浅谈新时期基层事业单位档案管理工作优化

2021-04-14王伟

卷宗 2021年25期

王伟

（济南市城肥清运管理一处，山东济南 250023）

当今，信息化的发展使得档案管理的工作方式、方法逐渐发生改变，档案管理的理念、管理制度等也受到现实发展的挑战，作为提供公共服务的基层事业单位更需要顺应新时期的发展，改变传统的工作方式以满足人民群众日益增长的对美好生活的需要。目前，一些基层事业单位的档案管理工作，因重视程度不平衡、管理制度不规范、基础设置不完善、专业档案人才短缺等因素制约档案管理工作的长足发展，无法跟上时代发展的步伐，因而创新优化档案管理工作势在必行。本文以济南市城管局城肥清运管理一处的档案管理工作为实例进行探讨。

1 新时代档案管理的特点和要求

档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息[1]。档案材料形成于日常社会实践活动中，是对过去工作情况的真实记录，能够为当前工作顺利开展提供可靠依据，同时也是回顾事业单位发展中缺点与不足的一条重要的途径。档案工作为促进基层单位事业发展，提升人民群众对单位的满意度提供了有力支持。

目前，我国档案管理工作在互联网的背景下出现了翻天覆地的变化，档案资源数据越来越丰富、档案信息更加的多元化、档案的征集存储方式电子化，档案的开发利用也更加充分。数字化的发展也提升了档案的资源的统计、鉴定、收集、整理、利用等工作的效率，档案资源搭乘数字化发展的快车得以高效地整合利用，大幅度节约了人力成本，也提高了档案服务中心工作的能力。随着时代的发展，档案工作逐渐从过去的侧重保存的单一功能逐渐转移到更加注重档案的重新利用和开发的综合服务上，档案服务社会的价值得到大大的提升，档案工作的作用和价值越来越凸显，也越来越得到各个单位的重视。

2 目前基层事业单位档案管理存在的问题和不足

1）重视程度不平衡。基层事业单位对档案工作的重视程度不平衡主要表现在两方面，一方面表现为领导重业务轻档案管理，认为作为基层单位，提供完善的公共服务满足群众需求是主要任务，档案管理工作是锦上添花的事情，没有放眼长远认识到档案工作对中心工作的辅助和促进作用；另一方面表现为重人事档案轻其他档案。以城肥清运管理一处为例：主要业务工作是为市民提供城肥清疏服务和管理工作，可入档的除了业务工作还有人事、文秘、党务、业务、财务等各个方面的内容，档案资料数量庞大，门类不一。因人事档案有相应的规定和要求，管理相对较为规范，而其他文书、党务方面的档案，没有明确的规定和要求便相对没有那么规范。

2）管理制度不规范。档案管理工作是一项复杂繁琐的工作，且需长期搜集整理。而基层档案管理工作往往缺乏明确具体有效的操作规范，导致基层档案管理人员缺乏有效指导，档案收集、管理较为随意，从而影响档案管理的质量和效率。另外，基层事业单位档案管理大多不列入单位年度绩效考核范围，档案管理缺乏有效的考核和监督机制，导致档案工作不受重视、档案管理散漫随意。

3）专业人员不满足。一方面基层事业单位缺乏具有专业档案知识的管理人员，管理档案的人员往往是兼职人员，甚至有些单位将临退休老同志派在档案管理岗位，有些单位管理档案的人员不固定，随意变动，在很大程度上阻碍了档案管理的长足有效发展。另一方面数字化的发展要求档案管理人员对现代化设施设备要有良好的应用能力，实际上事业单位很多档案工作人员没有接受过专业系统培训，在信息化背景下仍沿用传统工作方式，档案知识以及理念更新的速度滞后于现实发展的要求，掌握的专业素质无法满足现代档案管理需求，致使工作囿于传统模式无法突破，难以提升档案管理工作质量。

4）配套设施不完善。具体表现在：一是部分基层事业单位没有意识到数字化档案管理的重要性，即使信息化技术已经渗透到档案管理工作中，但使用范围并不广泛，只将计算机用于日常业务工作，档案管理局限于传统的手工纸质材料收集整理。二是有些单位逐渐开始实施信息化档案管理，虽然配有计算机、打印机等设备，但是相关硬件及软件系统并未得到及时有效更新，无法推动档案管理真正向数字化转变。三是缺乏行之有效的管理维护措施，档案的管理和保存较为随意，没有定时进行整理和清洁，没有防霉、防火、防虫等措施，造成档案的损毁和丢失。

5）开发利用不合理。一是档案使用效率低下。基层事业单位所涉及的档案众多，部分档案的使用次数较少，所以，长时间束之高阁，没有得到有效利用。二是档案的重新开发利用程度不够。局限于传统的工作模式，档案的价值仅限于用来查阅，没有结合当前工作需求，重新整合档案的亮点和价值。三是档案“共享”能力不足。目前各事业单位“信息孤岛”特点明显[2]。一是单位内部各部门的信息缺乏有效沟通，二是事业单位之间缺乏信息的实时有效沟通，没有系统化的资源共享平台，档案信息的保存存在重复、零碎不系统，甚至出现误差的现象，阻碍公共服务的提升。在查询利用档案资料时，也会导致查询人员多头跑、资料不齐全、误差难以分辨等现象，这与现代社会发展的方向不相符合、与政府提供更加优质高效的服务要求不相符合，与档案管理工作更加高效方便的发展不相符合。

3 新要求下加强档案管理的对策建议

1）加强学习培训，转变传统的观念意识。事业单位档案管理工作想要进一步创新发展，就需要各级领导加强对档案管理的关注和投入，意识到档案管理对于机构稳定运行、单位正常发展以及社会快速进步等方面的积极作用，把档案管理纳入重点工作范畴。在当前互联网蓬勃发展的态势下，事业单位档案管理需要转变以往传统的管理观念，需要进一步加强学习培训，从思想上转变，真正认识到数字化档案管理对于提升事业单位档案管理工作效率有着十分重要的作用和意义。

2）完善管理制度，引入数字化管理。目前，数字化档案管理技术已渗透到各个行业，但在基层事业单位因种种原因还未被广泛深入地运用和完善。档案管理制度的完善需要和档案管理制度的信息化工作同步进行，只有采用了适应于信息化的档案管理模式，才能充分发挥出档案管理制度的功能和价值。首先，制定科学的档案管理工作的制度与操作标准，借助已有的成功经验来完善和修订原有档案管理体系，构建出与现代化发展模式相融合的新体系，明确基本的档案管理操作方法、步骤和要求。其次，明确档案管理岗位职责，注重发挥各部门的积极性，事业单位各科室与职能部门之间需要坚持管理需求的融合性发展[3]。同时需明确档案信息安全责任，确保数字化管理的安全性。再次要将档案管理工作列入单位考核体系，强化档案工作考核监督管理。最后，配备功能完善、效率高、安全保障强的档案管理现代化软硬件设备设施，为档案资源的信息化管理工作顺利落实提供基础条件。

3）加大培养力度，配备专业人才队伍。一是要配备专门档案管理人员。档案管理人员不仅要严守单位各项规章制度、忠于职守，还要具有适应现代社会发展的专业知识。基层事业单位在招聘人员设置中应该考虑配备专业档案管理人员，为档案管理工作注入创新活力。二是要加强培训力度。目前，很多基层的档案管理人员缺乏计算机操作的能力，所以，在基层事业单位要重视档案管理员对现代信息技术的使用能力，更新与时代发展要求相符合的专业知识，更好地发挥数字化档案管理系统的作用。可以通过外出学习、邀请专家专题讲座、网上授课等方式提升档案管理人员对计算机的使用能力。三是要畅通人员晋升渠道。档案管理工作是一项长期的工作，要调动档案管理人员对本职工作的积极性与主动性，需要畅通人员晋升渠道，通过职称评定聘用等方式提升档案管理人员待遇，增强工作人员对本职工作的归属感和认同感，进而促进档案管理事业蓬勃发展。

4）重视开发利用，焕发档案生机活力。一是运用数字化的方式提高档案的利用率和共享率。利用数字化有效整合档案资源，注意档案的完整性和“去伪”性，最大限度确保档案的完整性，挖掘出档案的丰富价值[4]。提供个性化档案服务需求出发，利用大数据技术建设数字档案馆等，满足工作开展的需要。二是要结合当前时代发展需求，重新挖掘档案资料的亮点，将档案资源中的有价值信息提取出来，服务于目前工作。近些年，各地事业单位档案部门与时俱进，将档案工作重点从过去的单一保存档案逐渐转移到开发和利用档案资源的综合服务上，目前重新开发利用档案的主要形式有：主题展览陈列，包括现场展览和网上展览；文献片或者纪录片；制作光盘和网络视频；网络直播等。可以通过这些方式甚至利用新技术创新其他方式焕发出档案新的生机，以此促进精神文明建设。