教育管理信息化在民办高校的应用路径

2021-04-12甄程

中阿科技论坛(中英文) 2021年5期

甄程

（青岛黄海学院,山东青岛 266427）

教育治理能力和治理能力的现代化成为实现我国高等教育现代化的重要组成部分。教育管理信息化逐渐成为民办高等教育一个全新的课题，在带来挑战的同时，也为民办高等教育带来新的发展机遇。2018年4月，教育部出台《教育信息化2.0行动计划》（教技[2018]6号）八项行动中“教育治理能力优化行动”具有举足轻重的地位，行动计划中明确提出，要完善教育管理信息化顶层设计，提高教育管理信息化水平，优化教育业务管理信息系统，“全面提高利用大数据支撑保障教育管理、决策和公共服务的能力，构建全方位、全过程、全天候的支撑体系，助力教育教学、管理和服务的改革发展。”

教育管理信息化的目的在于加强学校内外信息资源的整合、开发与利用，促进教育教学业务流程的优化、重组，以提升民办高校教育教学的管理能力，提高教学运作效率和服务水平，提升民办高校的综合实力和竞争力，最终实现民办高校的发展战略目标和可持续发展。

1 学校信息化建设的基本原则

学校教育管理信息化建设应遵循“统筹规划，分步实施；互联互通，资源共享”的方针。信息化建设是一项系统工程，涉及教育、教学、科研、管理等各个领域。民办高校教育管理信息化建设应从学校办学宗旨和长远战略目标出发，融合民办高校管理理念和个性化办学模式，以业务部门为主、信息技术部门为辅，充分发挥已有资源的作用，逐步实现信息互通、资源共享，打破学校教育信息“孤岛”的局面，最大程度上实现信息的集成，在提高学校管理效率的同时，进一步优化民办高校的管理模式。

2 管理理论在教育管理信息化建设中的应用

2.1 成本管理理论在民办高校教育管理信息化建设中的应用

“成本管理”的概念伴随着高等教育体制改革和现代管理理念引入，不再是企业的专属名词，也被各大高校广泛运用。民办高校受办学经费短缺、经费来源单一等影响，成本管理在民办高校的财务管理实践应用中显得尤为重要。当前，民办高校由于其内部治理结构的不尽完善，在教育管理，尤其是成本管控方面仍存在着较大的空缺，民办高校虽为非营利性组织，但它的经费来源在一定程度上也决定了民办高校的办学性质更偏向于自给自足的市场化运营模式。此外，民办高校在成本控制方面，也存在过多地强调教育成本的管理、对机会成本等隐性成本过于忽视，现代成本控制管理体系相对不完善。“对教育过程需要耗费的资源进行规划、控制、修正和考核，以实现教育成本的预算目标，是提高高校管理水平和实现办学效益的必要措施，也是实现高校持续发展的有力保障”[1]。教育管理信息化建设是依托大数据技术、人工智能等对学校管理体系的梳理重塑，在实现信息互通的同时，对学校各项工作流程进行不断完善，为学校顶层设计和战略布局起到良好的支撑。虽前期投入巨大，但从长远来看，其成本控制效果和隐性收益将远大于前期投入。

2.2 客户关系管理理论在民办高校教育管理信息化建设中的应用

客户关系管理，简称CRM，是以最大程度实现客户满意和客户忠诚为目的的客户服务理念，并通过应用现代化信息技术手段全面提升对客户的个性化服务，其理论核心是以客户为中心。随着高等教育改革，围绕全面提高人才培养能力核心，以学生为中心、坚持服务需求成为高校人才培养的基本原则。现阶段，民办高校由于其规模和影响的不断扩大，导致民办高校拥有越来越多的利益相关者。企事业单位、就业用人单位、校企合作单位、教学实验设备外部供应商、图书教材出版社、基建承包商等与高校有着密切的合作，从而高等教育行业衍生出了“高校营销”这一全新的营销模式。在民办高校管理中引入营销管理的理念，已经成为一种历史的必然。“目前，我国高校已转为‘买方市场’，并且高校营销属于‘双向’营销，即在面对招生市场的同时又要兼顾就业市场”[2]。学生是贯穿于整个民办高校系统最中心的客户，以客户为中心的CRM理论，实际上就是以学生为中心，在管理模式中引入人性化管理理念，以实现高校产能最大化。

3 民办高校教育管理信息化建设面临的主要问题

3.1 重视程度不够

当前，大部分民办高校教职员工普遍存在对信息技术没有足够的认识，对信息的利用、研究等方面没有紧迫感，接受信息化建设的意识不强烈。此外，领导层面也没有完全建立起信息化建设“一把手工程”的理念，对学校信息化建设重视程度不足。

3.2 信息化建设资金缺乏

民办高校的经费来源主要是学费，靠学费支撑办学。由于大部分民办高校办学时间相对不长，为扩大生源、提高教学质量，在校舍改造、校园面积扩大、基础设施建设等方面占用了绝大部分的收入资金。教育管理信息化建设是一项基础性的工程，需要一个长期的积累，所以离不开大量资金的投入。比如，一般规模的校园网建设动辄几百万乃至几千万投入，这对很多民办高校来说是个沉重的经济负担。所以，资金短缺成为民办高校信息化建设的“瓶颈”。

3.3 教师信息化素质偏低

传统的教育模式限制了大多数教师对现代化教学技术的接受程度，很多教师利用现代化教学技术也仅局限于利用计算机制作教学课件和学生信息录入。以山东某高校学生工作为例，年轻管理人员居多，虽然人生阅历和管理经验丰富，但对信息化建设这个新领域接触不多，且大多数都没有经过系统的培训。辅导员能普遍意识到自动化软件给教育管理带来的便利，也能通过钉钉等APP进行相关数据统计，但功能也仅用于学生考勤、请销假、活动审批等日常事务，且适用范围带有一定的局限性，没有大范围的推广，不能实现数据的整体集成。

3.4 缺乏统一的规划和专业的后期维护

目前，大部分民办高校信息化管理仍存在诸多管理系统各自为政的局面，即学校的很多部门都有办公系统软件，但数据却做不到互通和共享。以学生工作为例，相关数据多以人工统计为主，往往出现多个部门征集同样的数据，但每个数据都不同的情况。此外，全校数据串联度低、更新速度不及时，常出现学生工作部门、教学部门、财务部门、二级学院“各自为政”的现象，没有较权威的数据库作依据，在准确度上大打折扣。学校顶层设计缺乏统一的规划管理，对信息资源进行重复性建设，由此造成极大的浪费。此外，由于资金匮乏，大多数民办高校都很难建立起一支专业的信息化队伍，很多信息化建设项目建成投入使用后，后期的维护和数据更新无从谈起。这就导致系统在使用过程中出现数据与实际信息有出入，系统数据库更新速度成为信息化发挥效能的巨大掣肘。

4 民办高校教育管理信息化建设思路

针对民办高校目前普遍的管理现状，教育管理信息化建设应以提高教育教学质量为核心，抓好各项管理基础工作，充分利用管理信息为学校办学思路和决策服务。

4.1 完善流程，规范业务

完善规范基本业务和业务流程，就是全校对学生教育教学管理进行统筹规划，使各项业务流程进行串联，此为学校教育管理信息化建设的基础工作，是信息化建设成功的基石。以迎新工作为例，以往常规的工作都是由人工统计学生录取信息，汇总学生报到数据、制作数据表格、催交学费等工作，这项工作需要耗费大量的人力和时间，且数据存在较大误差。规范业务流程后，通过数据库信息比对，学校可将数据采集、床位分配、学费收缴、入学教育等工作进行前置，即新生在入校前，可通过线上完成迎新报到流程，实现“拎包入住”，既可为学生提供更加优质的服务，又能完善学生工作的有关流程，使学生管理和教育进一步规范化、科学化。

4.2 组建团队，项目导向

提升教职员工对信息化建设的认识，尤其是提升中高层领导干部的认识，积极推进学校信息化建设。“信息化建设是一项涉及从学校办学理念到目标定位、从高精尖技术到基本建设、从学校领导到全体教职员工，融合管理与技术，涉及人、财、物多方面的管理系统工程。这一工程的建设必须在学校党政领导班子和信息化领导小组的统一领导下，按照有关技术专家的建议，各有关部门积极参与、通力合作、积极有序地推进[3]。”单靠一个部门或几个部门，甚至是一小部分人的参与和努力，很难实现学校教育教学管理的信息化，所以组建一支专业化的信息建设队伍尤为重要。民办高校可借鉴联想集团的组建模式，组建一支以业务部门为主、技术部门为辅的项目组，由一名校级党政领导主抓，各业务部门分管领导为项目组成员，同时吸收各单位的骨干成员加入项目组，以此确保项目的顺利开展。

4.3 整合资源，加大投入

当前民办高校教育管理信息化建设最主要的是如何实现各个部门的信息互通，将各个单位现有的信息资源进行有效整合。各个部门基本都有一套信息管理系统，但因没有统一的规划，各个单位的信息还是处于“孤岛”状态，学校整体没有很好地对信息资源进行整合。每次学校在开展信息化建设时，前期的准备工作如工作流程设计，都是重复性工作。技术部门可以对原有的系统、信息、数据进行分析、整理，加以利用，这样可以有效地节省人力、物力，提高工作效率。利用现有资源的另外一个好处就是可以最大程度控制建设成本，避免重复性建设造成的浪费。教育管理信息化建设是项系统工程，需要有大规模的投入，学校可以设立专项基金用于项目建设。此外，学校还可以充分利用专业优势和师资力量，自主研发适应学校发展的管理系统。后期的系统维护也可充分发挥学生的自主学习实践效能，实现共赢。

4.4 加强培训，转变观念

教育管理信息化建设关键的三要素是人、信息资源和网络技术，而教职工作为信息系统的使用者，就成为关键因素中的关键。民办高校教育管理信息化建设要想成功，就应该从教职工入手。首先，要转变教职工对信息化建设的认识，不能认为学校教育管理信息化建设是信息管理部门的工作，也不能抱有“做成什么样就什么样子用”的观念。信息化建设的主要目标是优化业务流程，提高管理水平和部门工作效率，通过信息集成影响学校决策，一成不变的老思想很难使学校实现教育教学的现代化。其次，学校还应加大对教职工信息化技能的培训，可通过“外出取经、引入培训”等方式提升教职员工运用现代化信息手段辅助教育教学的能力。

4.5 建立配套的绩效奖励体系

教育管理信息化建设不是一朝一夕、一步到位的工程，建设过程中需要投入大量的人、财、物。要取得成功，绩效管理可以说是动力的源泉。学校应完善激励与约束机制，对外，加强与校外合作单位的沟通和联系，利用校企合作、产教融合等优势，争取更多的社会资金和投资；对内，发挥校内人力产业资源，拓宽开源渠道，以此加大信息化建设投入，提高教职员工参与教育管理信息化建设的积极性，提高管理信息决策与控制系统的效率。