工会档案管理工作的创新路径探索

2021-04-14左丽华

卷宗 2021年25期

左丽华

（滨州市总工会，山东滨州 256600）

工会档案详细记录工会发生发展的过程以及各项活动，在记录工会成就、维护员工利益、评选先进个人、组织职工活动等过程中占据关键位置。总而言之，工会档案就是见证和记录工会历史的凭证。工会在后期发展过程中需要以工会档案为鉴、总结发展经验、吸取失败教训，为之后工会工作的稳定展开提供支持。在新时期我国政治、经济、文化等飞速发展，为工会档案管理提出了新的要求，工会档案必须在此背景下不断创新，通过自身发展适应新时期社会需求。

1 工会档案管理的重要性

1.1 促进工会档案工作规范化

工会若想在新时期顺应时代发展需求，迎接新时代挑战必须要实现档案管理的规范化。档案管理是对于工会基础工作、发展历程的详细记录，实现工会档案管理规范化也是促进工会整体工作规范化的表现。工会必须以自身发展实际为前提，制定出合理可行的管理体制，设置专门的组织机构，构建系统完善的管理体系，实现各部门间的协调配合。设置专门的档案管理人员进行档案收集、管理等工作。另外，专职人员需要重视与各部门信息员间的交流沟通，通过加强联系提升信息收集的真实性，同时予以定期检查和指导，在信息收集方面要做到随时收集联合定期收集，以此降低文件流失、文件损坏等发生的可能性。严格按照相关制度进行档案的收集和管理，在拓宽收集范围、丰富档案室藏的基础上促进档案管理工作的顺利展开。

1.2 保持工会工作连续性

工会档案是工会发展的记录，也是工会向前发展的重要参照。工会档案管理质量的提升对于促进工会创新发展、保持工会事业连续性有关键意义，同时，高质量工会档案管理能够为新老领导衔接、工会改革发展提供资料支持，以此保证工会工作的连续性，保证工会高质量发展。领导人员进行工会工作的各项决策制定时也可通过工会档案获取准确数据支撑，以此保证决策的科学、可行、合理。因此，工会在工作过程中必须重视工作档案管理工作质量的提升，通过工会档案吸收经验、总结教训，为其他各项工作稳步科学发展提供保障。

1.3 推动工会工作创新发展

工会档案在社会发展新时期的重要性愈发突出，工会要通过高质量档案管理对过去的工作进行认真总结，借鉴经验，实现自身创新发展，应对新时期、新形势下的新挑战、新任务，在顺应时代发展要求的基础上实现创新。工会的创新发展离不开对于档案资料的深入分析，通过档案吸收经验，以此加强对于工会过去工作的总结，实现创新发展。

2 工会档案管理工作存在的问题

2.1 对工会档案管理重视度不高

在新时期，档案管理制度愈发完善，更多工会及企业认识到了档案管理在工作中的重要作用，在实际发展需求中对于档案价值也有了更加清晰的认知。但是，目前而言仍有少数工会并未将档案管理作为重要工作内容。这主要是因为工会档案管理属于后期保障工作，部分领导者认为该工作并不属于一线工作，且在日常工作中应用率较低，故而将工会档案管理边缘化，未重视档案管理质量的提升。加上档案管理工作无法为工会带来短期可见的效益，因此对工会档案管理重视度不高成为部分工会较为常见的问题。这会造成档案管理混乱、错误发生率高，认为档案管理仅是对于档案的简单储存，档案遗失、损坏等时有发生，严重阻碍了档案管理规范化的实现。

2.2 档案管理制度有待健全

我国部分工会在进行档案管理时未有统一的工作制度，档案管理人员随意进行档案管理。制度性不强就会造成档案管理不规范、档案内容不全、内容损坏、查阅困难等问题频繁发生。另外，档案管理制度不健全也会造成对于档案管理人员监督的缺乏，致使人员未按照要求进行档案管理工作，责任心缺乏。档案管理工作内容较为繁杂，人员必须做到细致、严谨才能够较好完成档案管理分类和管理的工作。为此，工会必须建立起健全完善的档案管理制度，工作过程中做到有法可依，同时对人员工作予以严格监督，提升档案管理质量。

2.3 工会档案的价值开发不足

工会档案目前仍处于较为封闭的状态，较少公布，因此工会档案管理也存在与外界交流不足的问题，造成档案管理工作方式落后、管理思维有待提升。这不利于档案管理对于外界信息的及时获取，对于档案价值开发、管理工作质量提升都会造成一定阻碍。另外，对于档案价值开发力度不足也会造成档案管理信息化建设困难，阻碍工会迅速健康发展。在工会发展过程中任何资料都极为重要，因此必须要对工会档案予以合理有效开发，通过认识到档案价值提升档案管理工作质量。

2.4 信息化管理水平有待提升

在信息化时代，互联网技术已经渗透到各行各业，在促进各行业发展中起到了不可替代的作用。工会也逐渐将信息化融入至工作过程中，但是部分工会在档案管理方面仍未实现较高的信息化水平，部分工会在进行档案管理时仍以人工管理为主。在社会发展新阶段，工会的档案数据呈几何倍增加，档案管理人员工作压力及工作量急速提升，在此过程中数据丢失、储存失误等问题也逐渐凸显出来。因此，工会必须将信息化管理技术融入至档案管理工作过程中，通过管理方式的创新为管理工作注入新的活力，将信息化技术优势充分发挥，以此促进行业稳定发展。信息化的实现将极大提升档案管理效率、减轻档案管理人员工作量、全面提升档案管理质量。

2.5 档案管理人员专业性有待提升

部分工会对于档案管理未形成正确认知，因此档案管理工作边缘化，档案管理人员也存在专业性不强的问题。一些工会甚至并未配置专门人员实施管理，档案管理由其他部门人员兼职完成，造成工作专业性不高。对于任何行业来说，专业人员都是提升行业发展质量的关键要素，而档案管理专业人员的缺失将为档案管理信息化发展造成阻碍，难以高质量完成各项管理工作，对于工会整体发展也会产生不利影响。与专业人员不同，兼职档案管理人员无法通过专业知识及丰富管理经验对现有工会档案管理模式予以更新和改善，因此无法实现档案管理的规范化、信息化、数字化建设。

3 工会档案管理工作创新策略

3.1 强化工会档案管理意识

提高档案管理重视程度是实现档案高质量管理的前提，先进的管理理念对于档案管理起指导作用。不仅工会领导需提升对该工作的重视程度，也要向普通员工普及档案管理的重要作用，让工会全体认识到档案管理对于促进工会健康发展的意义，树立正确认知，以此引导之后的档案管理实践，为档案管理工作质量的提升提供基础条件。

3.2 完善档案管理制度

完善的档案管理制度，可以为之后的工会档案管理工作提供制度支撑，工会应以实际发展需要为前提制定出针对可行的管理制度，同时对现有制度予以查缺补漏，对日常管理工作进行明确规范，落实各项责任。对档案的收集、分类、整理等基础工作予以明确内容规定；对现有问题进行针对性分析，并提出有效解决策略；加强对于档案管理人员的监督，提升人员责任意识，建立起相应的奖惩制度。

3.3 加强对工会档案价值的开发

工会档案有其独特价值，对于促进工会健康平稳发展有重要意义，而长时间处于封闭状态较易造成档案价值开发不足、人员对于档案重要性认知不清晰等问题。因此工会需要以现代化信息技术为媒介，促进档案管理科学性与规范性的实现，加强档案价值开发，使工会档案管理工作符合信息化时代要求，顺应时代发展。

3.4 重视工会档案信息化管理

我国已进入信息化时代，对于档案管理也提出了更加严格的要求，档案管理必须顺应时代发展趋势，实现档案管理的规范化和信息化，将现代化信息技术熟练有效应用于各项管理工作中，实现档案管理信息化建设。将数字化技术应用至档案管理工作中可以实现管理工作现代化水平的提升。此外，在运用现代化信息技术时，也要重视信息安全的保障并将其作为重点内容，在提升档案管理有效性的同时保障信息安全。这就需要加强档案管理人员安全意识和防范意识，重视相关设施完善，构建防火墙，加强对于数据库的监控和管理，使档案信息化管理安全高效。

3.5 重视档案管理人员培养

档案管理人员是实施档案管理工作的最主要参与者，因此提升档案管理人员综合素质是实现档案管理创新的关键途径。加强档案管理人员素质培养可从三大方面着手：一，提升档案管理人员职业素养。增强人员职业道德和责任心，使其具备良好的保密观念，树立责任意识；二，要培养管理人员政治素质。具有大局意识和观念，将经济建设作为工作中心，实现档案的系统化管理；三，要培养人员业务水平。其中不仅包括档案管理专业知识和技能，还包括管理理念的更新、信息化信息技术的掌握以及各项通信设备的熟练使用等，培养起高质量综合型人才，为工会档案管理提供人才支撑。