新形势下事业单位档案管理的改革探究

张长水

（山东省肥城市市委党校，山东 肥城 271600）

现如今，社会经济不断发展变化，在这种时代背景之下，事业单位的发展产生了一定变化。新的背景不仅仅是事业单位发展新的契机，也更为事业单位发展带来了新的挑战。目前看来，事业单位要想保证长效稳健发展，取得良好的发展成效，最重要的一点，就是要在档案管理方面适当进行调整优化，进行一系列的创新和改革，以实现事业单位档案管理工作适应事业单位发展，并未事业单位发展提供有效服务的目的。然而现实却是，由于事业单位在对于事业单位档案管理工作的不重视，导致在档案管理工作方面存在许多问题，与时代脱节，严重影响了事业单位档案管理工作的开展。

1 档案管理对事业单位发展的作用

事业单位的管理工作中，有一个重点工作内容就是“档案管理”。从事业单位的角度来讲，档案管理工作是人事管理的基础，也是员工考核的依据。事业单位档案管理工作涉及面非常广泛，包含单位的各项工作内容、各项活动……事业单位做好档案管理工作，不仅仅是各项信息的管理，对于下一个工作环节的开展等也有着重要的作用。对于事业单位来说，档案管理工作的进步和发展，能够为单位的人事管理、业务管理等各项工作开展提供便利，能够为事业单位的工作效率提升提供优质辅助。由此可见，档案管理对于事业单位的重要性是非同一般的。

2 新形势下事业单位档案管理的发展方向

2.1 实现数字化的发展

随着国家日益强盛、科技日益进步、时代不断变化以及社会不断发展，传统的档案管理模式已然突显出了许多问题，其模式也已经落后，因此，档案管理必须顺应时代发展趋势，利用数字化、智能化的信息技术等，以及数字化理念，实现档案管理的数字化建设。此项建设，对于扫描、数据库、服务器等现代技术实现了在档案管理领域的整合应用。并且，依靠科技的进步，实现传统档案资料的数字化、电子化，去纸质化处理，形成电子档案与档案数据库。与此同时，依靠现代技术而建立的档案管理能够更适应档案信息的整理、检索、补充、更新、修改等操作，为档案管理提供更多便利。

总的来说，档案管理数字化建设的发展，是对事业单位重要无形资本产业的梳理整合，是对其进行赋能提升，挖掘其价值与作用，为事业单位的无形资本产业管理提供更大的发挥空间，促进其运用和发展，为事业单位创造更大的效益。

2.2 实现统一性的发展

数字化只是实现事业单位档案管理的创新改革中的一个部分，档案管理“统一性”发展也同样重要。在传统的档案管理模式中，存在着许多弊端，例如档案记录、档案整理、档案出库入库等信息杂乱繁多、不成体系，并且由于档案管理所涉及的内容、事件、信息等细致而又繁杂，查阅工作十分复杂，效率低下。而统一性就是为了解决传统管理模式下事业单位档案管理工作中信息无法实现互通的棘手问题。利用现代信息技术（数据库技术、工作流技术、服务器储存技术……），将事业单位各部门、各阶段的档案信息汇集到一起，进行整合，并利用统一的档案信息管理平台进行统筹管理。利用信息化技术，实现了数据上传、管理、查阅、增删改查等等工作的便捷性、统一性。

2.3 实现档案管理的自动化

传统档案管理的工作、流程等全部依靠的是人力资源，依靠负责档案管理的工作人员的经验等完成的。因此，涉及人本身，其中难免会出现一些信息误差、档案管理混乱等问题。再者，对于档案信息的整理归档、分类等工作，由于人的主观意识、思想、能力、思维、认知等方面的差异，档案分类的结果也会不尽相同。自动化的档案管理模式能够有下针对以上“人”的主观操作的主观问题，采用信息化技术，在减少人力资源操作甚至去掉人力资源操作的模式下，实现平台上自动化的档案信息数据上传、输出、整理、归类等操作，自动提取关键词，自动生成档案管理目录，自动编号，自动归档，实现事业单位档案管理工作自动化处理，大大减少了人为误差而导致的问题。

毫无疑问，自动化将是档案管理的未来发展趋势，能够更大程度地解决人力资源，完成更大范围的、更大数据量的档案信息收集、整理、管理、存储等工作，并利用严格的程序设定，确保档案管理信息的准确性与流程的规范性，确保档案长久安全、准确清晰的保存。

2.4 增加档案管理的互动性

传统档案管理模式非常简单，基本上一个档案的需求和用途都是有限的，这也导致了档案信息利用率不高的问题，造成了许多资源的浪费。加上纸质档案的查阅、使用等非常繁琐，并且时日久了之后，也会产生磨损、信息不清等问题。对于互联网时代的人们来说，纸质档案还存在着跨地域查阅、跨时空使用不便等问题，亟待解决。

信息化的发展为传统纸质化档案管理的问题和弊端提供了更佳的解决方案，实现档案信息的地域、时空良好互通。互动性的增强，能够优化改进以往“一对一”的单一互动模式，除此之外，“在线服务”等诸多信息互动功能的增加，也为档案信息需求者与管理平台的互动提供了更大的便利，有助于事业单位档案管理工作能够及时高效的满足档案信息服务需求。

3 新形势下实现事业单位档案管理改革的策略

3.1 重新整理档案管理的组织架构

事业单位的档案管理是非常复杂的，人员、活动、事件等信息众多，加之事业单位的体量大、人员多，档案信息量十分庞大。并且，由于档案所涉及的信息包含着事业单位的方方面面。因此，档案管理改革工作必须要从本质上着手，针对事业单位的组织架构等进行深层次分析、梳理、归纳、分类。利用组织架构的整理，形成初步的档案管理组织架构标准体系。

除此之外，针对档案管理，还必须要从事业单位档案管理工作本身的组织架构方面进行深层次改革，针对原有档案管理组织架构进行优化调整，以求其能够适应信息化、数字化、智能化、自动化的档案管理机制。在改革后的组织架构中，必须要针对信息技术方面，增加相关技术工作人员，便于其管理维护档案管理系统平台等，为档案信息化管理保驾护航。

3.2 重新构造档案管理业务流程

为了促进档案管理机制的创新改革，就必须要从信息化管理的角度对事业单位档案管理工作的各项流程重新梳理，从而对事业单位档案管理工作中的职能、权力、效益等进行更加准确的分析，实现事业单位档案管理工作的业务流程的优化升级。在信息化背景下，事业单位档案管理工作的整体业务流程重建非常复杂，必须要从本质入手，并符合单位的发展规律、发展方向等。主要分为以下三个方面：第一，是档案管理业务流程优化。对于业务流程优化工作来说，这不仅是要梳理整个档案管理部门内部的整体工作流程，更是理清楚档案管理部门、其他部门等之间的工作关系、业务关系等，以及其工作的整体流程是如何运转的。第二，建立标准化的档案管理制度。事业单位档案管理工作开展必要有一套标准化的档案管理制度为依据，同时，标准化的档案管理制度也能够有效促进事业单位档案管理工作的规范发展。所以，在事业单位档案管理工作中，必须要在明确树立单位的组织架构、人力资源等方面，以促进事业单位的长远可持续发展为己任，制定一套标准的档案管理制度，并严格落实执行。第三，是专业技术人员的培养。在智慧化事业单位档案管理工作中，信息化技术十分关键，并且由于当时工作的特殊性，事业单位必须要有自己档案管理技术工作人员，以保证涉密信息等一系列内部资料的安全性。因此，在智慧化事业单位档案管理工作中，必须重视引进相关的专业技术人员，对其进行专业培养，为事业单位档案管理工作提供扎实的技术支撑。

3.3 增强档案管理的服务能力

在事业单位中，档案管理的服务是一项重中之重的工作，档案管理的服务也是事业单位的整体价值体现所在。所以，事业单位必须要重视提升档案管理的服务能力，将其作为档案管理改革首要任务。在提升档案管理的服务能力问题上，首先，档案管理要适应新的需求，不再是仅仅局限于搜索、查阅等基本功能，还要在原有基础上增加自动化、智能化的一些服务性功能，提供更好、更优、更便捷的档案管理服务。其次，在服务内容方面也要予以重视，要实现一个思想上的转变，改变被动角色，主动向用户提供服务，并加强服务的准对性与专业性，针对档案管理的个性化需求，增加一些个性化的服务功能，实现更加专业的信息服务。

3.4 建立信息化平台

信息化档案管理离不开信息化数据管理平台，要想促进档案管理信息化、数字化、智慧化、自动化发展的步伐，就必须要从信息化的角度，搭建一个满足事业单位档案管理工作需求、服务需求等的综合性信息管理平台，综合考虑业务管理流程、服务功能、安全性、数据应用（存储、调用、检索……）等等方面的需求，达成一个统一的发展目标。简单来说，就是通过档案管理信息化数据平台的建立，形成统一的、标准的事业单位档案管理工作体系，并在平台投入使用后，对平台进行定期或不定时的维护、升级、更新、安全检测、漏洞修补等操作，实现技术层面的不断进行调整与优化完善，以求达到更优质的事业单位档案管理工作效率。

4 结束语

综上所述，事业单位必须充分意识到档案管理工作的重要性，并切实落实好档案管理工作，充分借助现代化信息技术发展，朝着数字化和自动化的方向，重新构建档案管理工作体系，搭建更加全面、系统的档案管理信息化平台，完善事业单位档案管理工作业务流程，提高档案管理的服务能力，实现事业单位档案管理工作对于事业单位的积极促进作用与价值。