县级财政档案管理存在的问题与对策研究

2021-04-14王文媞

卷宗 2021年25期

王文媞

（河南省驻马店市遂平县财政局，河南驻马店 463100）

随着财税体制改革的不断深入，县级财政档案管理在财税体制改革中发挥着关键性作用，能有效推动县级财政档案规范化管理和深入建设，促使财政档案管理不断趋于制度化，加强财政档案管理工作紧迫性日益凸显。分析县级财政档案管理问题，能够开展双基建设工作、促进县级财政朝着科学化、合理化以及严谨化发展，最大程度发挥县级财政职能的价值与作用，巩固基层政权、提高县级服务水平，推动县区经济社会统筹发展，其具有长远性。

1 县级财政档案管理的概念和特征

县级财政档案是指在发展和建设过程中对其财政、税收和经济的记录，社会经济的真实反映，也是各级领导层和部门在分析历史经验的基础上，制定未来发展计划、开展后续工作的重要数据信息支撑。各级领导层、财政与档案部门必须提高对财政档案管理工作重视程度，在贯彻落实相关政策的基础上不断优化管理内容[1]。

县级财政档案工作是县级财政部门整体管理工作中非常关键的一部分，主要有以下几个特征：一是真，在开展县级财政档档案工作时，一定要保证其档案资料具有真实性，坚持实事求是原则，确保档案和资料必须是真实、精准的，不能虚造也不能作假；二是全，就是在开展县级档案工作时，一定要保证档案资料具有完备性和全面性，要收集各个时间段、各个领域和方面、各级单位和部门的档案资料，并且还有要根据时间、性质和用途的进行分类、整理，避免在管理和保存过程中出现丢失和遗漏等问题，如有收集新档案要及时补充；三是活，在开展此工作时，一定要坚持动态调整原则，灵活改善和优化管理策略，如果财政信息发生了变动，要及时完善；四是密，档案管理工作的核心要求之一就是安全性和机密性，根据法律法规规定，任何人不能随时随地查阅和泄露档案资料，如果需要查阅和应用，必须严格遵守相关程序。

2 县级财政档案管理的现存问题

2.1 主体权责不明，工作人员素质较差

首先就是县级财政档案管理机构建设和管控模式不具有一致性，财政档案管理机构在开展管理工作时，认为档案工作的实质就是保存县级财政历史的工作，其具有历史保护性。如今县级财政工作人员比较少，工作量大，在财力紧张局势下，不能认识到财政档案管理工作的重要性[2]。其次就是财政档案管理职能规定不够明确，在建设县级财政档案过程中，我国相关法律政策明确划分了其职能范围。但是随着财政档案改革政策推进，县级财政档案管理职能发生了很大的变化，其职责范围扩大，导致本职工作更加被动、敷衍，既不能贯彻落实相关政策法规，也不能充分发挥财政档案管理职能的作用和价值。最后就是县级财政档案管理的属性不够明确，在开展财政档案管理工作过程中，常常会忽视会计档案。部分人认为将财政档案保存在县级政府中就足够了，自己不需要单独存档。导致关于财政的策划、总结、报告、预算资料以及人员资料非常容易丢失，甚至一些工作人员会单独持有资料，在出现工作调动时将其带走。并且负责财政档案管理的人员一般都不具备档案管理专业知识，专业素质及技术能力可能无法满足工作要求。同时如今财政档案管理朝着现代化发展，要求工作人员必须掌握计算机信息技术，但是如今大部分工作人员只能基础操控计算机，无法满足现代财政档案管理工作的要求[3]。

2.2 无法建立健全的管理体制，信息化滞后

县级政府在财权和事权方面缺乏统一性，在相关政策法规的规定下，部分支出需要当地财政有明显的增长变化，但是此种增长变化又超过了县级财政现有能力和范围。同时为了促进社会经济发展、提高人们生活水平，政府需要持续推出新方案，要求县级财政提供与之相适应的比例资金，这样增加了县级财政的压力。预算编制也缺乏科学性和合理性，其编制具有粗放性，在执行过程中不能被约束，监督力度弱、资金配置不够透明、决策资料缺乏真实性。并且还存在收支困难等问题，因为不同地区拥有不同的发展资源、基础并且各县之间的差异也比较明显，能够直接体现在财政收支上。拥有工业以及自然资源丰富的县比以农业为主的县发展快、优势强、财政供养压力小。但是大部分县没有制定科学、完善的财政档案管理制度，也没有合理的工作程序。其操作缺乏科学性，不能制作电子档案，也会出现电子档案存在环节出现遗漏、丢失等问题[5]。

2.3 管理条件差，经费不足

如今虽然财政档案管理活动逐渐趋于规范化和标准化，虽然改善了管理条件，但是仍存在办公环境差、手段滞后以及能力弱等问题，削弱了管理职能价值和作用。第一是办公设施比较陈旧，县级财政档案管理办公面积小，甚至一些管理人员没有固定的办公场所，办公设施陈旧。同时还缺少管理费用，对其投入资金不足、途径不够完备，难以提供建设资源。再加上其投资缺少连续性，大部分资金都来自一次性补助，不能促进财政档案建设和管理朝着规范化、制度化发展，不能保证县级财政档案管理工作顺利开展。甚至一些档案还被存放在办公室内中没有专门的存放库房，其不仅降低了存放的安全性，还不重视防潮、防火、防尘等工作。

3 县级财政档案管理的优化策略

3.1 加强档案的专人管理

欲加强县级财政档案管理的规范性，就一定要从管理人员方面入手，应充分落实档案的专人专岗制度，避免档案管理工作由兼职人员落实，从而导致档案管理工作的混乱现象。强化档案工作培训，建立高素质档案队伍。组织档案管理人员学习《档案法》、《档案法实施办法》等相关法律法规和档案业务知识，不断夯实档案管理人才基础。一方面要提高财政档案管理部门的准入要求，提高学历标准，招纳专业且高素质的工作人员。另一方面要对老员工进行再培训，要引进先进的财政档案管理理念、提高管理技术和能力，以此提高此工作的专业性。并且还要根据新时代要求以及现代化县级财政档案管理需求，增加信息技术培训活动，结合档案局、档案馆人员，邀请专家或者专业的技术人员开展技术与经验教学，以此提高员工的热情和积极性[6]。

3.2 建立科学的档案管理制度

如今现代化县级财政档案管理已经是必然趋势，相关部门必须及时制定和完善符合现代化需求的档案管理制度。第一要提高计算机的安全性，做好保护工作，通过电子档案管理提高财政档案管理的效率和质量，让财政档案更加安全。第二要严格落实档案管理的程序与环节，要制定科学性、合理性以及严谨性的操作标准，以免县级财政档案出现遗落或者篡改等问题。在管理上一定要分门别类，不同档案应在归档上作出区别，统一落实档案的规划和管理工作，在最终完成电子档案接收之前，由工作人员基于归档标准体系要求，对档案进行分类，防止出现乱归档的工作乱象。

3.3 推进电子档案管理

财政档案管理方式，同样也需要本着与时俱进的思想，加强信息技术的学习和利用，从而提高财政档案管理服务质量。县级财政部门要强化信息化管理意识，应积极开发电子档案管理数据库，通过扫描将档案录入到数据库中，简化管理手续，提高管理安全。着力提升办公电子化水平，重视各具有管理参考价值的音频、视频、图像、电子文档等档案资料的数字化搜集、存储、管理、维护，实现文件收发管理电子化登记工作，为进一步提升档案工作服务质量奠定根基。

需要注意的是，提高财政档案管理现代化水平，不代表将传统工作方式彻底抛弃，而是要在利用信息技术的基础上，完善财政档案资料的收集、整理、归档各个环节，并加强历史档案的保密和保管，实现管理工作规范水平的提升。财政档案管理工作应重视人员主观能动性的发挥，为不同档案文件分门别类，提高整理工作的规范性，保证档案管理工作效率达到要求[4]。

为保证电子档案的安全性，应当加强档案的身份验证，或利用防火墙技术或入侵检测技术，防止系统被外界病毒入侵。平时工作人员应重点对用到的电子档案加强检查，并对载体做维护。在保养载体的同时，还需要对档案可靠性进行监测，避免发生档案信息丢失或被篡改的现象。

3.4 规范档案查阅

县级财政各项基础工作中，档案管理工作是不容忽视的关键点，实际工作中，档案查阅可以为工作中的问题，提供解决思路。在档案查阅时，相关人员应按照制度要求和规范的流程，正确调阅有关档案。具体来说，主要有以下几项：首先，须出示个人证件和单位凭证，完成《档案查阅登记表》的填写，档案摘录部分应当和原文保持一致，不能在其中加入个人意见。另外，应重视对档案的爱护，不能出现污损、折叠、撕裂等情况。最后，档案查阅应全程在阅览室进行，不能擅自将档案带走。

3.5 推进档案管理精细化

严格按标准配备灭火器、消防栓等设施，满足防虫、防湿、防火、防盗、防光等要求。完善《档案分类方案》、《档案保管制度》、《档案查阅制度》、《档案保密制度》等规章制度，从文件的收集、整理、归档、保管期限、查阅规定等方面明确要求,以制度落实推动档案安全规范管理。将档案工作纳入岗位目标责任制，与奖惩挂钩，促使档案管理人员在具体操作中坚持原则，严格把关，档案资料收集齐全，按分类方案规范整理组卷，确保档案完整规范。