内部控制视角下行政事业单位采购工作研究

吴霞

摘 要：通过加强行政事业单位内部控制制度建设，可以实现对各项资金的合理利用，降低采购活动中的滥用和浪费等行为，使财政资金的使用效率得到提高。通过对行政事业单位采购工作中的潜在风险进行分析，提出行政事业单位应通过树立起较强的风险意识、建立起完善的预算编制程序、优化采购岗位设置，强化采购过程控制，并强化行政事业单位采购监督等方面入手，使行政事业单位采购工作能步入规范、有序发展轨道。

关键词：行政事业单位;采购工作;内部控制

随着政府采购制度改革的逐步深入，各地行政单位积极落实各项简政放权的改革方针，同时要求加强行政事业单位强化内部控制制度建设工作。一般而言，行政事业单位采购是指国家机关、事业单位等依据相关法律规定利用财政性资金采购目录中规定的物品，确保采购行为得到规范，也能对财政支出进行监督与管理，使采购成本得到控制，提高政府资金利用效率，关系到政府部门工作运行，也牵涉到群众的公共利益，为各项工作的开展提供保障。在全球一体化背景之下，建立与推行行政事业单位采购将产生深远的现实意义。

一、行政事业单位采购工作的潜在风险分析

目前，在行政事业单位采购工作中存在着一些问题，引致一定的风险，不利于行政事业单位采购工作的有序开展。这些风险集中体现在三个方面：

第一，采购主体多样化，重复采购问题严重，存在采购行为不规范的风险。目前，大多数行政事业单位是根据采购相关标准和规定，契合本单位实际需求来进行采购制度制定和开展采购工作。但是，由于不同部门在采购物品的类型及数额层面存在显著差异，且采购行为有的是由会计部门负责，而有的单位则由资产部门负责，导致主体存在多样化的问题。这种情况下，不利于对采购行为进行准确的调控，容易出现采购不规范或重复采购等问题。

第二，采购预算工作不到位，导致采购过程潜存风险。采购预算工作是行政事业单位采购工的重要内容，需要切换采购过程的各个环节进行参考和确定。但是，由于行政事业单位采购工作中存在一定的复杂性，且管理权限也存在分散性。这种情况下导致了采购油酸工作无法短时间内契合实际的做出相应的反映，而这会造成采购过程中出现一些潜存的风险。

第三，行政事业单位采购工作人员风险意识不强。行政事业单位采购工作是面临着一定的风险，例如采购质量不高、寻租腐败问题严重，造成了资源浪费的现象，对这些情况进行分析与总结，很大程度上是由于行政事业单位采购风险意识淡薄引起的。

二、行政事业单位采购内控的优化策略

通过对行政事业单位采购工作中的潜在风险进行分析，提出行政事业单位行政采购内部控制的优化策略，使行政事业单位采购工作能步入規范、有序发展轨道。具体如下：

（一）强化政府采购风险意识，明确内部控制的重要性

要识别可能出现的风险，对如何规避风险制定有效策略，使采购工作能有序开展，避免由风险因素而引发经济损失。同时，行政单位要对采购流程进行调整，找到风险频发环节，提前做好防范，扎实推进采购工作的开展，确保整个环节的公平、公正、公开，这是实现政府职能的前提。在树立起较强的风险意识的前提下，才能更好地推进行政事业单位采购工作内部控制制度建设。

（二）完善的预算编制程序，确保采购行为的有效进行

行政事业单位都要明确采购要求，根据部门工作开展的实际情况编制部门预算。在整个采购流程之中，采购预算的编制处于开端位置，后续采购工作能否有序进行，与预算编制是否合理存在着必然联系。因此，行政事业单位要提高采购预算的合理性、科学性，对所有的采购项目展开市场调研，对每一种物资的市场价格心中有数，把预算控制到合理范围之内，使采购效率能进一步提高。在执行采购预算时，要对每一笔预算支出进行动态监管，完整而细致地对支出情况进行记录，相关责任人、经手人都要签字确认，为后续审查做好准备，为后期制定更为周密的采购预算积累经验。

（三）优化行政事业单位岗位设置，增强相关岗位的独立性

行政事业单位在开展采购过程中，出于防控风险、提高采购资金利用率、维护社会利益与国家利益的目的，要设立专门的办公室，有些单位人员数量比较少，则要指定某一科室负责对采购的管理与监督。在设置采购工作岗位时，要符合不相容岗位分离的规定，增强合同签订、内部控制、物资验收等各项工作的独立性。

行政事业单位在对采购进行管理时，要采取内部多部门监督与外部广泛监督相结合的方式，使采购中出现的问题得到制止与改善。在执行采购过程中，最基本的条件就是要打造一支自上而下的高素质采购队伍，这就需要组织采购人员培训活动，不仅要了解行政事业单位采购特征，还要深入学习《政府采购法》，及时安排采购人员参加岗位考试，成绩不合格者不得上岗。每一次培训活动的组织，都要从专业领域聘请高水平的专家学者担任讲师，以理论与实际相结合的方法进行授课，增强理论学习的生动形象性，使基层采购人员能实实在在地掌握必要的技能，强化他们的责任意识，使他们的工作能力得到提升，更好地为大局提供服务。

（四）加强采购过程控制，提升采购工作的规范性

《政府采购法》对采购工作的流程、岗位设置、采购原则、基本方法等做出了细致规定，但现有的法律制度只是构建了基本框架，采购各个环节并没有衔接到一起，运作效率不高，还需要对这一基本框架进行扩充、细化，使所有的法律规定都能落到实处。当前，由于具体的实施条例没有正式出台，要求各个地区根据具体情况对采购过程进行控制，要具体做好如下几方面的工作：第一，对项目实施方案进行规范、调整，以物资需求为导向编制采购明细表，在市场调研的基础上制定多套采购方案，做出合理选择;第二，编制完善的采购预算，提高预算评审工作的有效性。要准确把握市场发展动向，对各种需要采购物品的价格进行合理估计，得出总金额之后交给第三方机构进行评审，把预算控制到合理范围之内;第三，对采购项目进行验收，并要保证验收工作能全面覆盖所有采购的工程、物料等，不得出现任何遗漏;第四，对采购过程进行审计，增强行政管理权威性，提高监督效果。

（五）强化对行政事业单位采购工作的监督

对行政事业单位采购进行监督，包括两方面的内容，一是合规性监督，二是有效性监督。前者就是对采购项目、方法、流程等进行监督，判断其是否符合法律制度的规定，其目的就是为了增强行政事业单位采购资金的安全性，不得出现任何违规现象;后者就是要在合规性监督的基础上提高监督层次，关注政府资金的使用是否高效、科学，判断采购项目是否合乎实际，采购流程是否有序顺畅，能否达到预期目标等。为此，要做好三点：一要加大监管力度，完善监督机制，明确采购工作中的潜在风险，制定合理的防范措施。各单位要构建专门的行政事业单位采购监督队伍，明确监督权责，把监管职责细化到个人，确保能起到有效监督作用。二要拓宽政府预算管理的范畴，把与采购有关的预算编制、物资验收等方面的内容囊括其中。采购以公开招标的形式完成，采购人员不得参与评标工作，提高此项工作的公平竞争性。三要加强内外监督，以网上政务公开的方式进行监督，把采购信息及时上传到官方网站，使公众能及时了解到相关工作的进展情况，方便公众查阅与监督，也可以开通电话热线，通过各种新媒体形式进行监督，避免出现重复采购、无序采购行为的发生，在全社会的监督下提高采购工作的规范性。

三、结语

总之，通过加强行政事业单位内部控制制度建设，可以实现对各项资金的合理利用，降低采购活动中的滥用和浪费等行为，使财政资金的使用效率得到提高。因此，行政事业单位必须要树立起较强的风险意识、建立起完善的预算编制程序、优化采购岗位设置，强化采购过程控制，并强化行政事业单位采购监督等方面入手，有效地预防和解决行政事业单位采购工作中面临的风险，确保行政事业单位采购工作的正常、有序开展。

参考文献：

[1]张丽.论行政事业单位政府采购的质量和效益[J].现代商业，2014（14）：80-81.

[2]刘永泽，唐大鹏.关于行政事业单位内部控制的几个问题[J].会计研究，2013（01）：57-62+96.

[3]胡凤仙.浅谈行政事业单位做好政府采购的有效途径[J].中国乡镇企业会计，2012（10）：120-121.