以为民服务为核心 创新档案服务利用体系

刘奥琪 祁雪松

（国防大学政治学院，上海 201602）

随着《档案条例》的颁布，各级档案部门对档案规范化建设的重视度不断提升，“走信息化之路”已成为院校档案工作发展的必然趋势。档案服务利用作为所有档案工作的出发点和落脚点，是档案工作的核心所在。因此，院校档案部门应当积极转变观念，面对沉疴旧疾，以大刀阔斧的勇气，树立改革创新的意识，探索建立信息化、网络化的档案服务利用模式，不断提升档案服务利用水平，实现档案的价值。

1 院校档案服务利用工作存在的问题及成因分析

1.1 服务观念落后

由于档案部门历来隶属于机关行政部门，导致院校档案管理人员存在严重的“重管理、轻利用”的思想，把工作精力全部放在了档案的收集、保存和管理上，主动为档案信息利用者提供服务的意识不强。院校对档案管理工作的评价标准也只是确保档案信息数据不丢失，而针对该如何有效提升档案管理人员的服务水平却没有明确要求，导致院校档案部门一直处于被动服务的状态。

1.2 服务利用水平较低

一方面，档案相对于图书而言，由于其凭证价值的特殊性，文化价值开发不够，导致档案的服务利用率一直比较低。

另一方面，馆藏资源匮乏，导致服务利用水平低。档案收集工作作为档案工作的基础，其数量与质量的高低直接影响到档案的服务利用水平；而档案的服务利用水平的高低又反过来制约和影响着档案收集工作。目前档案收集不齐全、收集质量不高是个老大难问题，直接导致有价值的东西入不了档案部门的馆藏，利用水平偏低也在情理之中。

1.3 信息化程度低

传统的档案服务利用工作，在服务内容上主要是以馆藏纸质档案和实体档案为基础来提供档案复制品等一次信息，在服务对象上主要是本单位内部人员，服务方式以现场查询、电话查询为主，服务模式以粗放型的电子目录检索为主。因此整体信息化程度较低，早已无法满足网络化的利用需求。同时，档案部门缺乏对馆藏档案信息的深入挖掘，即使进行编研，也多是内容薄弱、缺乏深度和广度，基于传统材料的汇编，忽视对专题概要等档案资料的深入挖掘和提炼，只编不研或重编轻研现象严重，且“为编而编”的成果价值、参考价值和文化价值较低、利用率低。

2 新形势下档案工作面临的机遇与挑战

2.1 大数据时代对院校档案工作的影响

一方面大数据技术在日常办公、后勤保障、条件建设等方面的运用不断丰富了院校档案管理资源的信息量和种类，使得档案利用服务更加多样化和个性化，提高了档案利用的满意度；另一方面，也由于大数据产生的海量信息和数据资源，给高等院校档案管理工作带来了巨大的挑战。

1）档案信息资源管理压力增大。随着网络技术的广泛应用，院校各业务部门产生的档案信息资源不仅数量巨大，增速较快，而且大量档案中除了传统的纸质文件外，各种类型各种载体的其他档案资源也变得更加丰富，尤其是电子文件、音频视频、电子档案等形式的出现，档案和文件之间的联系更加密切，界限也开始变得模糊。档案管理工作必须从以前对纸质文件的管理为主转变为对数字文档信息的整理，对文件进行全过程的管理。因此对档案管理工作提出了更高的管理要求。

2）档案管理人员信息技术素质要求更高。大数据时代，信息技术在高校档案管理中已经有越来越多的应用，包括云计算机技术、物联网技术、传感器技术、大数据技术等等，都融入到了院校档案管理工作中。多样化的数据形式和庞大数量的数据，使档案管理工作对于技术有着越来越严格的要求，尤其是在档案数据的挖掘、存储、分析等方面，对档案管理人员提出了更高的专业技术要求。

3）档案利用需求更加多元化。各类业务部门不仅是档案信息的产生者，而且是档案信息资源的应用者。大数据时代，随着档案管理网络服务体系的不断发展，只要档案信息不会损害到国家、组织或者个人的利益，所有用户都可以通过网络服务进行档案利用。而且不同用户对于档案信息的需求逐步从单一的原始文件的利用转变为了各种档案信息背后所蕴含的知识系统的需求。由此可以看出，大数据时代使得不同用户对档案信息的利用需求呈现出了多元化的特点。

2.2 院校体制编制调整改革对院校档案工作的影响

1）档案数量成倍增长，导致档案管理压力大增。随着院校改革调整，存在多所院校整合现象，由于各单位的历史档案本身数量大，种类多，档案资源交叉、重复较多、管理规范不统一等问题，如果按照现在按照档案集中统管的要求，会导致档案整理和利用工作量成倍增长。

2）经费投入不足，导致条件建设严重落后。一是受体制编制调整和异地办学的影响，办公平台不统一，还未实现无纸化办公，大量电子文件积压在个人手中，成为归档资料的漏网之鱼。二是由于经费投入有限，目前多数高等院校档案室基础条件比较落后，档案库房管理还是传统的人工模式，达不到“八防”要求，离智能化档案室的标准还有很大的差距。三是各档案室档案管理系统功能不完善，电子文档、数字化文档无法实现全文检索。四是信息化设备较少，历史档案因保密要求限制，无法开展外包，导致数字化推进速度较缓慢。

3）创新共享理念缺失，导致无法实现一站式服务。目前，各档案室之间信息不互通，各自为阵，形成了信息孤岛，但是在实际的档案利用过程中，经常会出现查询相似档案时需要多个部门参与的情况。因此随着现代网络技术的快速发展，档案部门要积极转变思想，树立大档案观和资源共享的服务理念，实现从制度设计、管理流程、到服务利用的一体化建设，为单位和用户提供一站式服务，从而真正发挥出各类档案的价值，为高等院校工作助力护航。

3 创新档案服务利用体系的原则

1）为战服务。紧紧围绕院校服务备战打仗的中心工作，始终坚持为大局服务，为教学科研服务，准确把握各级机关、教员、学员的信息需求，主动服务，有针对性地提供档案信息，在党政管理、教学工作、科学研究、文化传播等方面，充分发挥档案的价值，促进院校升级转型。

2）全面准确。维护信息的完整、准确和系统，收集齐全，整理系统，鉴定准确，保管安全，确保档案客观真实地反映院校在教学、科研、管理保障、文化建设等方面的成就、经验和发展。同时，分析和把握信息用户的利用需求，全面、准确地提供档案利用服务。

3）高效及时。增强时效观念，了解院校各业务部门工作动态和热点问题，提高快速反应能力，加快信息收集、开发速度，整合信息资源，在第一时间提供最权威的档案信息，及时满足单位和用户对档案的便捷需求。

4）开拓创新。适应信息化社会发展变化，适应单位、部门和广大师生日益增长的多元化需求，不断总结经验、探索规律，创新利用工作机制、方式方法，使利用工作在创新中发展。

5）优质集约。加强顶层设计，按照整体规划设计、科学合理布局、高效集成建设的思路，科学处理当前与长远、重点与一般、规模与效益的关系，加大硬件集群、数据集中、应用集成力度，实现各类档案资源的共建共享。

4 创新档案服务利用体系的对策建议

4.1 转变思想，创新服务理念

一要牢固树立档案数据价值开发的大开放理念，通过传统档案开发技术和现代传播技术的利用，主动把档案数据信息推送发送到档案利用者手中，促使档案数据和信息可以通过大开放理念充分利用。二要牢固树立档案数据价值开发的大档案理念，通过对档案资源的有效整合，特别是要更加注重对档案数据和信息的获取、分析和挖掘，通过各种挖掘工具的使用，使档案数据更加真实、全面和客观，使档案中所反映的信息更加真实、全面和客观，更好地为各类用户提供档案数据信息服务。三要牢固树立档案数据价值的大服务理念。在档案数据价值开发过程中，以用户需求为导向，提供适销对路的档案数据信息服务产品，为各类用户提供参考，使档案数据价值开发和利用范围更为广泛，层次不断提升。

4.2 以建促用，加强资源建设

一是健全档案收集机制。《档案条例》明确规定，“归档文件材料应当真实准确、齐全完整”。这是档案部门开展档案收集工作的根本标准。档案收集时，尤其要注意将正本与定稿、主件与附件、原件与复制件等配套性、补充性文件材料收集完全。二要细化档案收集范围。档案收集范围是明确业务部门需要移交档案种类和内容的主要依据。各级机关档案部门应当根据本单位对口业务部门的工作特点和规律，突出“以我为主”的原则，采用拉单列表的方式确定翔实、准确、全面的归档范围。三要灵活掌握档案收集方法。机关档案部门应当根据不同的业务工作内容建立定期收集、跟踪收集和补充收集相结合的制度机制，充分收集档案资源，提高档案收集质量。

4.3 增加投入，加速推进信息化建设

一是加快构建一体化办公平台。文档一体化建设是以文件生命周期理论为依据提出的，早已成为了档案学界的共识。地方各级档案部门基本都已经实现了以OA系统为平台的文档一体化管理。而有的院校由于信息化建设相对落后，加上新编制调整的影响，多数院校办公系统还没有实现无纸化办公。这极大地影响了档案收集，尤其是电子档案收集的效率。因此，必须加快从顶层设计上加快推进智慧校园建设，实现党政信息系统、单位OA 办公系统、各类专门业务系统与档案系统的对接，畅通电子文件归档，实现增量档案电子化。二是加快促进档案管理系统的升级完善。档案信息是一个动态发展、彼此交叉联系的信息个体，零散的信息并不能转换成价值，只有将其整合优化成结构化体系才能发挥巨大作用。构建以信息管理学为基础，能够对各类档案实体进行属性分析、信息抽取和提炼而建立的智能化数据管理系统迫在眉睫。三是加快推进历史档案、声像档案的数字化建设。传统纸质档案在收集和管理上既耗费大量的人力资源，又占用大量的物理空间，同时在异地共享和获取上极不方便，况且某些档案资料存在一定的密级，从保密安全角度考虑，人工查看和借阅在流程上会存在很多限制。由于异地获取的不便，基于网络和多媒体技术的档案资料数字化工作便提上日程。四是创新服务利用的方法手段。大数据时代，传统的现场查询、电话查询等形式受场地、区域限制较多，服务能力较弱，已跟不上信息时代的发展要求。档案部门必须积极创新服务利用途径，构建档案信息管理、传递、发布的数字化、一体化、智能化平台，实现全文网上检索利用，才能满足利用者求便、求全、求快心理。五是加大资源整合力度。利用技术手段，各类档案资源合并建库，有的放矢地集中统管，为利用者真正实现“最多跑一次”的一站式查档服务，切实提高档案利用满意度。

院校档案是记载光辉历史、传承经验智慧的重要载体，各级档案部门都应当树立内涵式建设目标，努力探索制度化、信息化、精准化、嵌入式的档案服务利用体系，充分发挥好档案在服务教学科研和人才培养中心工作方面的重要保障和支撑作用。