信息时代下档案管理工作的创新探讨

2021-04-04李晓红

信息记录材料 2021年5期

李晓红

（滨州市公共就业和人才服务中心山东滨州 256600）

1 引言

在社会快速发展背景下，我国已经进入到信息化时代，各个行业以及单位在档案管理工作中面临一定压力。档案管理工作对于单位发展与行业发展会产生直接影响。信息化时代使得传统档案管理工作方式无法跟上社会发展步伐，而且会在一定程度上影响后续行业、单位的更好发展。为避免这一情况的出现，需要及时对档案管理工作进行创新与完善，提升档案资料利用率的同时，不断提高档案管理水平。

2 信息时代档案管理工作创新必要性分析

在信息技术快速发展的当下，社会对于档案管理工作提出很多要求，使得档案管理工作已经不是以往对信息的简单收集与整理，更多的是需要对信息进行全面审核与分析。档案管理工作人员也需要从根本上意识到，传统纸质档案管理工作方式以及信息存储方式存在一定局限性，会影响档案管理工作的更好落实，在此背景下，要将电子档案应用在档案管理工作中。在档案信息分类以及存储期间，加强对先进软件系统的应用，减轻档案管理人员的工作压力，同时可以节约更多空间与时间。档案管理部门可以对档案设置更为专业的查询系统，群众想要了解某项内容，直接到系统中查询，节约更多的信息查询时间，而且信息传输效率得到提升，并保证信息准确性。信息化的档案管理工作，促使档案管理工作能够朝着规范化的方向发展。在这一过程中，可以顺应时代发展，使得人们对档案的需求得到满足，为人们工作提供更多便利。在信息时代中，档案管理工作也可以实现自身的自动化发展与智能化发展，利用计算机软件对档案信息进行管理与收集，提升工作质量。先进的互联网技术，为档案收集工作以及管理工作提供更多便利，进一步实现档案信息共享，档案数据信息实用性与时效性得到保障。由此可以看出，信息化时代背景下，档案管理工作必须进行创新与完善，这样才能为社会更好发展打下良好基础。

3 信息时代档案管理工作创新具体要求分析

信息时代下，人们对于档案管理工作创新提出更高要求，本文主要从以下几点进行阐述与分析。

3.1 高效性要求

在对以往档案管理工作的分析中可以了解到，存在工作量较多的问题，在实际管理工作开展中会出现档案积压情况，档案管理工作效率与工作质量无法有效提升等一系列问题。针对此类问题，在档案管理工作创新期间，要确保该项工作的高效性，在面对复杂、繁多的档案信息资料时，要进行有效且及时的处理，这样才能防止积压情况产生[1]。为实现这一目的，在档案管理工作中要合理应用先进技术，这样不仅可以减少人员工作量，而且整个管理工作也将会得到简化。

3.2 全面性要求

现如今档案管理工作需要面临更多对象与内容，因此，在档案信息获取中，会产生大量信息素材，怎样更好地实现对信息素材的收集与应用，这对于档案管理工作而言是一项严峻的挑战。为使得档案管理工作价值得到凸显，针对档案管理工作全面性要求要给予更多重视，通俗来说就是要保证档案资料的全面性、完善性，实现对档案资料的有效应用，从而凸显档案资料价值，防止档案资料缺失，对相应工作造成的影响。在此背景下，不仅要从技术层面上做好档案管理工作创新，同时还要对规章制度进行完善与优化，使得档案管理工作的全面性与有序性得到保障。对不同资料信息进行全面搜集与全面整理，提升资料信息利用率。

3.3 及时性要求

信息时代下社会的快速发展，在档案管理工作中也能够体现出来，为确保档案管理工作能够跟上时代发展步伐，要保证档案管理工作的及时性。基于此，在未来时代发展中，要做好档案管理工作的全面优化与完善，在最短时间内完成档案信息资料收集工作，并对收集到的档案信息进行有效保存与管理[2]。除此之外，对于即时获取到的档案资料要做好归档工作，为后续档案查阅以及资料分析提供保障。

4 信息时代档案管理工作创新措施

4.1 加强管理人员意识创新

在档案管理工作创新中，档案管理人员在其中发挥着不可替代的作用，如果管理人员具备较强的创新意识，同时对于自身档案管理工作重要性能够有正确认识，那么档案管理创新工作也将会顺利展开。反之，如果工作人员不具备创新意识与较为先进工作理念，那么会制约档案管理创新工作的全面落实。在此背景下，要将创新管理人员意识作为一项重点工作，保证每一位档案管理工作人员都能够对档案管理创新工作有正确认识，在后续工作开展中，能主动对自身工作行为进行约束与规范。在管理人员意识创新中，要注意以下几点问题：（1）从管理人员意识创新角度出发，对于管理人员的专业能力与综合素质要有全面把握，促使管理人员能够认识到，档案管理工作并不是简单的对档案文件资料进行整理。在信息时代下档案管理工作有着更高要求，需要做好档案资料审核与分析。要做好管理人员的资质审查工作，了解档案管理人员的专业能力与素养，是否能够与档案管理工作相匹配。在招聘档案管理工作人员过程中，要将认知水平审核、专业技能审核等作为重点内容，确保招聘到的工作人员能够更好胜任岗位工作，具备一定创新意识，推动档案管理工作的更好落实。（2）在意识创新期间，还要对新时代发展背景下新技术、新模式有正确的认识与了解[3]。在档案管理工作中，要合理应用先进信息化技术，意识到信息技术应用在档案管理工作中，与传统档案管理方式存在的不同，这样才能提高管理人员的思想认知，在根本上转变工作理念，将先进理念以及先进技术更好地应用在档案管理工作中。（3）档案管理人员还要具备一定的职业道德素质，在工作中能够认真对待各环节工作，主动学习不同专业知识以及相关政策等。在工作期间树立终身学习理念，不断提高自身综合素质。

4.2 拓展档案管理范围

如今人们对于档案管理工作的要求正在不断提升，也只有这样才能保证档案管理工作能够跟上社会发展的脚步。在实际档案管理工作创新中，为使得档案管理工作能够为相关决策等工作提供更为有效的参考依据，要对档案管理范围进行拓展。在以往档案管理工作中，存在一定局限性问题，管理人员通常情况下都是围绕档案资料收集开展相应工作，过于注重不同业务资料、数据相关问题，对关联信息收集与应用造成忽视。这一情况的出现，使得档案资料信息无法将自身价值全面发挥出来。基于此，在未来档案管理工作中，需要对档案管理工作范围作出进一步明确与完善，使得档案信息资料收集完善性可以得到保证。管理人员能够具备大数据管理理念，将全部有关联的数据信息进行收集，针对收集到的数据信息要做好分类保存工作[4]。如果人们想要了解某项信息，那么可以直接到平台或者系统中进行查询应用，提高数据信息利用率，将档案信息价值发挥到最大。

4.3 强化档案管理服务创新

在档案管理工作创新期间，针对档案管理服务也需要相关工作人员能够给予更多关注与重视，将档案资料服务功能发挥出来，体现其价值，这也是目前档案管理工作创新中面临的一个重要问题。在这一过程中，档案管理工作创新，要保证档案资料信息的丰富性，这样才能为更多人员提供服务，满足不同行业以及人员的需求。从单位内部信息进行分析，在档案资料管理期间，往往需要应用数据中心以及管理平台，针对不同级别员工设置档案信息访问权限，通过该种方式提升档案资料价值，而且能够防止档案资料浪费，以及档案资料被滥用情况出现[5]。除此之外，在服务创新期间，还要对单位外部服务创新给予更多重视，为更多不同人群提供服务。除此之外，在管理服务创新过程中，还需要各个部门之间能够相互配合。实际上档案管理工作，与不同部门之间的工作存在交叉，因此，档案管理工作想要实现更好落实，那么需要更多部门参与到其中，给予档案管理工作更多支持。在这一过程中，领导层人员要协助管理部门管理工作，当涉及到需要其他部门参与的工作时，领导方面要下达工作任务或者命令，促使档案管理服务能够得到提升。一旦在工作中出现冲突等其他问题，领导人员要做好协调工作，这样档案管理工作的顺利展开也会得到保障。比如，单位在人事档案的核实中，需要人事部门、档案管理部门工作人员参与其中，彼此之间相互配合，针对档案管理工作中存在的不足之处进行补充，使得上交档案信息的真实性、可靠性得到保障。