刍议基于云计算时代的档案管理安全机制模式

李雯娟

（贵州省城建档案管理办公室，贵州 贵阳 880051）

1 前言

云计算技术的应用需要基于大规模的数据中心，或者是超级计算机集群，根据目标用户的实际需求，多方整合计算资源、存储资源，为用户提供精准的服务模式。云计算技术的应用可以为网络用户提供处理器资源、应用软件服务以及数据存储服务等等。相比较来看，云计算的最大特点是强大的计算机数据存储功能，并且可以大幅度提高共享数据中心安全性和可靠性。我们已经正式进入到了云计算时代中，为了能够进一步提高档案管理工作的质量和效率，现代企业则必须基于自身的发展情况和用户的实际需求，逐步完善档案管理的安全机制，督促档案管理工作朝向制度化、规范化、科学化的方向所发展。

2 云计算的特点

2.1 安全性高

在传统模式下的数据存储环节中，如果计算机出现了运行故障，将非常容易导致数据信息的丢失，将威胁到档案信息资源的完整性与真实性。而通过运用云计算模式，档案信息资源会被同步存储在网络云端，可以对数据信息进行实时备份，并且在不同的计算机系统中随时获取所需要的档案信息资源。相比较来看，云计算分布系统的应用可以进一步提高档案信息数据的安全等级，并且在相应权限管理技术的支持下，从根本上解决由病毒入侵所带来的安全风险。

2.2 处理能力强

云计算技术在档案管理工作中的普遍应用，将大幅度提高档案信息数据的分析与处理效率。目标用户可以在网络环境中使用任意一台计算机系统来获取档案信息数据，并根据用户的权限等级，云计算系统在收到用户的请求指令之后，会在不同的数据库内精准地获取档案信息，快速满足目标用户对于档案信息资源的获取需求，使得整个操作流程更加的便捷且高效。

2.3 利用率高

在云计算模式下，云端会存储大量的档案信息数据，进而面向庞大的多元用户群体提供精准的档案信息服务。在传统模式下的档案管理工作中，之所以需要应用到较为复杂的工作流程，主是为了能够保证档案资源的利用效率，提升档案管理系统的安全等级。但云计算模式下，系统则可以精准地获取多元化用户的实际需求，用户可以不受时间以及地域的限制，随时随地完成信息数据的分享与下载操作，以此来全面提高档案信息数据的利用率。

3 云计算环境下档案安全管理机制的建设现状

3.1 预防与救急思想相对薄弱

在上文中已经对云计算的应用优势和特点进行了初步介绍，很显然，通过将云计算技术应用到档案管理工作中，不仅可以大幅度提高档案管理的工作效率，简化工作流程；而且还能够全面提高档案管理机制的安全等级。在最近几年来，随着我国社会经济体系的日益完善，信息技术水平也在突飞猛进，现代企业的档案管理机制已经发展得相对成熟，档案管理的安全作业力度在随之同步加强。从整体的角度出发，档案管理工作的整体水平已经达到了前所未有的新高度。但在云计算环境中，档案管理的执行方法和工作理念出现了明显的变化，这就导致很多企业出现了“水土不服”的情况，并不能够很好地适应云计算环境下的诸多创新要求，不具备应有的档案管理救急观念。

首先，部分企业对于档案管理安全机制的认识程度较弱，片面地以为云计算环境与传统的档案管理模式并无二致，只需要参考以往的安全管理经验来制定出相应的预防措施即可，并没有针对云计算技术的应用做出相应准备，一旦发生突发事件，将会措手不及。其次，部分企业对于云计算环境的资金投入较少，现有的硬件设备水平不足。由于档案管理工作并不会为企业带来及时的经济收益，就会导致部分管理人员将档案管理工作看作是可有可无的协助作业，这在无形当中降低了档案管理机制的安全等级。最后，企业现有的档案管理团队普遍存在着综合素质不高的情况，过于依赖以往的工作经验，一直按照老制度老规矩来办事。在应用云计算技术时缺乏创新意识和调节能力，阻碍了安全机制改革工作的高效推进。

3.2 档案安全管理机制的现代化程度较低

现如今，随着网络技术水平的全面提高，在国内外经常会出现各种类型的网络安全事件。从全局的发展角度来看，我国的档案管理水平虽然已经发展得相对成熟，但现行的安全管理制度中仍然存在着很多问题。首先，部分企业并不具备较强的安全责任意识，只是将档案管理室和库房设置在房屋底层，一旦遇到自然灾害，将会对纸质档案带来极大的威胁。虽然绝大多数的现代企业都已经完成了电子档案的信息化建设任务，但仍然存在着管理环境安全等级不足的问题。很多企业只重视基本的安全防范措施，但对于计算机系统以及硬件设施的运行状态缺乏了解。一旦计算机发生运行故障，将会导致其中所存储的档案信息资源完全丢失，进而为后续的档案管理工作设下了重重阻力。

4 与计算时代中档案安全管理机制的构建措施

4.1 全面提高对灾难防范工作的重视度

在当前的云计算环境中，新旧档案管理模式之间的融合与碰撞衍生出了诸多现实问题。为了能够从根本上杜绝档案管理模式中的安全隐患，现代企业则要积极整合以往的档案管理经验，在此基础之上来判断现行档案管理方法与云计算技术之间的契合点。首先，企业内部各个级别的档案管理人员务必要对云计算环境下的档案管理安全制度建设要求进行细致解读，从细节入手来掌握档案安全管制的各项要求，尽快树立起应有的危险意识，可以时刻准备进入到戒备状态。一旦突发事件出现，能够在第一时间给出相应的解决方案。其次，档案管理人员还需要认真研读档案安全管理制度中的各项内容，基于云计算环境来理解灾难预防的关键要点。摒弃以往的老旧思想，尽快树立起应有的创新意识，拿出端正的态度来认真学习先进的云技术运用方法。最后，现代企业的管理者还应当将安全预防融入到公司的整体策划环节中，认清原有安全管理机制中所存在的不足，投入更多的资金和精力来提高企业内部的软硬件设施水平，督促档案安全管理机制的贯彻与实施。

4.2 提高云计算环境下的档案系统安全等级

4.2.1 身份认证

在B/S模式中，比较常用的身份认证方式即为用户名和密码，很多用户会习惯于选择自己的生日电话尾号来设置密码，或者直接将原始密码作为登录密码。此种认证方式存在着较大的安全隐患，十分容易造成用户个人信息的泄露。即使是部分用户会应用到长度较长的密码，但由于密码本身属于静态数据，因此十分容易被木马程序或监听程序所获取。针对此种情况，将需要一个安全等级更高且使用方便的身份认证方法。目前，比较常用的即为口令控制，用户在进行密码更改时需要进行简单的口令控制，并要求密码内容同时包括数字、字母以及大小写等多项元素，在经过一段时间后，系统还会要求用户通过手机验证码的方式来重新登录系统界面。

在C/S模式下，还可以通过数字证书的认证方式来精准判断用户是否通过合法的授权许可。数字证书就是网络环境中各个实体的身份证明，可以精准验证目标用户的真实身份以及公钥的合法性。简单一些解释，数字证书就相当于是一个电子护照，将大幅度提高云计算环境下档案管理系统的安全运行等级。

4.2.2 数据库保护

数据库则是档案管理系统的心脏，同时也是确保档案管理系统在云环境下安全运行的基础条件。为此务必要加大对数据库的保护，确保其中各项数据信息的完整性与安全性。在云计算环境下，可以通过密码技术，让数据信息一直处于受保护的状态中。并同步做好相应的文件管理和备份工作，针对重要性较高的答案信息数据进行单独加密。

4.3 构建云计算环境下的档案安管管理体系

首先，在云计算环境下，档案信息数据的安全性是重中之重，现代企业要应用先进的信息技术与网络加密IP层来对档案信息数据进行合理维护。其中，现代企业需要对计算机系统加装最新版本的防火墙，同时采用网络环境中设置安全控制点的方式来实时监测外来用户的来访记录。一旦发现运行异常，则需要立即停止其访问权限，全面保护档案信息数据的安全性与完整性。

其次，现代企业还要积极创新档案信息平台的运营管理机制。其中，需要将档案信息平台的运营管理与相关的安全责任制度落实到每位档案管理人员的身上。另外，还应持续加大对于云环境下档案信息平台的监管力度，一旦发现平台在运营过程中出现安全隐患，则需要在第一时间找到相关责任人，并通过多方商讨来给出解决方案。

最后，要构建出云计算环境下档案信息管理的安全测评体系。档案管理人员要结合现阶段档案管理安全机制的运行状态，判断整个信息系统的安全等级，保证档案信息资源不会在使用过程中受到破坏和干扰。另外，档案管理人员还要同步保障各方的合法权益，在进行档案信息安全的测评工作时及时做好相应记录，并将最终的测评结果向上级管理者进行汇报，对后续的档案管理安全机制做出适当改进。