提高新时期医院人事档案管理工作体会

2021-04-14亓宝贵

卷宗 2021年25期

亓宝贵

（淄博市第一医院，山东淄博 255200）

1 医院人事档案管理现状

1.1 领导重视不够，人事档案管理制度不健全

档案本身是不能直接为医院带来经济收益的，如今大多数医院领导都是临床医疗专业人员，并没有充分认识到档案管理的重要性。因此，档案管理以及档案管理人员和投资的使用重视不够，投入不足。因此，在医院的管理和建设中，就无法营造一种强调人事档案重要性的自上而下的氛围，并且个人档案管理系统也不够健全。

1.2 职工档案意识淡薄，认识不到档案的作用

每个员工都会提供人事信息表，然而，当前的医院工作人员缺乏对某些文件的认识。创建纸质档案不合格，材料不规范，数量不全，上传档案也十分拖沓。这些问题的存在会直接影响到人事档案的质量，影响归档、材料处理和人事档案的使用，因此共享和使用价值资源是不可能的。

1.3 档案人员配备不足，专业能力有待提高

人员数据表应由专人管理并单独保存。档案管理要求管理者具有较高的素质和无私的奉献精神。虽然这项工作必须严谨并现实，但目前的现实是医院管理工作十分复杂而庞大，人手不够。另外，也没有专门的人来管理重要的文件，无法将责任委托给个人，因此无法按时整理文件并对其进行归档。由于技能不足，组织材料存储和装订文档可能会丢失或不完整。管理者对发布关键业务文档的法规漠不关心，无法提供建议或要求以改进归档工作需要的基础设施，渐渐地，就形成了对档案管理的狭隘理解是保存档案。医院尚未建立有效档案管理机制，这会影响对一些重要文件给予足够的关注。有些档案没有及时编译，并且有些文件是由人保存的，就会在传输操作过程中被破坏或毁坏，造成重要的文件被严重破坏或丢失。

2 如何加强人事档案管理

2.1 加强领导对档案工作的重视，建立完善的管理体制

提高医院领导对档案工作的重视，是做好医院职工档案工作的关键。档案工作对医院工作人员来说是一项长期而细致的工作。尤其是在当今的信息技术方面，应当建立医院人事档案管理信息系统，这需要领导的重视和支持，比如基础设施建设、必需的人员配备和资金都需要领导批准。面对如今这个信息化的时代，传统的档案管理方式已经不适用于大多数的医院了，城市中医院的规模正在不断的扩大，医院中的工作人员更是与日俱增，如果只依靠人工进行整理、分类、归档，这样的工作模式是十分费时费力的，因此需要结合信息化技术，充分利用计算机进行档案的整理与归档，这样，档案管理工作才能够与时俱进。因此，医院领导需要将人事档案管理纳入领导议程，进一步完善档案管理制度。

2.2 提高全院职工的归档意识，创造良好管理环境

人事监护部门需要对全院进行组织调查，并宣扬对员工重要的文件的重要性，让有用的归档理念在人们心中生根发芽。需要注重人事档案的管理和创建，让员工自觉参与材料规范书写和档案提交范围标准和规定，营造适合档案收集和使用的环境。

2.3 提高医院人事档案工作者的素质，做好信息利用工作

医院工作人员的档案管理人员是档案管理的核心。提高医院档案工作人员的素质可确保完成重要的档案管理工作。档案是医院的宝贵资产，受国家法律保护，不得侵犯或毁坏。在档案管理过程中，医院档案员在“文件入库”前一丝不苟，保证了重要文件的准确性、准确性和完整性。接下来，管理人员需要保护重要文件，全面保护档案的完好无损，主动识别和防止文件更改和伪造，作为文件归档员，必须努力培养自己的文化水平和专业能力。人事档案管理人员需要专业的理论知识、广泛的医学知识。此外，档案管理员不仅需要熟悉归档过程，还需要掌握特定的文件管理和保护技术。随着档案数据的发展，每卷档案对收集、分类、装订、编目、管理等方面的要求都非常严格，电子档案、新档案传送器等新格式层出不穷。要求医院的档案管理者需要掌握熟练的专业技能，这就需要管理人员通过自学不断提高业务能力，可通过再教育和业务培训、参与等学习方法进行，以此适应档案工作的要求。医院职员管理人员需要加强归档资源的开发和利用，积极为医院的建设和发展作出贡献。

2.4 档案的内容要真实

在现实生活中，很多医院的人事档案具体数据与医护人员的真实面貌是有差距的，但如果人事档案真的起到了正确的作用，就需要把握好一个前提，即档案的真实性。造成档案不真实的原因有很多，比如这份档案的资料没有及时保存，或者大多数记录的内容都是空洞的陈词滥调，或者一些员工因为别有用心纠正事实等原因。想要改进医院人事档案的管理，就需要验证文件内容的真实性。医院中不同员工的档案资料需要对其进行一定的核实，保证医疗团队技术的可靠，这样才能够更好地为患者提供服务，得到患者的充分信任，取得良好的医患关系。

2.5 在管理制度上要创新、科学

各个领域的科学和创新是永恒的参考和目标。因此管理医院人事档案也是一样。医院在运行过程中，是以《档案法》、《医疗卫生档案管理办法》等法律法规为基础，制定了一套较为科学、完整、系统、可行的档案管理制度。因此，根据实际工作情况，所有医院工作人员都有一个可供他们参考的综合管理体系，并且管理制度必须科学。管理人员必须在使用《档案法》时充分理解这些规则的基本意图，避免遵守规则和条例的档案立法的薄弱概念。

2.6 在管理方式上要跟上时代的脚步

如果想建立一个真正完整的管理体系就必须采用最新的管理方法。要求管理人员提高他们的素质，获取最新的现代化管理技术，提高管理意识和管理知识并在工作过程中了解计算机各方面的操作，建立起完善的相关数据库，妥善适当存储相关信息。对于档案的数据库，需要定时定期的对其数据进行更新，并由专人进行管理，任何未经过许可的信息更改都是不被允许的，因此需要做好每次更改数据的记录。

3 医院人事档案管理的创新

从上面的总结可以看出，医院的档案管理运作存在很多问题。原因有很多，包括管理机制、管理方法不当、系统的不当使用、管理不严、管理人员思想认识、观念、先进服务等尚未建立或建立。因此，管理人事档案需要医院各方面的努力，也需要医院管理层人才的吸纳与更新，使管理团队更加与时俱进。

3.1 实行全面动态管理

医院人事档案要全面动态管理，注重档案中的新内容，包括每个阶段个人的实际容貌，以及对医德、照片等个人特征的反映。医疗技术水平，如技术专长和科研成果。医院工作人员的文件管理必须能够快速增加反映个人本性和时间演变的新内容。可以是诚信方面的材料，即个人信誉、患者满意度，也可以是德、能、勤的考核成绩，这将反映在门诊就诊次数上，也可以是治疗率以及发表论文数、科研成果教育履历、奖项等。同时，必须及时添加反映医疗技术水平的项目，包括国内外医疗技术地位及影响力，与发达地区医疗技术差距，新技术开发，疑难杂症的治疗、研究等与本人教育背景相关的材料。专业技术岗位、党群资料、薪资状况等也要及时进行归档，才能真正做到全面动态管理。换句话说通过查阅档案就可以准确地反映本人的所有信息，并且在任何阶段都可以了解当事人的真实情况。

3.2 提高人事档案管理人员的素质

医院工作人员的档案管理员正在面临老龄化的现象。大多数档案管理员来自临床部门，专业知识不匹配的现象非常普遍，此外，医院工作人员的档案处理要求也有所降低，工作环境不够好，部分员工不愿意从事档案管理工作。因此，需要加强医院职工档案管理员队伍建设。首先要提高职工本身的思想素质，以高度的政治责任感和稳健的职业精神为公民服务，全心全意地为人民服务，尽全力做好本职工作。二是要提高文化素质。医院人员的文化素质在实践中起着非常重要的作用。提高人事档案管理水平，首先要有深厚的理论知识和广泛的医学知识的文化基础，也需要正式的写作知识和写作技巧。最后，提高业务质量。获得专业知识是提高工作和服务质量的保证，医院档案管理人员必须具备一定的专业知识和技能，掌握好基本的理论知识。

3.3 健全人事档案管理制度

完善档案管理制度，实行科学规范的档案管理。档案管理是人力资源管理的重要组成部分。并且需要建立一个完善的系统来控制你=工作的高效进度。管理层不仅每天都遵守医院的规章制度，也需要将人事管理的具体情况与检查验证系统相结合，将部门的管理最大程度的精细化，在核对资料、资料的鉴别和保管、保密等方面需要下一些功夫。充分了解每个职工自身的特点和能力之后，才能为医院进行人才的调用提供一定可靠且真实的人力资料。

3.4 提高信息化水平

人事档案管理信息的创建是一个长期存在的问题。随着越来越多地使用人事档案管理信息系统对各种人事系统进行改革、提高办公室的自动化水平。科学决策、能力预测、宏观控制、微观管理和其他工作就需要人事档案为基础来完成。因此有必要建立计算机网络，实现人事档案管理的现代化，例如借助本地计算机网络技术，我们可以用全面的对人员资料进行科学管理，通过人事数据为领导提供一套有依据、可操作的运营发展计划文件。