，并且重视企业档案管理人员的能力培训，注重其专业水平的提高，在人才培养的过程中，坚定落实国家相关管理规定和政策，其次要重视其档案管理人员责任意识的培养，事业单位人事档案管理工作对于组织纪律性和保密性具有较高的要求，因此需要对办案管理流程进行规范，提高管理人员的规范意识，确保档案管理流程能够严格遵循相关纪律。最后在人才队伍建设的过程中，需要站在全面发展的角度进行考虑，确保人事档案管理能够为事业单位的整体发展服务。

2）完善人事档案管理机制。事业单位的人事档案管理机制需要根据国家相关规定适当做出调整，确保最新政策能够在日常管理工作中得到体现，并且能够结合事业单位的实际工作情况，作出有效创新。创建完善的人事档案管理机制，能够为档案管理的各个环节提供制度依据，提高档案管理整体流程的规范性与科学性。档案管理机制的建立需要从长效发展的角度考虑，在日常管理中逐渐对制度进行完善，对人事档案的建立、管理、应用等流程分别进行规范，在对档案材料进行搜集前，需要首先保证材料的真实性，对入库档案进行严格审核，及时对档案进行归档，事业单位应该对档案管理的根本目的进行明确，提高管理人员在日常工作中加强专项审核的意识，确保能够在发生人事变动的第一时间对信息进行记录，并且在档案的记录与借阅流程中加强审核。在档案利用的过程中，需要以国家相关规定作为标准，对档案借阅程序进行严格规范，确保人事档案能够在实际工作中得到科学合理的运用。

3）建立信息化档案管理体系。当前事业单位使用的信息化档案系统通常与实际档案管理需求不匹配，功能较为冗杂，一些功能在实际使用的过程中并不能发挥作用，档案的安全性也得不到有效保证。因此在建立数字化档案管理系统的过程中需要事业单位能够根据实际需求进行选择，采用优质的档案管理平台，提高档案管理的效率。

通过数字化档案平台，要能实现档案的自动化处理，实现对档案的批量处理，并且能够对档案进行自动备份，避免档案因为储存不当发生丢失。在推进档案管理的信息化创新过程中，需要档案管理人员提高对信息化的认识，积极主动在工作中根据实际情况对信息技术的应用进行创新，使其符合事业单位的档案管理工作需求，全面提升人事档案管理的效率。

4 事业单位干部人事档案服务效率提升策略

1）档案服务严格审批凭证。我国政府对人事档案的利用进行了明确的规定，在档案借阅的程序和审批上都有着相关的管理要求，需要档案管理人员在利用档案的过程中严格遵守相关管理规范。首先在档案利用中需要根据档案的类型和人员的职位制定具体的分级制度，对档案进行划分，明确档案借阅的对象，对档案利用方式进行严格规定。其次在档案利用的过程中需要根据凭证来进行，人事档案借阅应该严格遵循流程规范。在档案归还的过程中应该做好信息的记录，确保归还档案的完整性，按照要求执行相应的注销手续。最后在档案进行借阅的过程中，需要对归还时间进行要求，确保档案在固定时间内归还，并且需要明确档案利用的方式和目的[5]。

2）简化档案服务审批流程。在提供人事档案服务前需要对权限进行审批，权限审批的判断方式主要以档案的内容为根据，通过对档案机密程度的判断，确定权限审批是否能通过。在档案对内借阅的过程中，需要尽量减少审批流程，提高部门人员的权限等级，为部门工作提供便利。在对外借阅时需要严格遵守相关管理规范，进行资格审批时首先要经过负责人的同意，并且进行上报请示，确保流程全部符合规范后可以进行审批。在档案审批的过程中需要明确档案利用的目的，对档案利用的方式进行记录，在档案归还后需要借阅人员进行反馈，使档案管理人员能够了解到档案利用的成效。在对档案利用进行详细信息记录时，需要将记录的信息制作成表格并进行存档，为之后的查阅提供便利。

3）建立数字化档案服务平台。数字化人事档案管理平台要能做到以档案的查阅需求为导向，为其他单位部门提供优良的服务，减少档案查阅流程，提高人事档案的服务效率。利用数字化档案管理平台需要提高档案的远程服务效率，通过建立数据库实现档案的远程查阅，避免流程的繁琐。通过建立信息共享平台，还能加强档案管理人员与其他部门人员之间的沟通和交流，档案管理人员需要在交流的过程中充分掌握其他部门人员档案查阅的需求，对信息化系统进行完善。此外可以通过完善信息检索系统，通过条件组合检索等功能为档案借阅人员提供便利。

5 结语

综上所述，当前政府对事业单位的认识档案管理已经做出了明确规定，事业单位在日常管理中需要将相关政策落实到位，充分认识到干部人事档案在人事管理中的重要性，促进人事档案管理的规范化发展，在新时期需要事业单位重视起复合型人才的引进，创建综合素质较高的档案管理人才队伍，加强档案管理信息化建设，完善档案服务审批流程，提高人事档案在实际工作中的应用效率，为事业单位的决策提供可靠依据，提高事业单位的整体工作效率。