干部人事档案管理规范化探究

冯 旭

（包头市委组织部干部人事档案中心，内蒙古 包头 014060）

干部人事档案管理工作是我国党政机关、国有企事业单位以及军队等集团干部人事管理中的重要工作部分，只有将干部人事档案管理进行规范化改革优化才能更好地保障各单位顺利开展相关的人事管理工作。特别是我国的人口特征具有人口分布广、流动性强的特征，在这种背景下规范干部人事档案管理更是刻不容缓。

1 规范干部人事档案管理的意义

我们党在解放前因所处的时代环境影响导致认识档案建立并不完善，也未建立专业的干部人事档案条规。随着时代发展和国家需要，出现了“干部”群体身份“干部人事档案”应运而生，并相继出台了一些管理规定。新时期下，党对干部人事档案工作达到了空前重视的程度，中央于2018年11月出台了《干部人事档案工作条例》，用以规范干部人事档案管理工作。

干部人事档案是以干部本人姓名为单位的，以个人成长发展过程中产生的反应个人经历、思想作风、能力业绩、晋升待遇等各种材料的集合体。是我们党和国家、企事业单位以及军队等集团选拔干部、任用人才的重要依据。它记录了个人在社会活动中的重要经历，任职情况、奖励、惩罚、组织关系的变动等等都会反映在每个人的档案之中，这份档案具备着很强的公信力，对于个人和单位来说都是需要仔细保存的资料。对于党政机关、国有企事业等单位来说，干部人事档案更是组织进行人才培养和选拔调度的关键依据。因此一个规范的干部人事档案管理制度是非常有必要的。管理好干部人事档案是一个单位应该担负的社会责任，人事档案的管理效率和规范与否直接影响着单位的效率。

2 干部人事档案管理工作的不足之处

干部人事档案是单位对干部进行评价选拔的一个重要因素，它反映了一个人的能力、素质等很多方面的问题，因此干部人事档案关乎着每个人的职业生涯。但是在现阶段，我国的一些党政机关、国有企事业等单位对于人事档案管理的重视程度还不够，很多单位还没有充分认识到人事档案管理对于员工乃至单位的影响。以下是一些常见的在干部人事档案管理过程中出现的不足之处。

1）缺乏对干部人事档案管理工作的重视。缺乏对于干部人事档案管理的重视是目前在单位档案管理中最为常见的一个问题。在一些单位，发现领导和员工过于忽视干部人事档案的管理，在这一工作方面的资金投入难免就会减少，这就是的一些档案管理室的设施条件比较落后，甚至存在着不小的安全问题。比如很多事业单位用于存储档案的办公室就缺乏相应的防盗设备，档案柜也是不带锁的简易柜门，更不用说现代化的防盗装置了。另一方面管理档案的工作人员的工作负责程度还有待加强，如果连管理档案的直接工作人员都缺乏档案管理工作的相关知识和责任感。档案是需要进行规范化管理的资料，一旦档案管理失去秩序就会导致档案丢失、寻找困难等等情况出现。因此凡是涉及干部人事档案管理的单位应该加强对于单位人员的培训，使得单位管理人员充分理解到干部人事档案对于每个人的重要性，只有这样才能让工作人员不断加强在档案管理工作上的关注度，加快单位内部在现有档案管理工作流程上的优化，才能使得干部人事档案这一重要资料能够在人才培养和选拔中发挥其应有的作用。

2）归档时资料不够完整、规范。在新形势下，严格干部人事档案审核，提升干部人事档案规范化管理水平，充分发挥干部人事档案的作用，是当前干部人事档案工作的重要课题[1]。干部人事档案的归档存储有自己一套严格的流程，管理人员必须依照流程来确认资料是否齐全、有无归档价值，真实性是否可靠，资料的格式是否正确，是否可以进行下一步归档处理等等。只有将这些情况都确认无误后才可以进行干部人事档案的归档储存。如果档案管理人员由于疏忽导致资料在存在问题或者不齐全的情况下就进行归档，就会导致后续检查材料时发现资料不齐全、不真实、不规范等问题，这样就使得档案中资料的完整性、公信力大打折扣，甚至会给档案本人的工作调动、职务升迁、组织考察等造成不全面甚至不好的影响。在接收档案资料时还有一个需要注意的问题就是要检查档案材料的来源，目前我国的档案资料还仅仅只记录了比较重要的事件节点，比如升学、参加工作、职务调整等，这些情况记录往往比较宽泛，所以对于干部档案管理的相关人员来说，努力拓展干部信息的收集渠道是做好干部人事档案管理工作的重要加分项。对于那些档案中内容模糊、格式不对的资料，档案管理人员要对其进行及时地做出整理鉴别，在最大限度上保证档案的公信力和真实度，使得单位和国家能够根据档案充分地了解一个人的情况。

3）档案功效存在局限性。干部人事档案对于一个党政机关、国有企事业以及军队等单位来说，它发挥的功能就是根据干部的“三龄两历一身份”进行筛查或者考核，但是档案中的记录只有关键环节的升学、工作、入党等节点，而缺乏对于档案所反映人物的性格、素质等的记录，这一点容易导致从档案中筛选的人物在实际工作中可能并不符合工作的要求。一个规范的干部人事档案管理应该追求更加多元化的档案使用价值，做到把工作中的德能勤绩廉、生活中的兴趣爱好性格等都在档案中有所体现并在使用时有所借鉴，比如一些岗位需要优秀体能素质、细心沉稳的干部，单位根据档案进行筛查时就能知道哪一些人的体能素质比较优秀、性格稳健，是否合适这个岗位，这时如果档案中具备这样一些比较典型的能够反映方方面面的记录就能让档案发挥更大的作用。但事实上是有局限性的，很难做到全面真实地为干部准确画像。

3 加强干部人事档案管理规范化的策略

1）更新观念，增强档案管理现代化意识。在互联网技术快速发展的当今，干部人事档案实施档案数字化管理是一个非常好的方式，不仅可以提升管理人员的工作效率，更可以利用电子设备来使整个档案管理过程趋向规范化。因此档案管理人员首先要认识到科技所带来的先进管理手段能够大大提升以往的工作效率并主动树立紧跟时代的档案意识，改革优化以往人工管理干部人事档案的方式，利用数字方式将干部人事的档案加工为可见的数字资源，而不像以往只是简单的进行纸质存档。每一个人的档案都是国家宝贵的人才财富，如果管理人员采取先进的数字化管理方式，则会起到事半功倍的效果。在规范化上，数字化管理使得管理人员在存档时只需要输入对应的信息，如果信息错误或者有缺失，管理系统则会及时提醒管理人员核对信息。

2）加强制度建设。在国家已有的法律、条例的框架下，根据日常管理工作需要，应该不断制定、完善各种有利于工作的规章制度，用制度来规范干部人事档案管理工作行为是最有效、最捷径的办法。需要制定的规章制度有很多，比如日常查借阅制度、干部人事档案转递制度、资料收集归档制度、保密制度、检查统计制度、鉴别整理审查规定、归属流向规定、工作流程、档案管理人员职责等等。这些制度、规定都是日常管理必须用到的，没有规矩不成方圆。尤其是比较大的管档单位，要想做到规范化管理，没有规章制度的约束是不可想象的。

3）合理制定工作目标。当下社会要求我国人事管理对干部人事档案的管理工作，应当结合干部人事档案管理工作的特点，对干部档案管理工作适当规划，保证干部人事档案的规范化管理[2]。干部人事档案的规范化管理是一个长期的过程，因此在这个过程中就需要设立一些合理的短期以及中长期目标。中长期目标的设立需要基于总体情况来考虑，尽量做到为以后的管理留下发展和扩充的地方，最重要的是长期目标需要遵循减少无用资源的原则。而短目标则需要考虑可实施性，管理人员需要按照标准化的要求来对干部人事档案进行归类和整理，然后进行规范化的编号收录。这份工作非常需要工作人员的耐心和细心，对于不同时期档案的数据处理也要根据实际情况来开展工作。另外对于已有的纸质干部人事档案，可以采取分级别划时代、先重点后一般的做法对比较有价值的干部人事档案先转化为数字档案；由于经费不足等原因,还可以采用先在职后退休的顺序对干部人事档案进行数字化处理。对于一些人员调动但是人事档案没有迁移的情况要及时做出处理以避免资源冗余或者浪费。

4）加强硬件设施建设。一个规范化的干部人事档案管理流程中需要进行的一项重要工作就是建设一个良好的储存设施。例如配有合理有序标记的密集架档案柜、具有防盗效果的保险文件柜等，随着时代的发展必要时还要为电子档案配备防磁柜、数据库等设施，这些设施在储存档案的过程中是必不可少的。在这些基础设施的配置上可以采取重要设施先添置、后续设施慢慢更新换代的策略。在设施的选择上也要按照所存放档案的具体情况来进行考虑，对一些具有重要意义和价值的干部人事档案应该配置带有保险措施的储存设施，对于一些普通的干部人事档案则可以选择普通的设施来储存。此外对于档案室也要进行相关的维护，比如安装防盗窗、消防设施等，做好温度、湿度的日常监控、调节，认真落实干部人事档案管理的“八防”设施要求，这些设施不仅仅是为了规范化档案室的管理，更是对干部人事档案安全和人员健康的必要保障措施。

5）重视人员培训。干部人事档案管理是一项专业的工作，它需要管理人员具备扎实的档案管理能力，档案管理不仅仅是对干部人事档案进行归档收纳，更重要的是对档案进行归类、整理，让档案在摆放时井然有序，在查询的时候能够最快时间内找到对应的档案。除此之外还需要管理人员具备自主学习的能力，在互联网时代下能够迅速采用新的数字化管理来规范档案管理工作。单位要对档案管理人员进行相关的培训，不仅要帮助他们深入了解各种有关于档案数字化存储和管理的操作知识并展开相应培训，确保操作人员在进行数字化档案管理时不会对档案或者设施有所损坏，更重要的是在平时要组织一些档案管理人员的思想和工作方式培训，让档案管理人员在培训中逐渐加深对于干部人事档案管理的重视程度并更好地掌握档案管理的工作方法，以便更好地胜任工作。

4 结束语

综上所述，干部人事档案的管理工作是一项非常重要的工作，它不仅仅能帮助各单位充分了解单位人才的信息从而能够更好地对人员进行管理和任用，也可以让这些信息更加充分地被国家所掌握并更好地为社会服务。我国干部人事档案的工作当前急需摆脱以往管理方式的弊端并转而进行规范化管理，所以这也给干部人事管理工作带来了新的机会，只有干部人事档案管理人员和部门充分认识到干部人事档案管理的规范性，才能让我国的人事档案管理工作越来越规范。