文书档案的现代化管理策略

杨素琳

（山东省滨州市公路事业发展中心，山东滨州 256600）

事业单位文书档案记载着单位的活动信息，对事业单位行政业务工作、党务工作的建设发展具有重要的依据和参考价值。为了提高事业单位文书档案现代化的发展，在实际的工作中应注重对文书档案的适时性、指导性和保护性管理。大数据时代使更多的文书档案被保存下来，但从开发利用的角度分析，随着技术手段不断更新，数字化文书档案的安全性很难得到保证。大数据时代的信息储存、收集和分类方便快捷，事业单位需要紧跟时代的潮流，借助科技的手段为文书档案管理的工作助力，推动管理工作更加高效率、高质量进行。

1 事业单位文书档案管理中存在的问题

1.1 纸质档案管理不规范，影响存量档案数字化

事业单位过去通过手工模式整理并保管了大量的纸质文书档案，将纸质文书档案全部转化为数字档案将面临很多困难。纸质文书档案年代久远，很多纸质档案的纸张陈旧，对其进行数字化归档的过程中很容易破损，不利于扫描归档。部分事业单位不重视文书档案的管理工作，对档案管理的人员和资金投入有所欠缺，无专职的档案管理工作者对其进行整理。

1.2 事业单位对文书管理的技术不够发达

优化文书档案管理的方法和策略时，应突破原有的传统管理方法，根据我国现有的发展水平分析，文书档案管理工作缺少信息化、网络化，未将纸质的文书档案发展成不易丢失的现代产品。管理技术直接影响文书档案的保存结果，符合现代化标准的文书档案记录工作能够更好地进行资料的整理和收集。

目前，缺少足够的技术创新能力和先进的技术对文书档案进行管理，阻碍了我国档案管理的发展，可以将收发文、会议记录等内容依据现代技术进行一体化的管理，利用信息技术对档案管理进行数字化的加工，合理地运用信息技术对文书档案的内容编码的资源进行精准的描述，在数据的通讯和安全管理上充分发挥信息技术的优势。随着现代化信息技术到来，互联网和计算机的应用越来越广泛，应加强网络技术的应用，提高文书档案管理的技术水平。

1.3 文书档案电子化的规章制度不完善

在日常的文书档案电子化的管理过程中，缺少相关文件制度进行指导，档案管理人员缺乏专业的文书档案管理知识，完善有效的电子化文书档案管理制度是保证文书电子化档案管理平稳运行的必要条件。部分事业单位的档案管理观念落后，延续“重保管、轻利用”的观念，与大数据时代的要求脱节，在挖掘文书档案深层次的价值上缺乏主观能动性。部分事业单位档案管理人员对文书档案利用的观念较陈旧，部分事业单位已经实现文化档案电子化建设，但其思维模式还停留在传统的观念，未将电子化的文书档案的优势真正发挥出来。

1.4 文书的检索效率较低

随着事业单位的不断进步和发展，文书档案相对较多，为管理人员的检索带来很大的压力。文书检索是文书档案工作的主要内容之一，其工作效率低下会影响整个的文书档案管理工作的效率，为了推动事业单位文书档案管理工作的长久发展，需要提高文书检索的效率。

依据我国目前的发展状况分析，事业单位的信息化建设水平较低，经营模式较为传统，工作过程中的检索效率随之降低。分析当前的文书档案管理工作，文书的检的效率也反映事业单位在文书档案管理工作中组织能力高低的表现。现阶段，检索效率出现问题的主要原因是管理员检索能力较低，不能够正确应用检索工具，档案的检索流程不够清楚合理，对档案的集中管理步骤存在问题，档案管理的现代化信息建设落实不够，需要尽快改善检索效率，提高文书档案管理的效率，充分发挥其价值作用。

1.5 档案管理人才的缺失

目前，部分事业单位的文书档案管理人才资源短缺，将行政部门人员放到档案工作岗位上。缺少专职知识的档案管理人员，在面对许多工作时忙于应付，简单地重复基础的工作，在工作上缺乏创新以及提高工作效率的动力。事业单位的档案工作人员资历较老，队伍中缺乏新鲜血液注入，面临工作人员对信息技术缺少创新的思路和理念，导致文书档案管理在技术方面难以突破。

2 大数据时代文书档案现代化管理策略

2.1 完善文书档案数字化建设制度，从制度上规范文书档案数字化工作

为了推动文书档案管理工作数字化的进程，应完善相关的规章制度，保证工作可以有条不紊地进行。依照新执行的《中华人民共和国档案法》精神要求，首先进一步细化明确《档案数字化立卷归档细则》《档案数字化加工管理细则》《档案数字化安全管理细则》等规章制度，明确档案数字化建设的具体职责以及分工，细化各项工作的具体内容以及需要满足的条件。明确文书档案数字化建设的标准，在文书档案管理系统中设置归档清单、归档格式、归档流程等基本参数。

归档清单应与归档范围相匹配，做到明确具体、应归尽归，保障文书档案数据库的完整性，为了避免电子文件归档不及时的问题，应明确电子文件归档、更新、清退的具体时限，落实相关的绩效考核以及责任；数字类文书档案的格式应根据文件的具体类别，采用PDF、JPG、AVI、TIF等常见的格式；应明确各个职能部门在文书档案管理系统中的流程节点、具体分工，真正做到一环扣一环，充分发挥文书档案管理系统的作用。

结合互联网环境，坚持安全管控的基本原则，明确不同主体在文书档案管理系统终端的查阅权限、使用权限、传输权限，避免发生相应的泄密事件。

2.2 事业单位要积极推动文书档案电子化建设

在推动事业单位文书档案电子化建设上，应保证基础设施的完善。硬件的配置应满足文书档案的库房的现代化要求，符合文书档案的数字化、电子档案和文件管理的工作需求。对数字档案室的建设应符合现代化标准，配备数字化建设需求的网络设施，硬件和软件也应配备齐全，保证档案的安全保障系统的构建。需要外包时，应与外包公司签订保密协议，并确定其是否具有相关行业资质。选取具备文字识别、扫描以及专用的档案刻录机设备，为了保障档案的安全，为档案室配置专业的网络服务器和文书档案的存储设备。重视文书档案电子化建设，积极引进先进的管理技术，如数据库技术、云计算、数据挖掘技术等，构建一套功能强大的文书档案电子化信息管理系统。

2.3 建立一套完备、可行性的文书档案电子化管理制度及流程

文书档案电子化建设与纸质档案的管理利用不同，其建设和管理程序比较复杂。为了保证各个事业单位文书档案电子化建设有条不紊地进行，需要建立一套完备的可行性管理制度。

事业单位根据国家档案局颁布的《数字档案室建设指南》《纸质档案数字化技术规范》以及《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关制度标准，在新《档案法》背景下，结合单位实际情况，从发展的角度出发，制定落实文书档案电子化相关的制度规范，涵盖电子档案归档格式、文书档案电子化质量标准等方面。

文书档案管理人员需明确文书档案电子化建设业务流程规范，包括纸质档案电子化流程，电子文件从产生、收集、鉴定、分类、归档到存储、查询、传输、利用等方面都应建立标准化制度，明确在线归档和利用的流程。通过技术手段，确保文书档案管理系统与财务管理系统、OA办公系统等实现数据关联与数据共享。应用大数据技术，提升对图像、文字的自动识别能力、自动提取能力和自动检索能力，满足数据库建设的需要。为事业单位文书档案电子化建设管理工作提供有力的基础保障。

2.4 加强文书档案管理队伍建设，适应数字时代的转型需要

事业单位必须以档案数字化建设、标准化管理、精细化利用为目标，以文书档案信息资源开发为核心，培育技术型、专业型、复合型的档案管理人才队伍。

应重视临聘、劳务派遣类档案管理人员的培训，完善岗前培训和岗中培训。岗前培训中，应提升人员对文书档案数字化建设、档案业务知识、档案管理流程的了解程度，避免档案管理脱离事业单位业务，督促其切实做好文书档案资源的收集、分类、整理、归档保存以及借阅使用等工作。

应完善文书档案管理人员的培训工作。事业单位应着眼于数字化建设的基本要求，重点开展以信息技术利用为核心的档案管理培训工作，制定档案管理人才培育方案，真正做到培训工作整体推进、突出重点、及时规划，实现档案数字化建设的目标。侧重于从实践操作的角度对档案管理人员进行培训，全面提升档案管理人员的实践能力，避免培训工作理论化和形式化；事业单位应深化与档案馆、图书馆等专业部门的合作，大力开展以信息技术、档案数字化建设、档案安全保密为主题的交流活动、论坛活动、讲座活动，为档案管理人员提供交流学习平台，借鉴档案数字化建设中的新经验，全面提升人才建设质量。

3 结语

数字转型背景下，信息技术对文书档案管理工作的影响进一步加深，事业单位档案管理改革已成趋势。文书档案数字化建设系统性强、涉及面广，其管理方式、内容均会影响档案管理的成效，档案管理人员应树立创新意识，利用新思维解决文书档案数字化建设中存在的问题，确保档案资源齐全、规范、完整、安全、有效、真实，最大限度减少事业单位档案管理成本，便于后期开发和利用。