干部人事档案管理的现状及措施

2021-04-14赫晓琳

卷宗 2021年25期

赫晓琳

（辽宁省丹东市自然资源事务服务中心，辽宁丹东 118000）

随着全球化以及集团化趋势的日益加剧，传统的纸质干部人事档案管理模式已经无法满足当下企事业单位对人才开发的需求，必须要基于现有的实际现状，对这类模式进行创新，融入信息化的档案管理手段，对干部人事档案管理存在的问题进行优化，提升干部人事档案管理的效率，为企事业单位干部人事领域的决策提供科学的依据。

1 干部人事档案管理的概述

我国干部人事档案管理的历史比较悠久，在清雍正时期，政府就下令为全国官员建立了档案，通过档案将官员的情况记录并作为其升迁任免的依据。在新中国成立之后，党和国家对干部人事管理工作也非常重视，各个政府机关以及企事业单位均建立了干部人事档案。就目前而言，干部人事档案记录了一个干部的个人经历，如学习情况、工作情况、任用情况等，可以非常客观地反映一个干部在各个方面的表现，为我党正确使用干部提供依据。然而随着人事制度的改革，干部人事档案管理也日益规范化，这也使得人事档案管理迎来了新的挑战。故必须要加强分析干部人事档案管理，发挥出干部人事档案管理的重要作用[1]。

2 优化干部人事档案管理的重要性分析

1）是企事业单位发掘并开发人才的依据。无论是哪一个企事业单位，人才均是其发展的根本要素。而干部人事档案的管理，就是对企事业单位内部干部的学习经历、工作经历等进行的一种全面记录，便于企事业单位合理的对人才进行发掘和开发。比如上级在做相应的干部人事的任免工作时，就可以翻阅干部的人事档案，在档案中了解该名干部其基本状况，分析其是否具备胜任该职位的能力，继而提升人事任免的正确性。

2）有利于创新干部人事档案管理工作。随着科学技术的不断发展，传统的干部人事档案管理工作的弊端日益显现，其和现代化的企事业单位已经不相符合。为了能够更好地管理干部人事档案工作，就需要对传统的干部人事档案管理模式进行革新，比如融入信息化的档案管理模式，降低人工处理的压力，提升管理的效率，为整个干部人事档案管理注入新的活力[2]。

3）有利于促进企事业单位的可持续发展。就企事业单位而言，干部起到的是承上启下的作用，其需要了解整个企事业单位发展的目标和方向，并将其合理的划分成一个大目标或者是小目标，落实到各个部门的员工。可见干部在企事业单位中的重要性。通过加强研究干部人事档案管理，不断的优化档案管理的方式，则可以提升干部档案管理的科学性、全面性以及效率性，为企事业单位的可持续发展奠定基础。

3 干部人事档案管理的现状

1）人事档案管理体制较为混乱。管理制体制混乱具体体现在两个方面，第一是管理的主体不明确，目前干部档案管理采用的仍然是旧有的档案管理制度，这一制度在具体实行的过程中，会出现多头管理的情况。如谁都可以管理档案，但是出现了问题却找不到责任人。第二在管理方法上实行的是档随人走，事实上有的人才的档案留在人事部门，有的人才档案留在人才中心、劳动部门等。加之在管理模式上实施的封闭式管理，缺乏人力、物力以及资金的支持，整个档案管理效率较差。

2）领导者缺乏对干部人事档案管理的重视度。从企事业单位角度进行分析，发现领导干部对干部人事档案管理工作的重要性认识不足，或者仅仅将干部人事档案管理工作的重要性停留于口头上，在实际工作中，不关心干部人事档案管理现状，忽视干部人事档案管理所需要的人、财、物的合理调配。比如有些领导认为干部人事档案管理，只是应付上级组织部门要求的一种方式，并没有将其当成是单位发展的一部分，整体的管理方法较为陈旧、管理的能力较差，这也影响了人事档案管理作用的发挥[3]。

3）人事干部档案管理缺乏规范性、全面性。首先，在首次填写档案时会存在不规范或者是事后篡改的情况，后期在核查干部档案时，可以看到一些领导干部的年龄、学历和实际情况是存在差别的，这必然会给组织人事工作带来困难。其次材料较为混乱，并没有按照相应的要求整理并立卷成册，这也给档案后期的利用带来了较多的不便。最后随着各单位对于学历要求逐步增高，很多干部会通过一些手段提升自身的文化水平，比如通过进修班、函授等方式。但是由于学校渠道是存在差异，且最终发放的证书也是存在差别的，但在人事档案中并没有体现出。

4）干部人事档案管理的信息化以及网络化程度不高。当下社会逐步呈现了一种全球化、集团化的趋势，传统的纸质档案管理很难满足企事业单位对人才开发以及利用的需要。因此将人事档案信息实现数字化、电子化就成为一种必然的趋势。相关组织部门虽然建立了档案管理的信息系统，但是缺乏一个完善的平台，且大多是区域性的。信息和信息之间无法共享性，很难真正地发挥出信息化干部人事管理在人才的选拔、人才流动、职称评审等方面的作用。

5）档案管理人员的综合素质有待提升。档案管理的水平会直接的影响到档案后期的利用率，而管理的水平和档案管理人员的综合素质是密切相关的。管档人员的工作就是对日常的干部人事档案进行收集、整理、归档。整体而言，工作流程比较熟悉，工作观念存在落后的意识，行为过于守旧，无法随着时代和社会的变化创新管理模式和措施。但是随着社会的快速发展，干部人员的信息逐步增多，传统的人工管理必然会使得整个管理的效率低下，而档案管理人员的信息化档案管理的能力又不强，更别谈实现互联网＋的干部人事档案管理。

4 干部人事档案管理的策略

1）明确人事档案管理的体制。通过调查现行的人事档案可以看出其在管理时主要根据隶属关系以及管理权限进行操作。如干部档案工作条例中就规定，在隶属关系管理基础之上，要强调职能化的管理，这样才能够落实好各方责任。档案工作主要是由组织部门牵头，对领导干部以及参照管理的单位的档案进行负责，对整个档案工作的管理进行督查并指导。其次人事部门承担国家公务员、管理单位人员的档案。人才交流中心承担社会中介机构工作人员、企事业单位以及流动人员的档案管理。通过理清人事档案管理的相关体制，明确好各个部门管理的内容和职责，便可以防止出现多头管理以及相互推诿现象[4]。

2）增强对档案管理工作的重视度，完善干部人事档案管理制度。干部人事档案管理，在新时代的发展下迎来了新的考验和挑战。各单位的领导者都需要转变传统的观念，将干部人事档案管理当作内部发展的一个重要的手段，通过收集和利用的方式，发挥出干部人事档案管理的积极作用。相关的组织部门也需要建立统一的干部人事档案管理的平台，实现干部人事档案信息的共享。其次为了保证干部人事档案工作的法治化以及制度化，就需要建立一套较为科学的人事档案管理的工作制度，发挥出人事档案的作用。一套完善的人事档案的规章制度应包含最初的收集、整理、保管、归档、利用、借阅、更新、完善等一系列的过程，保证干部人事档案收集的科学性、完整性，在后期也要保证其不积压、不丢失，能够真正地反映出客观事实。

3）完善干部人事档案的资料。干部人事档案管理和普通的人事管理是存在一定的差别的，其利用的价值率更高，因此就需要对原有的人事档案的材料内容进一步进行丰富。首先需要建立一个业绩档案，该部分可以及时地反映出干部在工作中的一些基础的业绩情况，日常参与的活动完成率，这也是后期干部升迁的一个重要的依据。其次应建立能力性的档案，该部分主要是对干部的专业水平、文化程度、教育情况等资料进行收集，尽可能的体现出个人的能力水准。最后建立一个属于干部特有的认可档案，比如作为党政干部需要获得群众的认可，作为技术人才需要在学术界被认可等。通过建立干部考核档案、技术人员学术推广档案等持续跟踪干部的日常工作，发挥出档案为组织以及经济服务的重要作用。

4）加大资金投入，建设人事档案管理的信息化平台。将新型的信息化管理模式融入到干部人事管理中，是需要大量资金的。这就需要相关的组织以及企事业单位能够重视信息化人事档案的管理，能够基于自身的实际情况，加大这部分资金的投入。主要投入的方向是建立信息化的人事档案管理的平台、购买硬件设备、加大对人员的培训，这样才能够使得网络信息化的人事管理的工作得以落实。相关组织可以牵头建立一个干部人事档案的信息共享平台，实现资源的合理利用。其次需要创新档案管理的方法，搭建档案的数据库系统。通过现代化的设备以及技术，比如扫描仪、计算机等，将干部的纸质资料直接扫描到计算机中，再采用相关的技术将文字、图片等资料转变为数据，实现数据化的管理。这类数据系统建成之后，不仅可以全面地反映干部的工作等情况，还可以体现出干部的工龄、学历以及岗位等方面的信息。由于实施的是动态化的管理，信息一旦变化，便可以及时地被录到计算机中，可以保证信息的及时性以及准确性。最后可以将一些干部个人可以公开的信息制作成电子方案，由专门的部门维护，用人单位只能申请阅读，无法更改。这种方式可以减少传统纸质档案管理中出现的案卷磨损、丢失等现象[5]。

5）加强培训，提升管档人员的综合素养。管档人员对于干部人事档案管理的重视度以及对信息技术的使用能力，会直接的影响到管档的效率以及质量。因此在各个组织内部，就需要加强对管理人员的重视度，积极地进行培训。首先需要提升管理人员的招聘水准，需要先通过一定的测试，测试合格之后才能够进入岗位进行管档工作。其次进入工作之后，就需要加强培训，让管档人员能够了解干部人事档案管理的重要性，档案管理的基本内容、材料的完善部分等，保证管理人员可以适应基础的工作内容。最后渗透信息化、数据化的管理手段，提升档案管理人员的信息化素养。