如何提高事业单位档案科学化管理水平

2021-04-14龚秀容

卷宗 2021年25期

龚秀容

（江西有色地质勘查五队，江西九江 332000）

1 档案意识薄弱

目前，大部分事业单位的决策领导层往往将关注焦点全部集中在经济效益与形象建设工作当中，没有意识到档案所蕴藏的价值，错误地认为档案管理很简单，只不过是收集、整理过期的文件材料，并不能产生直接的经济效益，忽略了档案管理的重要性，对档案管理方面的工作不闻不问。首先没有建立起科学有效切实可行的档案管理制度，档案管理制度成为挂在墙上的一纸空文，使档案管理工作无章可循，增加了档案工作人员的管理难度，阻碍了档案管理的发展。管理制度中没有有效的奖惩措施，导致各部门移交档案和管理人员收集档案缺乏积极性，各部门产生的档案不能全部移交到档案室，档案收集工作受限。有些工作人员借阅档案后丢失档案，没有有效的惩罚问责措施，部分档案丢失无法挽回，影响了档案的齐全完整性。档案的宣传工作安排部署不到位，一些职工档案意识淡薄，不积极主动移交档案，不进行整理直接将档案交到档案，认为整理工作应该由档案管理人员完成。

2 思想观念陈旧，管理方法单一

计算机、大数据等信息技术在档案管理工作中的普及应用，为提升档案管理效率提供了强大的技术支撑。由于部分企事业单位安排的档案管理人员年龄结构偏大，文化水平偏低，学习意识淡薄，使得管理人员在接受新思想、新事物、新技术方面存在严重滞后现象，甚至一些档案工作人员不思进取、不谋发展，依然沿用过去的老套陈旧的管理方法，导致档案信息化管理水平始终处于落后状态[1]。事业单位注重的是经济效益，由于档案管理工作往往不受重视，对档案管理工作很少过问，档案管理人员一般默默无闻，却政绩不高，也很难得到提拔，甚至身兼数职，无法专心投入档案管理工作，导致档案管理人员干事的激情逐渐消退。因此岗位流动性较大，又没有经过规范的档案交接，导致部分档案缺失。如此恶性循环导致档案管理工作裹足不前。

3 没有集中统一管理档案

部分事业单位的档案还处于分散管理的阶段，没有专门的档案库房，各部门自己管理自己的档案。各部门档案管理情况参差不齐，档案随意堆放在办公室，查找十分困难，借阅管理方面比较混乱，导致一些档案丢失。各部门也不按规范去整理档案，档案管理整体水平不高。甚至一些职工也不再留存档案，档案只交到上级档案馆或甲方，导致单位内部存储缺失，不利于维护档案的齐全完整。由于分散管理，各部门档案保管条件不同，设备设施达不到标准规范要求，通风、防盗、防火、防潮、防虫等设施不标准，温湿度不符合要求，严重影响纸张的寿命和档案的保管质量。

4 资金投入有限，硬件设施不足

部分事业单位领导层的焦点都集中在单位的经济效益上，资金投入更加倾向于项目投资和扩大生产规模方面，对于档案方面的硬件设施、专业人才、管理系统的投资资金较少。一些单位甚至没有一个专门的档案库房，有些单位把档案室兼做仓库，堆放一些杂物，给档案管理造成了不利影响。缺乏科学有效的档案管理系统，传统的纸质档案需要管理人员进行分类归档，编制档案电子目录，才能方便档案人员查询利用档案。部分单位没有建立起档案分类大纲，主要依靠管理人员基于对单位的全面了解情况下进行合理分类，一旦管理人员有变动，短时间内部分档案很难查到。事业单位没有科学有效的档案管理系统和便捷性的检索工具，将影响档案的查找效率。

5 主要收集纸质档案，电子档案的收集较少，档案数字化程度偏低

当今社会正处于一个开放包容的时代，信息化、科学化已经逐渐成为我国主要的发展趋势。同时，随着互联网技术的不断普及，国家信息技术逐渐发展成熟，各行各业都在努力朝着更加先进、更加高端的方向前进[2]。尤其是对档案管理工作而言，传统纸质档案存在很多的弊端。首先就是传统纸质档案需要管理人员手动进行分类整理，不仅需要花费大量的时间，还占用存储空间。随着档案数量的日益增加，各单位的档案销毁制度不健全，对于销毁档案始终保持着谨慎的态度，只有扩建档案库房才能容纳新增加的档案，极大地浪费了空间。纸质档案查找比较麻烦，尤其是查找比较古老的档案，更需要花费大量的时间和精力，而且还不一定能找得到，查找效率很低下。电子信息化管理方式已经是必然的发展趋势，电子化与纸质档案相结合将成为未来档案管理的主要形式。各单位应该采取分类的方式收集档案，对于保存价值较低，可以只收集电子档案，还能运用计算机技术把纸质档案转变成为电子档案，而且还可以把电子化的档案资源存储在硬盘或光盘中，不仅有效节省了档案存储空间，方便档案编研利用，还节省了人力物力。

对于以上部分事业单位存在的这些问题，只有采取针对性的措施，充分认识到提高档案管理水平的重要性，加强宣传树立全员档案意识，只有调动起事业单位所有职工的积极性才能提高档案科学化管理水平。现在处于事业单位改革的关键时期，各单位可能存在合并分立的情况，那么各单位的档案也将面临交接的问题，各单位管理档案水平参差不齐，更应该统一按规范去管理档案，才能顺利完成档案的交接工作，推动机关工作效率，促进单位的生产经营效益。针对以上问题我们将从以下几个方面着手：

5.1 提高档案管理意识

首先从领导层到普通员工，都要提高档案管理意识，要认识到档案管理对单位的生产发展有着不可估量的影响，把档案管理工作纳入单位内部考核当中，主要领导负责，部门负责人具体落实。健全各项档案管理制度，针对档案管理的各个环节采取有效的奖惩措施，激励各部门积极配合档案管理工作。同时加强宣传工作，经常派档案专兼职人员外出参加理论培训和实践操作学习，去管理较好的单位参观学习。邀请专家来本单位进行授课，全员参加，提高职工的档案意识。让领导和员工意识到档案在单位发展中的重要性，让单位全体职工了解档案相当于单位发展的命脉，档案对单位的生产经营起到至关重要的作用，同时也能提升单位的形象和信任度。想要单位发展得更好更快，必须重视档案管理。只有从思想层面上解决问题，才能树立起全员档案意识，职工才会积极主动去收集档案并移交到档案室。领导层要经常监督档案管理工作的进展情况，部署各项工作。事业单位最好是从高校招聘档案相关专业人才建立档案部门，配备档案专职人员，使档案管理人员能够全身心地投入到档案管理工作中来。档案管理人员一直处于默默无闻，政绩不高的状态，导致档案管理人员积极性不高。而单位的档案管理水平一定程度上依赖于管理者的认识水平。对于档案管理人员有奖惩措施，有一定的晋升空间，才能激发管理人员的积极性，努力学习各种新规范，按规范去管理档案，有效提高档案管理水平。

5.2 集中统一管理档案

档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用。这是档案管理的基本原则，各单位应建立档案室集中统一管理各部门形成的档案。在分散管理的形式下管理档案，各部门形成的档案各自管理，档案管理不是部门的主要工作，容易造成对档案管理工作的不重视。各部门档案管理人员多半是兼职，在日常管理过程中往往比较随意，而且没有专门的库房存放档案，容易造成档案的丢失，不利于档案的完整与安全。集中统一管理档案迫在眉睫，各部门按年度或者项目竣工将档案移交到档案室，有专人负责分类整理，严格履行借阅登记手续。各部门设置兼职档案管理员，负责部门档案的日常收集工作，档案管理部门经常性主动去催收档案，过期借阅及时催还。集中统一管理档案，管理员可以根据单位具体情况，建立专题档案，大大提升档案查找效率。

5.3 加大档案管理的经费投入

相关领导必须对档案管理现代化引起重视，增加资金投入，保证档案现代化管理工作的顺利开展。投入一定的经费，建立档案专门库房、阅览室、办公室，购置档案密集架、防磁柜、底图柜、温湿度监测器、除湿机、扫描设备等，创造有利于档案保管的环境。增加档案管理人数，推进档案数字化覆盖率，提高档案查找效率，减少调用纸质档案的频率，有利于保护纸质档案。传统模式下查找档案主要依赖于手工查询，一旦人员有所调整，短时间内接替人员很难快速查找到档案。事业单位购置档案管理系统软件，利用便捷的检索工具，便于职工查找档案，提升查找效率。档案管理必须充分利用计算机大数据的优势，事业单位建立完善的电子档案管理系统，促进档案信息更好地保存、查找等，使档案资源得到充分共享，为各部门提供更有价值的档案信息，促进档案管理工作满足时代发展需求，使事业单位档案管理工作更科学、更高效。通过有效地利用计算机开展档案管理工作，能够快速的查询到所需的信息，大大提高了档案管理工作效率[3]。

5.4 重视收集电子档案，推进档案数字化

传统模式下只收集纸质档案，纸质档案容易受潮发黄变脆保存时间有限，所以我们在收集纸质档案的同时要收集电子档案，利用计算机进行存储。对于一些比较珍贵的纸质档案，利用扫描仪、数码照相、摄像等专业设备转化为电子文档、压缩文档、图片或者视频影像资源，保证纸质档案内容与电子档案内容一一对应[1]，查找档案时可以直接调用电子档案，减少使用纸质档案的频率，从而延长这些档案的保存时间。电子信息化管理方式已经是必然的发展趋势，电子化与纸质档案的互相结合将成为未来档案管理的主要形式[2]。