云计算平台下高职高专院校档案信息化建设研究

于海涛

（锡林郭勒职业学院 内蒙古 锡林浩特 026000）

1 引言

随着现代信息技术的快速发展，现代社会已经进入信息化时代，各种信息技术的应用范围也不断扩大。大数据技术作为现代社会的新兴技术，具有广阔的发展前景，将其应用于高职高专院校档案管理中是新环境背景下为了适应时代发展的必然选择，不但能够提高高职高专院校档案管理的效率，同时有助于推动高职高专院校的现代化发展。文章主要针对云计算平台下大数据对高职高专院校档案管理的影响展开探讨[1]。

2 云计算平台对高职高专院校档案信息化建设的影响

2.1 推动档案管理的信息化建设

信息化时代中高职高专院校要想获得更好的发展，就需要不断加强自身的信息化建设，从而满足时代发展对高职高专院校的各种要求。自从高职高专院校档案管理引入大数据技术之后，整体信息化建设水平就有所提升。

2.2 便于档案数据储存与应用

传统档案管理模式主要是采取人工管理的方式，随着现代信息技术的快速发展，高职高专院校信息化水平也不断提升，高职高专院校建立了比较完整的信息管理系统，因此在高职高专院校档案管理中引入大数据技术，便于档案资料的储存与应用，提高信息查找的效率。大数据技术能够在海量数据中进行采集、搜索与共享，有助于提高高职高专院校档案管理的便捷性。

2.3 提高高职高专院校档案管理的效率

传统管理模式中容易发生档案资料丢失、数据错误的情况，随着大数据技术的引入，只需要利用计算机就能够实现档案的录入、储存、检索与利用，有助于提高高职高专院校档案管理的效率[2]。

3 高职高专院校档案管理现状

3.1 领导不重视高职高专院校档案管理

多数领导将高职高专院校的工作重点放在信息技术以及新业务的开发，认为高职高专院校档案管理不需要投入过多的精力，因此档案管理信息化建设速度慢，这也导致大数据无法发挥应有的作用，阻碍了高职高专院校现代化的发展。

3.2 高职高专院校档案管理不完善

高职高专院校档案管理由于缺乏统一的管理制度，因此存在很多问题，加上很多附属高职高专院校的档案在管理上出现了秩序混乱的情况，滥用情况比较普遍，此外一些档案由于转移不及时，导致档案资料缺失，整体管理效率低下。

4 提高大数据在高职高专院校档案管理应用效果的相关策略

4.1 转变思想观念

虽然很多高职高专院校认识到大数据技术的应用效果，也采购了一批信息化设备，但是整体观念仍旧比较保守，将高职高专院校档案管理认为是简单的资料管理，没有认识到档案管理对高职高专院校现代化发展的重要意义，也没有认识到档案管理的经济效益，无法推动高职高专院校的信息化发展。在这一问题中，需要从转变领导的思想观念着手，提高领导对于高职高专院校档案管理的认识，从而将大数据技术应用到高职高专院校档案管理实际工作中，确保大数据技术能够辅助高职高专院校档案管理的开展。

4.2 加强基础设施的建设

高职高专院校档案管理信息化建设过程中需要投入足够的人力物力财力，要想更好地应用大数据技术，就需要重视高职高专院校软硬件设施的建设。一方面高职高专院校领导需要考虑档案管理的实际需求，确定设备采购计划，并与相应的开发商携手制定配套的档案管理系统，从而确保高职高专院校档案管理信息化系统的建设。在利用大数据进行档案管理工作中，高职高专院校内部需要选拔专业的人员进行档案系统的维护、更新，从而为档案资料的合理利用提供有效支持。若高职高专院校条件允许，可以建立相应的管理团队，研发档案管理系统，开发出符合高职高专院校实际需求的软件，以便院内对档案资料的管理与应用。

4.3 加强人员培训

为了进一步提高大数据技术的应用效果，高职高专院校内部需要重视专业人才的选拔。一方面要求在岗档案管理工作人员不断学习信息化知识与技能，从而完成档案信息系统的操作，能够独立胜任高职高专院校档案管理工作，同时高职高专院校还需要通过招聘的方式选拔更多专业人才，组建高素质的档案管理团队。加强高职高专院校档案管理工作，充分利用大数据技术的作用，推动高职高专院校档案管理的发展。

4.4 落实责任制

高职高专院校需要建立相应的档案管理部门，从而对院内档案进行统一管理，同时要加强与临床科室的交流与合作，从而提高档案信息采集与更新，提高档案管理的效率，从而提高高职高专院校服务水平，同时便于临床科室应用档案资料，提高高职高专院校档案的开发利用率，为高职高专院校创造更好的效益。同时在管理过程中，高职高专院校需要结合自身的实际情况，制定出符合需求的软件以及操作规范，为高职高专院校档案管理提供相应的操作标准，细化高职高专院校档案管理细节，将具体的责任落实到个人身上，从而合理分工，更好地完成各项工作。

5 结语

本文首先对云计算平台下大数据技术对高职高专院校档案管理的影响进行了分析，并通过对高职高专院校档案管理现状探讨，提出了其中存在的一些问题，从而采取了相应的改进措施，例如转变传统观念、加强基础设施建设和人员培训，落实责任制、加强安全管理，有助于推动高职高专院校档案管理的进一步发展，从而为高职高专院校的可持续发展作出相应的贡献[3]。