“互联网+”时代背景下大数据对企业档案管理工作的影响和思考

摘要：随着社会的发展，大数据时代已经到来，信息技术为社会生活提供了极大的便利。国家要求企业档案信息要尽可能的完善，档案管理工作也要实现创新。档案工作者要做好档案管理工作的创新就需要与时俱进，具备创新思维。只有不断地提升自身的管理素质和强化创新的理念才能更好地整合档案信息资源，为企业各项工作服务企业的核心竞争力才会最大限度地提升，使企业更快地适应新时代发展的需要，实现可持续发展。

关键词：“互联网+”;人事档案管理;创新

引言

自2010年起，国家档案局先后印发了《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》，要求各机关、企事业单位着力打造数字档案馆。近年来，越来越多的国家级数字档案馆（室）已经建成，2018年，国家档案局就批复了9家“国家级数字档案馆”、4家“全国示范数字档案馆”。可以说，数字档案工作已经开始大范围地代替原来传统档案的工作。笔者认为，在信息化背景下，我们更需要探索的是企业档案管理工作模式的完善和创新，让企业档案能够更加高效、快速、完整地运用到企业的日常业务中，为企业经营生产助力。

1大数据的定义与特征

大数据的概念是由全球著名的信息存储设备公司EMC最先提出来的。大数据其实就是庞大数据的集合体，也就是通过分析和挖掘这些庞大的数据来获得更大的价值。根据研究显示，大数据的特征一般可以归纳为4V：第一个V是规模（Volume），是指数据量非常庞大且在持续增长;第二个V是快速（Velocity），是指处理速度快，反应时间短;第三个V是多样（Variety），是指数据种类繁多;第四个V是（Value），即指（数据价值密度低）大数据区别于传统的结构化数据类型，其并不对数据进行采样，而是保留全部数据和所有信息。随着对大数据研究的不断深入，大数据的特征又被发展至第五个V（Veracity）、第六个6V+1C（Vender和Complexity），即从数据的收集、处理和分析等多个方面总结大数据的特点。

2大数据对企业档案管理工作的影响

2.1使信息库的管理更加便捷

档案信息数字化系统建设，对于档案行业信息化建设管理而言，是非常重要的一个内容，其中主要有两点基础工作：一方面用于构建不同行业类型档案的信息数据库，其中主要包括一些比较重要的档案记录信息、图片、音频等;另一方面，针对一些文件以及档案版对档案文件进行实时归档保存管理。

2.2信息技术可提高企业人事档案管理的效率

传统模式的档案管理需要工作人员搜集所有企业人员的资料信息，并对这些資料信息进行整理分类，耗费时间多，工作效率低，过程复杂繁琐，且误差率大。合理运用互联网，档案管理人员可利用信息系统完成相关工作，降低档案管理人员的任务量，让档案管理人员从无意义的工作中解脱出来，有时间对档案管理进行优化，可有效提高档案管理的效率。为了安全可靠，保证档案的有效管理，企业可采用国产化的数字化管理软硬件，强化人事档案信息化建设。

2.3有利于企业历史信息规范化管理

在信息时代的发展背景下，加强企业档案管理工作的优化，可以帮助企业历史信息得到有效保存和整理，对于企业发展和文化内涵建设都有着重要作用。只有加强对档案的科学管理工作，才可以满足企业发展中对各种历史信息的需求。这就需要在档案管理工作中构建科学完善的管理体系，促使档案管理的工作符合时代发展的需求，在积极面对现代信息化的发展进程中，也给企业提供精准快速的档案查询服务和及时有效的档案更新服务，实现企业档案信息的规范化管理。

2.4档案保存的完整性和延续性有了极大的提升

传统纸质档案在管理过程中极易受到温度、湿度等环境因素的影响，产生发霉、损坏的现象，进而无法对档案进行完整性、长久性存储，甚至出现档案丢失的情况。然而，通过档案的信息化建设，以上诸多问题都可以得到完美的解决。可以通过技术手段将以往的纸质档案，转化为数字信息，储存于计算机磁盘中。这样不仅可以实现档案存储地永久性和完整性，还可以提高档案存储空间的利用率，同时规避了不利环境因素对档案的损害。

3信息化时代企业档案管理面临的问题

3.1数字化建设的标准有待统一

档案数字化平台建设主要目标之一是为广大档案用户及时提供档案服务，使其能够方便快捷地获取到各类档案的相关信息。然而目前通过对实际应用情况的了解，发现我国档案的数字化建设依然存在质量标准、管理方面的诸多问题。由于组织建设档案业务范围有限，与相关社会管理机构没有及时取得联系，档案相关部门对于档案数字化组织建设的认知不同，所以组织建设档案标准也就往往存在较大差异，导致组织档案信息资源共享建设面临诸多问题，对社会档案信息安全建设带来不利影响。

3.2电子档案管理系统存在安全隐患

档案的安全性是至关重要的，但是互联网上的黑客木马、计算机病毒以及恶意插件，严重威胁着电子档案的安全。目前国有企业电子档案管理尚在发展过程中，相关的安全措施不够完备，导致国有企业档案管理系统存在安全隐患，一旦遭遇非法入侵，档案信息将遭受篡改损毁等威胁，整个电子档案管理系统也会面临崩溃的危险。此外，国有企业内部门众多、结构复杂，档案的访问权限是电子档案管理系统中一个重要的内容，需要针对不同部门、不同职位的员工设置不同的权限。而目前有关权限的规范不是很明确，导致档案管理系统的权限管理缺乏严谨性和规范性，造成档案信息泄露的隐患，并且一旦信息泄露，很难追根溯源。

3.3人员素质较低

现阶段，档案管理工作在部分电力企业中受重视程度偏低，对其相关管理人员的要求不高，管理者错误认为档案管理工作的重要性不足，电力企业的发展重点不在于此，从而导致电力企业档案管理工作浮于表面、流于形式，相关管理人员也缺乏较高的专业能力与综合素质。此外，部分电力企业在档案管理过程中存在一定的错误管理观念，过于追求经济利益，在人员选择方面缺乏重视，导致管理人员欠缺个人能力，无法完成规定的任务量，并为档案管理工作本身埋下隐患。电力企业档案管理人员的个人专业能力以及综合素质不合格，极易造成档案资源、数据信息的缺失与遗漏，从而影响电力企业的进一步发展。

4大数据对企业档案管理工作的创新性思考

4.1搭建档案信息管理服务平台

档案数字化体系建设对于档案工作、档案信息安全性的不断提升都具有重要的推动作用，同时希望能够真正实现档案资源共享这一发展目标。在这一技术优势的充分引导下，档案服务部门仍然需要积极探索应用现代网络档案信息服务技术，构建针对全国档案信息服务管理的档案服务信息中心，在这一信息平台中设置业务交流沟通的版块，可以和其他社会组织中的各类档案服务机构进行相互联系，及时解决我国传统档案信息查询服务中可能存在的一些问题，将传统档案信息检索处理流程及时简化，提高档案信息资源搜索处理效率，在短短的时间内使用户获取大量的档案信息。

4.2加强系统安全建设

电子档案的安全是十分重要的，确保电子档案的安全需要结合计算机技术来实施安全保障措施。目前可以采用数字签名、数字加密等方式对企业电子档案实行安全保障。国有企业不仅需要考虑外界的不安全因素可能造成的电子档案的安全隐患，同時也需要考虑硬件设施问题可能造成的数据丢失等风险。档案管理部门除了要进行档案信息的收集归档工作，在归档后还要对电子档案数据进行备份，通过有效的备份和电子档案相关日志的记录，确保企业电子档案信息的万无一失。

4.3完善档案管理规章制度

企业在发展过程中会产生相当大数量的信息数据，单纯靠档案管理部门中的几个管理人员是无法满足档案的有效收集和整理更新的，所以为了保证档案的有效收集，需要在各个基层部门都设立档案收集员的岗位，从而保障每个部门的档案信息可以做到及时有效的收集，保证档案的记录整理符合档案储存管理的要求，实现档案管理工作的有效性。此外，企业需要完善档案管理的制度。档案管理工作的有序高效进行离不开科学有效的管理制度和严格规范的操作程序。为了确保档案储存的有效性，需要对档案的收集、整理、立卷、归档和保管等环节进行严格把控，从而保证档案管理人员各项工作的正确无误。最后，为了保障档案管理人员有着较高的工作积极性，需要企业制定一些奖励方案，通过对他们的考核观察，给予一定的奖励。

4.4实施档案管理技术创新

随着大数据时代的到来，档案管理信息化已经成为一种趋势，电子档案信息可以全方位地为企业的决策提供更具有参考意义的信息资源。需要注意的是在档案信息化的过程中要以数字形式为中心，并确保数据的安全，从而在不断的发展与整改过程中实现档案管理的创新与企业经济效益共赢的局面。数字化时代，档案信息是一项非常重要的资源，无论是对于国家各项事业的发展，还是对于企业获取核心竞争力都具有强有力的推动作用。

结束语

综上所述，在信息化时代下，提升档案管理的信息化水平不仅是时代变化发展的要求，也是企业发展进步的题中应有之义。在企业档案管理的日常工作中，面对发生的各式各样的问题，应以信息化为出发点和落脚点，加强信息化管理模式的应用建设，提高档案工作的科学性、可持续性，以适应时代发展的要求，推进企业档案管理事业的发展。

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作者简介：彭凡，女，汉族，江苏无锡人，就读于东南大学经济管理学院，研究方向：工商管理。