新时期中学档案管理优化对策分析

咸晓华

（山东省青岛第三十九中学(中国海洋大学附属中学）市北分校，山东 青岛 266000）

档案管理在整个教育事业的地位是重中之重的，而中学档案管理不仅是学校从事教育教学、党政管理等其他实践活动直接体现学校管理过程的真实记录。不仅可以体现学校过去的大政方针，也可展现学校当前的教学管理，更可以展望学校未来的发展趋势，保存好档案管理可以为学校教育教学活动提供重要的价值信息。但从当前中学档案管理的实际情况来看，想要使得中学档案管理更加精细化，以适应学校发展，必须要结合中学学校实际情况，方能更好地适应学校、学生发展。

1 中学档案管理实施的重要性

1.1 反映现有教研水平,促进教学改革创新

随着时代的发展，教育越来越受到重视，我国的教育也在深化与改革适应社会的进步。国家对教学体制、课程、教师队伍专业化等方面的改革在不断地推进与实行。对此，中学学校必须采取一些行之有效的措施进行深化改革，提高学校的办学水平、教学质量，其中对档案管理这方面的强化是必不可少的。一所学校把档案管理得井井有条、实施规范，那么就能为教学提供丰富且有效的档案材料，教师对学校的教学设备、资源和学校的教学质量以及学生的学习情况有更多地了解。这样教师从档案中了解以往的教学经验，从中吸收学习，对自己的教学方法进行改进去适应学生的发展，符合学校的教育特色。认真学习学校的办学理念，培养目标，对教学计划、教学组织形式、课程目标、教学方式进行合理的设计，更好地从德智体美劳方面培养学生，使学校教育得到快速的发展。所以，必须加强档案管理，落实实施步骤，促进学校教学的革新。

1.2 建立真实可靠的档案，促进教学评估合理展开

教学评估，是检验学校教育质量的一种方法。根据学校教育目标与标准，了解学生的学习情况、学校教学的实施内容与程序，对学校的教学以及办学水平展开评价。以往的一些中学的教学评估，存在着很大的问题，例如评价标准的单一性，评价方式的不合理性，评价准确度不高等。如果档案管理可以得到有效地实施，那么这一问题可以得到很好地解决，教学评估的现状得到大大的改变。具备丰富完整的档案资料，有利于教育工作者进行设计教学程序，编制教育内容，规划教学安排等工作的进行。在进行教学评估时，就可以对这几方面进行检验，得出客观地评价结果，从而判断学校教育水平。所以档案管理对于教育评估的进行有着重大的作用。

2 当下中学档案管理常见问题

2.1 缺乏领导层的重视

现在学校领导对于中学档案的管理还是不够重视，没有设立专门的部门管理，通常都将这些工作让各自部门自己管理档案，或者丢给行政后勤部门处理档案的工作，难以做到专业化处理。他们对这方面缺乏人力、物力、财力的投入，这是一项复杂且长期的工作，没有以上各项的支持，那么管理上自然就没有规范，不专业。档案管理制度也没有明确提出，实行的还是传统的管理模式，已经不能满足于时代的发展，没有专门的负责人员进行监督管理，档案管理还是一种没有执行力的制度。当出现问题的时候，没有明确的负责人，互相之间推脱责任，根本没办法让档案管理正常的进行。因为学校领导层不重视档案管理，导致下面的实施人员对档案的管理也不尽心、不配合。在收集档案的时候，相关的工作人员缺乏经验，操作过程不当，严重的影响了档案管理的进行。

2.2 档案管理人员综合素质缺乏

由于档案管理工作人员并不是科班出身，没有系统地学习过档案管理的知识与现实的实践。只是进行了简单的职前培训，所以可能在档案管理工作的过程中，会出现很多不规范的现象，很难去解决一些突发事件。由于某些人缺乏法律知识，对档案工作的一些信息泄露给他人，造成信息外露。另外，由于档案管理的不当，在这个过程中还可能会出现档案损坏或者遗失的现象。在调档过程中，由于缺乏专业素养，很难与其他工作人员之间做到默契的配合，导致档案工作效率低下。在如今数字信息化的社会环境下，对档案管理的工作人员要求更高，所以必须严格管理档案管理人员的综合素质。

2.3 管理水平滞后

没有严格的管理制度，档案管理的过程就会显得非常随意。收集到的资料不全面，没有做到合理的归档，资料的调取也不符合要求，并且没有对档案进行备份处理，一旦丢失就很难找回，有的管理部门还在实行传统的人工管理，办事效率低。随着信息科技的快速发展，让档案管理的过程变得更加简单优化，然而他们并没有认识到这一好处，又或是不知道如何使用现代信息技术，导致管理水平滞后。

3 新时期中学档案管理优化措施

3.1 提升领导层对档案管理工作的重视

档案管理牵涉到多方面的利益，如学生与教师的个人信息安全，学校的利益。防止这些现象的发生，就必须引起领导对档案管理更加重视。通过列举一些档案管理不当的事件作为警醒，从而领导层能更加透彻清晰的意识到档案管理对于维持信息安全具有很大的作用，牵涉到很多人员的利益。档案可以帮助我们规划开展下一步工作，还关系到学校各个人员的信息安全和利益。一旦档案缺乏管理的话，出现恶性问题，那么将会造成不可逆转的结果，领导层也难以作出反应。所以要及时意识到这一问题，加大对档案管理的人力物力财力投入，从而可以提高档案管理的效率。

3.2 注重工作人员综合素质的提升

工作人员在档案管理中也扮演着一个很重要的角色，我们必须要关注提高工作人员的综合素质，他们直接对档案的管理产生重要的影响。职前培训和在职管理培训都是必要的，对他们传授新的管理知识和技术，这样在档案管理的工作中才能做到游刃有余。培训不仅可以通过传授知识进行教学，还可以通过学习观摩别人的工作过程来获得直接经验，这样丰富了自我，也提高了工作的能力。其次，需要建立一个良好的考核制度，实行工作责任制，每个人都要对自己的工作负责，避免因为自己的错误而导致严重的后果。奖罚分明，对有贡献的工作人员要进行奖励，这样可以提高工作的积极性。还要营造一个和谐轻松的工作氛围，紧绷着的弦是会断的，要适当的进行放松。管理人员必须掌握管理的度，过于严厉和过松都会导致不良的后果，要合理设置工作量与任务难度，避免因为某些工作人员的任务过多而导致不良的身心问题，对工作人员进行心理疏导，感受到集体的温暖。

3.3 完善管理制度

管理制度的确定需要从多方面考虑，第一，要对学校本身的情况进行评估，第二，要符合档案管理的法律规定。做到这两点，将档案管理变得更加具有制度性，严格规定工作的范围、内容、考核标准要求，并且对这些进行细致化的解释说明，每一个工作人员就能明确地知道自己的工作内容。将这些系统的培训资料以及制度进行档案保存，有利于将来新的员工进行培训，可以加快适应新工作的速度。管理制度应该包含多方面的要求：工作责任、内容、程序、员工培训、考核、监督制度等。有了这些档案资料，就可以快速地进行工作的开展，让制度管理得到落实，每个人都遵守制度的规则，维持正常的工作秩序，大大的提高了工作的效率。

3.4 依法管理档案工作，加大宣传力度

提高群众和社会的档案意识与加强档案法治观念是档案管理工作一部分。我国对于档案管理工作一直坚持“立足档案，面向社会”的指导方针，不断地向社会公众传播《档案法》的相关知识，让人民知法守法，对全社会进行普法。可是现在人们的档案意识还不够强，档案法治观念不清楚。要让档案管理引起上级领导的关注，并且纳入学校教育中，各部门做好自己的本职宣传普法工作，另外还可以开展普法宣传周、学校网站普法宣传、普法展览、校园公示栏、知识竞赛等各种形式宣传，这样越来越多的人可以全面地了解档案，宣传并维护《档案法》。把现实案例的现身说法对群众进行告知，这样的事件更具有说服性，对人们的告诫更加深厚。这些措施都可以在很大程度上提高社会的档案意识，增强档案法治观念，为建立良好的档案管理体制提供了人员支持的作用，加强档案管理的施行力度，从而顺利地进行档案管理工作。

学校教育档案的管理工作，必须从实际出发，联合教育部门与档案部门等各个机构一起制定档案管理方案与标准，以此适应学校教育改革的发展。进行全局的统筹安排，加强管理力度，将档案合理归档分类，相关人员进行监督，这样就形成了档案管理部门与学校之间的相互合作管理机制，《档案法》在学校的实施就能得到快速坚定的落实。按照法律法规将档案收集的程序合理合法化，严格实施这一过程，档案的收集、整理、归档是档案工作的核心与重点，是进行档案工作的前提条件。学校档案工作的进行需要坚持以做自我为中心的原则，着重收集本单位颁布的文件档案，以及上级部门对本单位下达的管理文件，一些会议记录材料、教师等工作人员劳动协议都是档案收集的重点。在收集到这些材料之后，要根据它们的类别进行归类建档，完善的档案体系的建成，对于一个学校的发展是非常重要的。可以了解学校的发展与办学水平，让教师更加清晰的对学生进行教学，有利于快速查找教学材料从中吸取教学经验，管理人员可以对学校进行更好的管理，提高学校教育质量。因此，学校必须要将档案管理工作作为学校工作的重点部分，将档案管好，用好，这样学校才能在办学水平上更上一层楼，赢得社会的认可。

4 结束语

中学档案对于学校的发展起着至关重要的作用，因为它可以反映学校的过去，现在以及未来可能发生的事情。只有做好学校档案的管理工作，让档案发挥出最大的价值，为学校教育事业与管理工作的顺利展开提供经验保障。如今一些学校的档案管理还是存在着很多的不足，比如他们管理的观念还不是特别清楚，制度的建设缺乏实践经验，档案不能得到发挥指导实践。所以每个学校根据自己的实际情况对档案进行合理的管理，优化档案管理体系，保证档案可以得到更有效的实行，发挥档案的实际价值。为学校教学工作可以更好地进行、建设更高水平的学校提供了丰富的条件，因此学校档案管理的工作对学校建设息息相关。