浅析高职院校档案信息化管理系统的实践应用

黄莺 白利闪 孙云峰 王谦

【摘要】党和国家历来重视档案和档案工作。开展科学高效的档案信息化管理，是高职院校档案工作的必然发展之路。高职院校要多措并举，逐步配置完善档案管理工作基础设施，提高档案管理人员的整体素质，以此来提高档案信息化现代化建设的效能。

【关键词】高职院校  档案信息化  实践应用

【课题项目】课题名称：高职院校档案信息化管理系统的实践应用研究，课题编号：2021RWSY107。

【中图分类号】G717.24   【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2021）36-0066-02

档案工作是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业。党和国家历来重视档案和档案工作。

高职院校的档案是其在各类社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，对高职院校的管理和发展都具有切实的参考、利用价值，总结经验、掌握规律、延续历史都离不开档案。档案对于社会的整体进步也发挥着非常重要的参考作用。在信息化、现代化管理高速发展的今天，开展科学高效的档案信息化管理，是高职院校档案工作的必然发展之路。

一、建立档案信息化管理系统的必要性

（1）2020年6月20日，中华人民共和国第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订通过《中华人民共和国档案法》。《档案法》是为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务，制定的法律。此次修订通过的《档案法》单独提出了档案数字化、信息化、现代化建设的上层要求，这在以往的档案相关法规、制度中是没有的。这也充分体现了党和国家对档案和档案工作的重视，对档案管理信息化现代化建设发展的决心。（2）档案信息资源无论是对形成者还是利用者都有很高的参考价值与利用价值，实现信息共享是档案管理的宗旨，使档案信息能够为管理和发展工作提供更多、更安全便捷的服务则是档案管理的最终目的。纸质资料的查阅、利用因传递途径使得利用者的范围和档案利用方式受到一定限制，但通过建立档案信息化管理系统，可以对众多档案信息进行合理的整合，为档案信息的检索、利用及开发提供信息化的平台，即可实现各部门间档案信息资源的共享，从而提高档案信息对高职院校整体运转的更强的支撑能力。

因此，高职院校档案工作要健康、顺利发展，必须加强档案的信息化建设，开展科学高效的档案信息化管理。

二、档案信息化管理系统在高职院校的应用现状

（1）很多高职院校的建立是在原有中专学校的基础上升格形成，或是中专学校与成人教育学校等合并组成的，档案管理基础设施落后，没有专岗或专业人员，加上单位机构建制在经历合并、升格、重组后，制度修订、人员调整等等因素造成的档案管理不规范现象，这使得高职院校档案工作相对其他本科院校较为薄弱。（2）目前大部分高职院校没有设立专门的档案管理机构，综合档案室（馆）多隶属于办公室或图情中心等职能部门，而且也少有专职专业的档案管理人员，很多高职院校的档案管理都是以兼职管理人员为主，他们大多数都没有接受过档案专业的系统学习，因此并不具备档案管理及档案信息化建设的基本理论和基本技能。档案管理方式主要是以收集、保存为主，档案得不到深入的开发利用，档案工作较被动。（3）学校对档案工作的投入不足。在高职院校的发展建设中，决策层尤其重视教学品牌的打造，在资金投入和人力支持上自然有明显倾斜，而档案工作在高职院校内部更多时候被划分在服务或教辅类工作，得不到资金、人员的大力支撑，档案信息化建设自然处于比较滞后的状态。

因此，在众多高职院校档案管理工作中，管理体制不健全、管理方法落后，设施设备简陋及档案管理人员的不专业等因素都直接影响、制约了档案信息化管理的建设与发展。

三、推进高职院校档案信息化建设的实施策略

（一）加强档案信息化基础设施的建设工作

高职院校要多措并举，逐步配置完善档案管理工作基础设施。一是硬件方面，严格执行档案库房、办公室、阅卷室“三分开”制度，建立符合档案“八防”要求的档案库房，配备独立的服务器、扫描仪和刻录机等设备，这样就必须有专项资金的大力投入。第二是软件方面，档案信息化管理要依托于档案管理的信息平台，必须建立高职院校适用的档案管理系统，同时还要解决档案信息化建设的安全问题，建立档案信息安全保障体系。第三是完善档案工作網络管理，充分调动兼职档案员的主观能动性，大大减少有价值的档案材料流失的情况。

为了提高工作效能，我院从2017年开始，各职能部门纷纷引进、建立了适合内部工作流程的现代化办公系统，逐步趋向无纸化信息交流，这势必会造成电子文件数量的急剧增加，同时增加的还有电子文件、纸质文件同时管理的难度，传统的档案管理模式已不能很好地适应信息快捷交流的工作背景，必须建立具有综合功能的档案信息化管理系统。

2019年，我院引进、建立了集档案收集、整理、保管、查询、利用为一体的综合档案管理系统。功能包括电子文件的归档以及档案的整理、保管、检索、开发利用等，实现对档案系统中的条目和原文进行模糊的查询，同时设立了查询预约端口，实现档案自助预约查询、文书档案预约利用等功能;档案管理系统对接学院已建立的行政办公系统、教务管理系统等，可在行政办公系统中抓取数据，也可抓取官网对外发布的信息进行保存，保证信息链的完整，也有效消除信息孤岛，保证链接数据不再成为信息碎片。我院现已对库存文书档案和部分学生学籍档案进行了第一批数字化转化，所有转化的档案文书材料已实现全文检索。从档案数据挂接后的实际使用效果看，大大提高了档案查阅、利用的效率。不仅本院各部门工作人员办理档案借阅的时间缩减，毕业学生到校查询、借阅利用个人档案的办事流程也得到明显简化。

（二）建立档案管理二级管理网络体系

随着数字化校园建设的持续发展，高职院校两级管理体制下对档案信息化的需求越来越高，但目前专职档案管理工作人员毕竟数量有限，有部分高职院校甚至还未设立专职的档案管理岗位，这就需要各职能部门和系部与综合档案室（馆）发生积极联动。

我院在建设综合档案管理系统的同时建立了档案管理的二级网络。各部门、系部根据工作开展情况确立自己的兼职档案员，学院专职综合档案室（馆）档案工作人員负责制订单位年度档案工作计划，也要开展兼职档案人员的档案业务培训、工作指导，负责兼职档案员档案工作的督促、验收，学院综合档案室（馆）与各部门的兼职档案员就档案的收集、鉴定、整理、立卷工作直接对接，能够更加及时、高效地收集各部门公务活动中产生的档案材料，也在一定程度上减少了档案的流失。专、兼职档案人员共同提高，在良好合作的环境下顺利推进档案管理工作。

（三）制订、完善档案工作系列制度

在大力推进档案信息化系统建设的同时，必须制订与档案信息化、现代化发展相适应的档案管理系列制度作为开展档案工作的保障，使档案工作流程规范化，保障信息交流的安全与高效。

新的《档案法》颁布施行后，我院即开始对档案管理系列制度做积极的修订，涉及档案的保管、保密、查阅、鉴定、工作规程等等各方面，根据《档案法》建立自身的档案管理办法，并与电子文件管理、计算机管理规范相结合，打造现代化办公与档案管理的合理环境。另一方面，建立适合档案信息化管理系统的保密制度极其重要，以《保密法》为指导，要遵循涉密电子文件保密管理，使信息环境下的电子文档管理高度适应法规，在实际操作中清晰设置管理者、利用者、开发者的权限，严格各级审核要求，从而保护档案信息的安全。

（四）提高档案管理人员的整体素质

首先，不断加强专、兼职档案人员对档案工作重要性的充分认识，只有坚定档案信息化工作发展方向，树立明确目标，才能在档案信息化建设和档案管理工作中更好地展现主观能动性。其次，必须加强对档案管理系列制度的学习，管理制度是在档案工作中要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，学习并严格遵守档案管理系列制度，这对提高档案工作整体业务水平有着重要的指导作用。

档案管理是一项专业性较强的工作，档案工作人员尤其是专业知识缺乏的兼职档案人员参加相关档案管理机构举办的业务培训必不可少，除了使他们系统地了解档案的新知识、新技术、新的发展方向外，还应该创造条件让他们了解相关信息技术的基础应用知识，从而不断提高各级档案管理人员对综合档案管理系统的实际操作能力和服务能力。

另外，除了进行档案业务的专业知识以及档案管理信息化的相关业务培训，去档案管理水平较高的专业机构或兄弟单位考察、学习也是更新档案工作人员工作观念，开阔专业视野的良好途径。

只有从上述几个方面同时推进，保持工作人员在思想上、业务上不断学习提高的状态，才能保障档案信息化建设的顺利进行，从而提高整体办公的效率和水平。

四、结束语

档案信息化建设是一个长期的发展过程，在这个过程中，需要不断采取现代信息技术装备档案管理网络，并持续保证管理人员的综合素质提升，以此来提高档案信息化现代化建设的效能。

参考文献：

[1]马力.试论高职院校档案信息化建设[J]. 价值工程，2014，33（4）：216-217.

[2]孙立业，张国民，周娟. 档案信息化管理系统在电力企业中的应用[J]. 办公室业务，2018（17）：52-53.

[3]康敬梅. 浅谈医院档案管理人员素质培养[J]. 东北农业大学学报（社会科学版），2010，8（6）：155-156.

作者简介：

黄莺（1976年-），女，汉族，四川简阳人，馆员，研究方向为档案信息化管理。