科研院所项目经费管理问题探究

满慧 柳龙华

[摘 要]科研项目经费作为开展科研工作的重要资源，随着国家对科技创新投入力度的不断加大，科研院所承担的科研项目和获得的科研经费日益增多，对科研经费管理工作提出了更高要求。为积极适应新形势需要，创新科研院所项目经费管理模式，提升科研经费的科学化管理水平和应用效果，实现科技资源的最优化配置，文章结合自身工作实践，对科研院所目前存在的经费管理问题进行研究分析，就如何加强科研经费管理工作提出相关对策建议。

[关键词]科研院所;科研项目;经费管理;预算管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.04.103

1 引言

在经济全球化发展的时代洪流中，我国科研工作迎来深化改革开放的快速发展期。随着“科教兴国”战略的实施，科研院所、高校等行政事业单位承担的科研项目日益增多，获得的科研经费逐年增加，这为科研工作的扎实开展奠定了良好的经济基础，但也对科研项目的经费管理工作提出更高的要求，进一步加强项目管理中的财务经费管理势在必行。

科研项目经费是科研单位开展科学技术研究活动，推进科技创新工作持续健康发展的物质基础。科研经费的投入及合理运用直接决定项目发展的好坏，科研经费的整体管理水平也直接影响科研项目的完成质量。在当前新形势下，如何适应新形势的需要，对科研项目经费进行科学管理，如何创新科研经费管理模式，提高经费使用效率，如何在保證科研工作顺利开展的同时，充分利用现有经费，尽可能提高其经济效益和社会效益，提高科研项目经费的应用效果，实现科技资源的最优化配置，是科研单位当前亟待解决的现实问题。文章结合自身工作实践，对科研院所目前存在的经费管理问题进行梳理，就如何加强科研经费管理工作提出相关对策建议。

2 问题研究

当前科研院所项目经费管理工作普遍存在如下问题。

2.1 缺乏对预算管理严肃性和重要性的充分认识

随着国家对科研项目经费管理的日益重视，经费预算的编制工作已逐渐成为科研项目申报环节的一个重要组成部分。科学严谨的经费预算需要项目组、科研管理部门以及财务部门的共同参与，科研单位也会要求项目组在项目申报阶段采取召开专家评审会、邀请财务人员加入项目申报团队等措施来强化经费预算管理。然而在实际操作中，由于申报时间仓促或者单位内部各部门的职责分工等现实原因，经费预算通常由项目组的主要技术人员直接编制并上报。技术人员对科研单位现有的基础、资源配置等情况了解不够全面，与科研管理部门和财务部门也缺乏充分沟通，容易出现批复经费与实际经费需求脱节的问题，造成有的经费“不好花”，有的经费“不够花”，从而失去预算编制的严密性和严肃性，无法促进财务预算工作的有效执行。

2.2 缺乏对预算编制科学性和合理性的充分认识

一直以来，项目申报普遍存在“重立项、轻预算”的习惯，项目组成员主要以科研技术人员为主，财务、项目管理等专业方面的人员较少。在编制项目申报书预算时，技术人员由于自身财务知识的缺乏，企业内部可参考借鉴的资料不足，以及申报时间紧张，准备工作较烦琐，没有时间和精力对项目的各项开支进行充分科学论证和细化，也受限于专业能力，无法对项目指南中的经费科目做到准确理解，项目预算的经济计量基础极其薄弱。而且，计量支撑数据很可能受国内外环境、外部市场的资源供求波动、国家政策调整、通货膨胀等不确定性因素的影响，导致经费需求难以准确的预算或估算，预算科学性和合理性被削弱，可操作性也较差。

2.3 缺乏对经费执行的重视和监管机制

通常情况下，企业对科研项目的管理最注重的是项目的立项评审，其次是项目结题验收，而项目阶段性、节点性的定期检查及绩效评价往往被忽视。项目管理尚且如此，经费预算的执行监管更是如此。项目立项后，项目组最关心的是项目能否按期完成，技术指标能否全部实现，对经费支出无法做到成本核算，存在应付的心态。再加上财务知识的缺乏，一些项目开支直到结题验收时才知晓不符合项目经费的使用范畴，造成经费使用的不合规、不合理。科研管理部门主要关注项目进展是否满足相关科研计划的考核要求，很少对经费的使用明细进行跟踪调查，对经费执行的监管和约束工作没有完全到位。财务部门在日常工作中承担了大量核算业务，没有充足的项目管理经验和精力及时、合理、有效地开展各项目的财务管理工作，也不能精准地分析、预测科研项目的经费执行情况，从而企业内部忽视经费管理的现象普遍存在，项目经费管理效率低下，经费管理工作较为粗放。

在项目实施过程中，当项目研究内容、技术状态、经费预算等重大要素发生变更需要调整时，企业内部没有严格履行内部决策审批程序，对执行变更的监管不到位，相关证据链记录不充分甚至遗失，为后续相关评审和财务审计工作留下较大隐患。

2.4 缺乏结题评价机制

在科研项目任务结题且通过上级验收后，没有及时办理项目结题手续，结题不结账的现象普遍存在，项目组成员在结题后仍然随意填报科研工时，致使人工费、管理费等不必要费用产生。

3 对策建议

科研项目经费管理是一项系统工程，构建新时期科研项目经费管理新模式，使经费管理工作真正成为科研院所提高科研水平、提升科技创新产出质量的有力支撑，建议措施如下。

3.1 加强全员经营管控和风险责任意识

近年来，国家对科研经费管控力度日益加强，并不断加大违规惩处力度。科研院所应顺应形势，首先，实行主管领导负责制，确保管理层级的权威性;其次，全员树立成本费用管控理念，强化经营管控和风险责任意识，建立并实施经费管理的追踪问责制;最后，不断加强科研管理人员的政策法规培训，通过正反面典型案例教育强化科研管理人员的底线意识，规范科研经费使用各环节的财务收支行为，严肃财经纪律，精细会计核算，提高全员对项目经费管理作用及其重要性的认识，以及对经费预算的科学编制和科研经费的规范使用的重视程度，确保科研经费使用合规、高效，防范违规使用、挪用、挤占科研经费等不良现象发生，切实将有限的项目经费真正用于科研活动中，提高科研经费的资金使用效率。

3.2 优化构建经费预算的全流程管理

从编制到执行、从预算到决算、从方式到方法开展全流程的系统创新，将精细化体系和结构制度化建设作为重要目标，优化健全预算、执行、验收、评价四位一体的科研项目财务管理体系。在立项阶段，谨慎启动合同尚未签订或者没有任何书面认可文件的项目立项申请，坚持IPD管理理念，集合多领域专家团队，对项目的技术、性能、经济等指标做出有效的立项评估和严格的预算审批。在执行阶段，严格以项目令号形式单独建账，保证对各项目经费支出的独立跟踪控制。项目组内部应学习掌握财务科目属性和应用范畴，并定期开展经费执行情况的统计分析，必要时开展相关项目核对审查，预防记账错误或预算超支等情况出现，为项目顺利结题验收建立风险预警。在项目验收通过后，及时完成经费结算和令号关闭工作，避免不必要的间接成本分摊。在结果评价阶段，重点分析项目预算编制是否科学合理，预算执行是否规范顺利，并思考总结验收专家的意见建议，探索建立一套较为通用的预算编制方法用于未来项目申报，提高预算编制的专业性和科学性，增加项目申报命中率。

3.3 构建统一的科研项目信息管理平台

利用信息化手段，构建统一的科研项目信息管理平台，与企业内部的ERP、财务、人力等相关业务系统联动，实时查询项目信息动态并据实开展统计分析和预测，实现科研经费管理由传统的事后控制、被动式管理转变为现在的事中控制和主动式管理。但是，该平台功能的最终实现和真正落地需要企业各部门建立健全各项原始记录，重点规范立项信息管理，保证项目数据的翔实、可追溯与及时维护，并在项目执行过程中，严格按照平台系统中输入的批复内容开展相应研究工作和合理匹配的财务列支。当合同、经费、技术状态等重大要素发生变更时，应当严格履行变更审批手续，就变更内容与相关部门和分管领导形成以通知、纪要、协议等书面形式的证明材料，并及时完成平台系统内的证据链补充。同时，根据变更内容及时调整项目财务计划，重构预算支出范围，确保项目科研任务与财务预算的相互匹配。

3.4 贯彻项目经费分类管理原则

现阶段科研院所承制的科研项目经费来源呈现多元化趋势，不同渠道来源的项目财务预算科目不完全一致，经费应用范围不完全统一，对科研项目实施“分类管理、突出重点、精准科学、统筹兼顾”的管理原则显得尤为重要。根据项目性质、经费来源、支出范围、任务书要求等维度将科研项目进行组织内部的合理划分。依据不同项目来源的财务审计要求及各项经费的应用原则，制定企业内部科研经费管理制度，明确不同类别科研项目经费的开支范围、开支标准与开支比例。对于承制国防科工局、工信部、军委装备发展部等上级机关归口管理的纵向课题类项目，经费管理须注重国家财政政策的合法性、合规性;对于与外部企业开展横向技术合作或者来自地方政策奖励补贴类型的项目，则可以采取灵活核算方式统收统支，在遵守财务会计制度和满足项目交付验收条件的前提下，结合企业自身特点和实际情况，严格控制项目研发成本和经费支出，结余形成部分项目利润，用于科研院所其他自筹经费的专项技术攻关，缓解企业自筹资金压力，提升有限科研经费的经济效益和社会效益。

3.5 加强部门之间的沟通合作

财务人员不懂科研，科研人员不懂财务，是导致科研项目经费申报过程中“拍脑袋”现象的主要原因。然而，让财务人员充分掌握科研技能不太现实，而让科研人员更多地了解科研经费管理和相关财务制度则相对可行。因此，科研院所应组织财务部门对科研人员进行财务制度的宣讲和相关业务知识的培训，同时在项目预算编制阶段主动积极参与，充分发挥专业优势，提供经费预算方面的专业咨询与指导，切实解决科研人员在项目申报书编制中遇到的实际问题。当然，除财务部门外，科研管理部门也应积极参与到项目申报的前期工作中，结合本单位的总体情况全方位给予指导建议。各部门的全面参与和积极对接，能够增强预算编制的质量和专业水准，使科研经费管理向合理化、科学化、专业化的方向发展。

4 结语

科研项目经费是科研单位开展科研活动的重要资源和财力基础，随着我国产业升级和建设创新型国家战略的不断推进，科研项目的经费投入仍将持续增加。如何构建新时期科研项目经费管理新模式，真正发挥精细化管理在科研经费管理中的优势，使科研项目经费管理工作真正成为科研院所提高科研水平、提升科技创新产出质量的有力支撑和系统保障，是当前形势下每个科研单位必须练就的“基本功”。

文章通过对科研院所目前存在的经费管理问题进行研究，认为在全员范围普及强化经营管控与风险责任意识，明确各部门的职责分工与合作，优化健全预算、执行、验收、评价四位一体的科研项目全流程财务管理体系，全面贯彻科研项目经费管理相关制度要求，大力发展科研项目信息管理平台建设，利用现代信息化手段对项目研发过程中的经费使用实施动态监控和实时预警，能够实现对科研项目经费的合理申报、动态监控和顺利决算，促进科研经费的安全、合理和高效使用，最终将显著提升科研院所的科技创新发展能力，实现其高质量发展。

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[作者简介]满慧（1987—），女，回族，安徽合肥人，经济师，硕士，研究方向：管理科学与工程。