治理现代化视域下地方应用型院校数字化档案馆建设实践与策略研究

鲁 美

(吉林化工学院 党政办公室，吉林 吉林 132022)

在要求学校提升治理能力现代化的背景下，对高校档案管理提出新要求，要跟上新时代，进行收集、整理、保存和提供利用等一系列的管理活动,涉及制度制定以及对机构、人员和业务的管理等诸多环节中要加强信息化建设，助力高等学校教育教学质量、育人树人效果及科研创新的能力的提升。

一、高校档案管理信息化建设研究现状

我国高校档案管理起步相对较晚,在法律、指南、内容、程序等方面的规范制定不是十分完善,在信息化建设和智慧校园建设的大背景下，数字化档案馆研究的逐步受到关注。

以CNKI期刊数据库为数据源,以“高校档案信息化管理”为主题，截止2020年12月，检索论文560篇。学者们主要从两个方面进行研究，一是基本理论研究，学者们定性地对其理论基础、特点、原则等进行探讨,从而在概念上加强对高校档案信息化管理的基本理论研究；二是从网站建设角度对高校档案管理的途径进行研究,且多以调研的形式发现具体问题。从构建评价指标并结合具体的评价方法对高校信息公开绩效进行研究[1]。

国内部分高校档案机构挂靠在学校办公室，更多的是设立档案馆。探索数字档案资源建设，高校档案机构参与学校事务实践模式，分析档案提供利用的差异化和整体化，探寻高校档案提供利用工作整合的途径是研究的主要方向。而从工作实践角度出发，对高校档案管理发展的体制机制、运行管理、在学校治理中产生的积极效能等全方位研究的不深入。

二、治理现代化视域下高校档案管理存在的问题

在管理工作过程中，各高校都对档案管理工作进行统筹推进、协调与监督；拓宽档案管理的广度和深度，不断加大档案管理力度；推进数字化档案管理；开展宣教培训和考核评议等各方面都取得了长足进步[2]。不可回避地存在的诸多问题，如对档案管理工作重视不够，档案员队伍建设有待进一步提高，数字化建设需进一步完善，档案管理方式方法上需进一步创新，检查督促需进一步加强，融入学校发展贡献力量不足等等。

特别是2020年新冠疫情以来，按照档案管理一些重要记录需要本人到场才能交付的程序已经不能进行，就要求档案管理提速进入信息化时代，实现网上查阅，网上办理[3]。而信息化建设是学校一盘棋，数字化档案馆也参与其中，学校在制度建设、人员编制、岗位设置、经费预算、办公条件、库房、设备各方面都要给予必要的支持和保证。

(一) 基础软硬件设施建设不完善

高校数字化校园一般是近十年集中建设，都购置了部分服务器资源和存储资源，建设了一定规模的数据管理系统和应用系统。而随着互联网的深入和信息更迭加快，之前建设的部分软硬件设施目前已临近淘汰，部分应用系统功能已趋于陈旧，信息不能充分共享，信息化的硬件设备建设还需要进一步加强[4]。业务系统建设急需上线，数据的分析和应用还有待于进一步提高。

(二) 档案管理队伍不专业

专业的档案管理队伍建设是推动学校数字化档案馆建设的基础资源，是加快和保证学校档案管理上层次上水平发展的根本保障[5]。而高校专业的档案管理队伍建设上大多存在人员紧张、复合型人才缺乏、人员流动性较大、不是专业出身、年龄偏大、结构不合理等问题，还没有形成有合力的团队和梯队。

(三) 数字化档案馆整体建设规划不明确

高校信息化建设都一直在加大投入，而档案馆属于学校比较边缘的部门，对于教学、科研等中心工作看似支撑度不高，相应缺乏整体规划和顶层设计，没有形成统一的管理机制，档案部门单兵作战，所谓的信息化档案管理并没有形成统一的数据编码标准，数据来源多样，信息各成壁垒，现有的系统无法提供相互数据交换的功能，还依赖于手工的传递或通过EXCEL等方式半手工的传递。这种低效率的信息共享方式无法满足各部门及时获取需要其他部门信息的需求，同时也无法进行跨业务部门的业务流程系统建设。

(四) 管理体制机制不健全

现行的高校自主制定的档案管理办法是根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》，教育部《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》和各省制定的《省档案条例》等规定[6]。学校制定的档案管理办法也是数年不更新，档案部门独立建设，也没有真正意义上纳入全校统筹和长远的规划，没有实施严密的分期分步实施计划，存在明显的短期实用主义倾向。这些都使得学校的档案管理资源得不到有效的整合和充分的利用，这也降低了档案服务的有效性，在一定程度上制约了档案管理的发展。

三、地方应用型院校数字化档案馆建设策略

我国高等教育迈入普及化阶段和提质创新发展新时代。国家深入实施“双一流”建设、“应用转型”等高等教育分类发展改革及产教融合发展战略，高校发展呈现新格局。伴随高等教育现代化、信息化、国际化的持续推进，区域高等教育在资源拥有、政策支持等方面因经济社会发展不平衡而存在较大差异，就地方院校而言，势必要坚持特色发展才有出路[7]。而学校工作方方面面，一环扣一环，档案管理要适时发挥作用。特别是在疫情防控常态化下，固有模式难以跟上发展需要，就要开新局，走新路，思考数字化档案馆建设。

(一) 纳入学校整体信息化建设进程

近年来，智慧校园建设在各高校建设中都不绝于耳[8]。高校在“十四五”发展规划中，也提出加强校园网络基础设施建设，实现无线网络校区全覆盖和有线无线一体化管理。建立一体化信息管理平台，消灭“信息孤岛”，信息化建设势在必行，智慧图书馆、数字化档案馆作为智慧校园建设的一项重要内容，应从学校战略发展角度认真思考建设方案。

(二) 融入新发展理念

要从高校立德树人的根本任务和治理现代化全方位视角，结合学界的研究成果，学校各管理部门的重视和政策支持，完善规则制度和目录内容落实配套制度， 建立宣传和学习长效机制，加强档案管理队伍建设，拓宽收档范围，完善载体，制定考核监督和绩效评估标准[9]。重点是明确高校档案管理的发展方向、发展趋势、发展模式和实际应用长效机制建设。明确如何促进高校档案管理在高校治理中发挥治理效能，成为学校各项事业发展的任务书和成绩单，建立完善配套制度，制定保障措施，并将结果付诸应用。

(三) 做好顶层设计

要回顾总结与提炼，准确定位“学校需要什么样的档案管理”。探究科学编制地方高校档案管理的方法及过程。采取向国内、省内同类高校学习，并根据学校自身发展环境与特点，提出科学制定学校档案管理制度和意见。制定“十四五”时期学校数字化档案馆的顶层设计方案。重点研究学校档案管理的指导思想、发展目标与任务。根据顶层设计，组织各职能部门分别提出需求和信息化设计的要求。综合上述内容，起草形成学校数字化档案馆建设方案。

四、地方应用型院校数字化档案馆建设实践性思考

(一) 梳理现有信息化建设环境

基于高校校园网的信息资源和应用系统建设经历了从无到有、从少到多的发展历程，已逐渐丰富和完善，高校的信息化建设开始走上稳步发展的轨道[10]。大都具备必要的环境和条件，各校经过积累都能都达到网络基础设施相对完善，公共服务支撑平台初步建成，数字化教学和科研环境初步形成，校园网覆盖了全域，以虚拟应用服务器为信息核心构建校园网数据中心。基本都有统一信息门户、统一身份认证、共享数据平台、一卡通平台、安全管理平台等公共服务平台，并且通过移动应用平台建立基于手机等移动终端的应用和服务。

(二) 数字化图书馆建设目标

加快档案信息化基础设施建设；稳步开展档案资源数字化；逐步实现公文办理和档案管理的规范化和一体化；开展电子文件与电子档案的规范化管理和在线接收；积极推进已公开档案和档案信息网上查询服务，全面提高档案利用的效率和质量，满足学校发展和校内外师生的档案利用需求。

(三) 数字化图书馆建设重点任务

一是基础档案数据库建设。建设以学生信息库、人事信息、教学信息、科研信息、设备资产信息、后勤管理、财务信息、校园管理信息等档案涉及门类为核心的学校档案馆基础数据库，实行基础数据的统一管理。实现基础数据通过数据交换与共享平台从各业务数据库到基础数据库的双向共享。建设基于基础数据库的各类报表、校情分析等综合性统计报表的自动生成系统。二是档案数据治理。重视数据价值，推动数据治理工作；遵循数据标准，对各条档案数据进行归类，确保数据质量，保证数据完全一致性；建立主数据模型，推动元数据管理。三是档案数据分析平台建设。建立数据挖掘与预测模型，对学校日常运行、人才培养、科学研究、教育教学、服务保障等方面的档案数据从不同维度对进行挖掘，用档案记录对校情、年鉴、历史等各方面提供辅助支撑。四是网上办事和填报系统建设。建设服务流程综合化信息化平台，通过与校内重要业务信息系统的对接与集成，融入全校集中的“一站式”网上办事服务大厅。建设网上填表系统，规范各部门基础档案的采集、审核和更新工作，开放手机客户端方便校友在域外提出档案查阅等申请，提高服务质量。