新时代高校人事档案管理存在的问题及对策

陈怡君

广东工程职业技术学院，广东 广州 510520

2018年11月20日，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，为高校从严管理干部人事档案指明了方向，不仅要求完善健全干部人事档案工作的管理机制、工作标准，还要加强对干部人事档案的日常管理、审核利用、纪律监督，并着力创新工作方式，提升干部人事档案管理质量，推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。

2020年1月14日，中共广东省委组织部印发《全省干部人事档案专项审核全覆盖工作方案》，这是高校贯彻执行《干部人事档案工作条例》的具体落实，体现了高校在教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才方面的客观严肃性。

干部人事档案是反映干部个人思想政治品质、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。通过对干部人事档案的审核，可以有效整治和杜绝干部人事档案弄虚作假和处理不准不严的问题，确保干部人事档案真实准确、全面规范。

1 高校人事档案专项审核工作中发现的问题

党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央对干部人事档案工作高度重视，并随着中共中央组织部开始在全国部署开展干部人事档案专项审核工作，高校也在新时代对干部人事档案管理工作明确了更高、更严谨的要求，提高了对干部人事档案的认识和重视程度。当前高校干部人事档案专项审核工作中发现了如下问题。

1.1 重要材料缺失

干部人事档案材料分为十大类，在“三龄（年龄、党龄、工龄）两历（学习经历、工作经历）一身份（工人、干部等身份）”的专项审核过程中，材料缺失问题最为突出，其中学历学位、职称评审材料，工资、任免、工作经历证明这三大类材料内容缺失最为严重。例如，学历学位无证书复印件或学信网的鉴定证明；职称评审表和职称证书复印件缺失；有的只有入职时的工资审批表，其后工作阶段都无晋升工资审批表，因而无法断定现阶段工资薪级及职级；个人履历表填写有职务但无组织任免审批表；工作经历中缺失劳动合同或社保证明等明确清晰的证明材料。

1.2 日期记载不一致

在审核过程中，发现存在出生年月日中最早记录与最新记录、身份证不一致，参加工作时间月份或者年限不一致，入党志愿书与后面填写的干部履历表的入党时间记载不一致等情况。出生年月日的不一致所涉及的原因较为复杂，在确认阶段，有阴历与阳历的差异，有在学习或工作变迁过程中户口随迁时的误填，或因各类原因年龄改动、户籍登记出错等；参加工作时间不一致的原因也较多，如参加工作时实习试用阶段与正式入职时间混淆，或者因为实际参加工作时间与合同签订、社保缴纳时间有偏差等；入党时间填写不一致则大多是记忆偏差造成的。

1.3 材料的真实性存疑

在审核过程中，对主要材料存疑的地方，要进行科学分析，找到事实依据，再进行确认。对于出生年月有涂改或存疑的，需请当事人提供出生地原籍户口记载材料，通过与兄弟姐妹之间的比对，对入学年龄的判断，来进行科学分析。如果无法提供，则按最早记录时间为准。对于参加工作时间存疑的，以新参加工作人员的工资审批表、入职时的年度考核表或转正定级表记录作参考。对于高等学校毕业生登记表盖章不全或不盖章，甚至无毕业生登记表或学位授予证明文件的，要求到原毕业学校补充学籍材料。对于工作经历存疑的，要求提供同一个单位的劳动合同和社保证明，但是有的单位改名、倒闭或合并，而当时又无购买社保的和签订劳动合同的，则无法确定真伪。

1.4 重要个人信息未能及时填写完整或收集整理补充

在审核过程中，发现有的干部档案的履历、工资等材料还是最初调入时的状态，在本单位工作多年仍未重新填写干部履历，未准时收集整理和装订档案材料，档案材料缺乏及时性、完整性。其婚姻情况、学习经历、职称评聘、家庭成员、任职变更、工资晋升等都发生了很大的变化，但未能及时补充完善档案材料。

2 高校人事档案管理现状

2.1 思想上不够重视

干部人事档案管理是高校人事行政管理部门的一项重要工作内容，但此项工作没有教学部门一线工作的影响力，没有招生就业决定学校发展规模的声势，也没有教务、财务、学工等与师生息息相关的日常工作，更无法为高校带来良好的经济收益，因此，大部分领导对人事档案的管理工作不够重视，认为只要做好防火、防虫、防潮，保管好不遗失就行了，使得人事档案管理工作处于单位管理的边缘位置。

2.2 管理上不够专业专职

人事档案管理工作人员大多是兼职人员，而且兼职也是不固定，经常轮换，人员职责范围内其他工作内容多，任务繁重，精力有限，对档案管理工作只求保管好不出错即可，对人事档案细节上的管理难免出现纰漏，资料不能做到及时归档是常见现象。

2.3 时效上观念不强

在时效观念上，新员工入职时，没有及时将调动材料放进档案，单位未让员工填写干部履历表，未及时完善新员工的档案；评审职称的材料、年度考核表、任免材料、在职教育学历材料、各种奖惩材料、工资变动审批表等，未及时收集整理归档，造成人事档案材料不完整，兼职人员轮岗后甚至造成材料丢失。往往是在干部人事关系变动需要将档案转递，审核档案时才发现材料不全，这种人事档案管理在细节上的忽略，使档案材料不完整、缺乏时效性，在人才流动中造成用人单位较大的困扰。

2.4 管理信息化落后

在传统的人事档案管理模式中，档案资料和信息都是以纸质形式收集、整理、保存，由于没有信息化的管理系统，在需要查阅相关档案资料时要不断重复翻阅，浪费时间、精力并大大降低了工作的质量和效率。另外，很多档案管理人员已经习惯了原有的管理方式，对信息化管理的学习兴趣低，不愿积极主动更新管理方式，导致档案管理信息化落后。

3 对加强干部人事档案管理的思考

（1）加强对人事档案管理的重视。提高单位领导对人事档案的重视程度，可以将此项工作归到日常工作内容中；提高档案管理工作人员的重视程度，可以根据单位的实际情况，制订、完善相关的管理制度和针对性的改进计划；提高材料形成部门和个人的重视，可有效提高材料的质量和准确性以及收集的时效性，从而全面加大管理力度，创设良好的管理氛围和环境，为单位的持续发展和进步奠定基础。

（2）加强管理人员自身建设。档案管理人员的综合素质和专业水平决定着管理的效果和质量，单位要想方设法提高档案管理人员的专业素养和管理水平，为其发展和进步提供坚实的力量。从事档案管理工作的人员要脚踏实地，加强责任心，积极参加业务培训，提高业务水平，做好本职工作，保持业务性、政策性、服务性以及保密性意识，在职位上发光发热。

（3）强化档案管理的时效性。高校人事档案材料的时效性和完整性是及时掌握人才信息的有效保障，档案管理人员要不定时地关注职工的信息动态，及时收集相关的人才资料信息，进行整理及归档，禁止档案材料作假的情况出现，以此来强化人事档案资料的全面性、实用性和时效性，强化档案的实际使用效果。

（4）促进管理信息化发展。随着新时代信息化的普及，人事档案管理信息化成为档案管理的必然发展趋势，要将纸质材料信息录入计算机中生成电子档案，在管理和利用人事档案时，减少对原始纸质材料的翻找频率，也节约了提取的时间，可有效保证档案材料的完整性和永久性，从而提高工作效率。档案管理工作人员要定期参加业务培训，积极学习并掌握先进的科学知识，熟练使用操作及维护数字化档案设备，设置管理权限。建立数字化管理模式对保护档案起到了积极作用。

4 结束语

综上所述，高校要正确认识到人事档案管理工作的重要性。在目前的实际管理中，仍存在思想上不够重视、管理上不够专业专职、时效上观念不强、管理信息化落后等方面的问题，因此要加强单位领导对人事档案的重视，加强管理人员自身建设，强化档案管理的时效性，促进管理信息化发展，切实解决高校干部人事档案管理存在的问题，提高档案资料的完整性和时效性，强化档案管理的质量，使高校人才资源得到有效的利用。