高校图书馆阅读推广活动档案管理探析

孙瑞娜

(太原师范学院图书馆，山西晋中 030600)

1 概述

目前，开展阅读推广活动已经成为各个高校图书馆重要的服务内容之一，对于高校图书馆阅读推广的研究也成为高校图书馆界的热点，但是对于阅读推广活动形成的档案的管理，并未引起该有的重视和研究。本文以主题为检索点，检索时间为2020年6 月30 日，以“阅读推广”+“档案”为检索词，在中国知网检索，检索到的相关文献为46 篇，对文献进行阅读、整理后，其中真正内容相关的只有5 篇，是以“阅读推广档案”为研究对象的，其他大部分文章中，都是研究阅读推广，只是文中极少一部分提及了阅读推广档案。以题名为检索点，以“阅读推广”+“档案”为检索词，在中国知网检索，检索到的相关文献仅为3 篇，而且这3 篇文献包含在以主题为检索点检索到的文献中。以关键词为检索点，以“阅读推广”+“档案”为检索词，在中国知网检索，检索到的相关文献为0 篇。因此，高校图书馆阅读推广活动的档案的研究还有很大的空间。

2 高校图书馆阅读推广活动档案的内涵

对高校图书馆阅读推广活动的档案进行研究，首先应该明确高校图书馆阅读推广档案的内涵，即高校图书馆阅读推广活动中形成的哪些资料应该被列为活动档案，从而进行进一步的整理和保存，以备后续查考。许天才、杨新涯、徐娟、魏群义、彭晓东在《高校图书馆阅读推广评价机制的研究》一文中提到：阅读推广活动档案应包括活动各细节，如参与人员、分工、主题、形式、时间、地点、费用、活动前后图书馆运转指标、工作人员自述建议、突发情况记录等。每次活动后一段时间内可以在图书馆主页、官方微博、相关论坛等平台进行活动问卷调查，并邀请参与读者和工作人员一同开展讨论例会，而问卷调查结果和会议记录也应该一同并入档案[1]。而任小行在《用户档案在高校图书馆阅读推广中的应用价值》一文中提到：所谓用户档案，顾名思义就是指用户在图书馆阅读过程之中所产生的一切轨迹的总和。不仅涵盖着相关用户对图书馆资源和空间的利用，还包括对用户阅读喜好的真实记录[2]。

综上，本文认为高校图书馆阅读推广活动档案是指高校图书馆阅读推广活动中所产生的一切记录。从阅读推广活动档案的形成者来分类，不仅包括组织者形成的各种记录，如活动策划案、宣传报道资料、活动总结等等，还应包括参与者，即读者形成的各种记录，如征文、手工艺品、摄影作品、视频作品等等。从阅读推广活动档案的载体来分类，它应该包括阅读推广过程中形成的纸质文献、电子文献，即纸质档案和电子档案，还包括如重大活动中形成的纪念品、宣传品以及奖杯、奖牌、奖章、荣誉证书等等各种实物档案。

3 高校图书馆阅读推广活动档案管理的意义

3.1 研究阅读推广活动的原始记录

孙旭霞、李静在《公共国书馆读者活动档案的收集与保管》一文中提到：读者活动中形成的档案，真实记录了公共图书馆服务读者的各种活动，从中可以看出图书馆服务读者工作的方向、内容、质量和特点，其重要性不言而喻[3]。在高校图书馆做阅读推广活动工作中，因为缺乏经验，想参考其他同类院校的阅读推广活动情况，因此笔者访问了山西省内不少高校的图书馆网站、微信公众号等，发现多数高校并没有为阅读推广活动设置专门栏目，需要在网站、微信公众号中的大量信息中去查找；同时时间比较久远的信息，因网站更新等原因查不到，如果高校图书馆相关部门没有保留当时的阅读推广活动档案的话，那么后人可能就无从知晓当时的阅读推广活动的情况了。

3.2 评价阅读推广活动的重要依据

自2014 年“倡导全民阅读推广”被写入政府工作报告以来，全国各图书馆都纷纷开展阅读推广活动，高校图书馆也不例外。虽然全国高校图书馆的阅读推广活动不断创造佳绩，特别是涌现出了很多优秀案例，在中国图书馆学会每年公布的全民阅读示范基地、全民阅读优秀组织、全民阅读先进单位、阅读推广优秀项目等名单中，高校图书馆总是能够占据一席之地。但是在读书日活动结束后，高校图书馆普遍都缺乏对于活动的深入反思和准确测评。如陈宝美在《台湾高校图书馆阅读推广活动研究与启示——以台湾政治大学图书馆为例》 一文中提到：阅读推广活动举办的很多，活动办完了就结束，缺少对活动的评价环节，缺少对活动科学的统计与评估，如对参与者的满意度调查，评估活动的成效等[4]。

缺乏评价是目前高校图书馆阅读推广活动普遍存在的问题。究其原因，有缺乏评价意识、缺乏科学的评价系统等因素，但是缺乏评价资料也是其中的重要因素之一。因为没有妥善留存、保管阅读推广活动中形成的各种资料，自我评价时仅仅依靠组织者的大脑记忆去完成年度阅读推广活动总结是很难做到既全面又详细的，而其他机构、人员对阅读推广活动评价时更是缺乏原始资料，因而很难做出科学、公正的评价。档案一直以来都是领导决策的重要参考资料，阅读推广活动档案也不例外，它是评价阅读推广活动的重要依据。

3.3 提供个性化阅读推广服务的参考资料

高校图书馆的阅读推广活动虽然组织者热情高涨，特别是每年的4 月23 日—世界读书日期间，可以看到各个高校图书馆的阅读推广活动层出不穷，但是据调查了解，不少高校图书馆的阅读推广活动都存在读者参与度低的问题，反思其中重要原因，就是高校图书馆的阅读推广活动不符合读者的“口味”，对读者没有吸引力。如何设计符合现代年轻一代的大学生们喜欢的阅读推广活动，如何知晓他们对于图书馆阅读推广活动的需求，本文认为，从阅读推广活动的档案中寻找“蛛丝马迹”是一种途径。

阅读推广活动档案记录了各个阅读推广活动过程中读者的参与情况，如果我们持续对这些档案进行跟踪和挖掘，从中提炼读者参与度好的一些活动，或者是从中发现读者的兴趣点，或者是发现某一类型的读者的个性化需求，那么我们就可以有针对性地为不同读者设计不同的阅读推广活动，提供个性化的阅读推广服务，从而提高读者参与度。

4 高校图书馆阅读推广活动档案管理体系构建

4.1 加强高校图书馆阅读推广人的档案意识

高校图书馆阅读推广活动档案的管理第一步是能够被及时留存，而目前状况不容乐观，其中重要的原因是负责阅读推广的工作人员没有意识到保存阅读推广活动档案的意义，因此也没有留存这些档案的意识，导致很多阅读推广活动档案无法被留存。所以，构建高校图书馆阅读推广活动档案的管理体系的第一步，就是要加强阅读推广人的档案意识，从思想层面深刻认识阅读推广活动档案管理的现实意义和重要作用，从而提高对阅读推广过程中产生的档案的重视，保证它们能够及时进入负责阅读推广的工作人员的“视线”中，从而及时被留存下来。

4.2 建立高校图书馆阅读推广活动档案的工作制度

无规矩不成方圆。任何一项工作要得以顺利开展，都需要有制度可循。档案工作制度一般包括档案的形成、归档、整理、统计与利用等各方面的具体措施。那么高校图书馆阅读推广活动档案的工作制度，就是要把阅读推广活动档案哪些需要归档、按哪种分类方案进行整理、如何统计分析等等相关内容形成管理办法，以便此项工作能够有章可循。

档案整理是档案管理中最为关键的一环，它直接关系到留存下来的档案能否被方便地利用，具体到高校图书馆阅读推广活动档案也不例外。档案整理包括档案分类、排序、装订加工、编制目录等。其中分类方法常用的有年度分类和主题分类。具体到高校图书馆阅读推广活动档案，因为其时间特征明显，一般高校图书馆在不同时间节点有不同主题的阅读推广活动，因此高校图书馆阅读推广活动档案一般情况下，首先是按照年代来分卷宗，然后每个年度下再按主题来分类。但是，有许多高校图书馆的某一主题的阅读推广活动连续开展很多年，已经成为该校图书馆的阅读推广活动的招牌，本文认为应该在常规方法整理之后另外单独形成卷宗，以形成本馆阅读推广活动的特色纪录。因此，各个高校图书馆应该根据本馆、本校的情况和特点，制定符合本单位实际的阅读推广活动档案的工作制度。

4.3 提高高校图书馆阅读推广活动档案管理人员的业务水平

保存的档案的目的就是为了利用档案，如果将档案杂乱无章地堆放在一起，那么查找档案就像大海捞针一样费时费力了。因此为了方便后人能够很好的利用档案，必须对档案进行管理。如何对档案进行管理，由谁来管理，这些都是影响档案利用率的重要因素，也就是说档案管理人员的业务水平是影响档案管理工作现状的重要因素之一，因此要改善高校图书馆阅读推广活动档案的现状必须提高档案管理人员的业务水平。

提高高校图书馆阅读推广活动档案管理人员的业务水平，最主要的方法之一是有意识地定期参加档案专业培训，不断提升业务水平，除此之外，在实际中遇到问题，可以向学校档案馆的专业人士请教，有问题随时解决，及时留存各种阅读推广活动中形成的各种资料。