基于PDCA循环的6S管理在医院总务后勤管理中的研究探讨

庄春红

随着医疗水平的提升，医院总务后勤管理的重要性愈发明显。通过医院总务后勤管理工作能够促进医院的进一步发展，6S管理作为5S管理的升级，在整理、整顿、清扫、清洁、素养之外增加了安全，能够保证医院总务后勤管理的有序进行。医院后勤作为能够给医院带来多重后勤保障的主要工作，后勤管理的顺利开展才是医院得以顺利发展的先决条件。在传统的总务后勤管理中，5S管理虽然拥有很好的管理效果，但是6S管理却能够使得医院的总务后勤管理质量再次得到提升。对于多数后勤管理人员而言，在提升后勤管理效率的同时增加管理质量是每一位后勤管理人员的责任与义务，只有在传统管理方式中不断寻求新的变化，才能够使医院的总务后勤管理工作变得更好。因此，希望通过对基于PDCA循环的6S管理在医院总务后勤管理进行研究能够使医院的总务后勤管理工作变得更好。

1 PDCA循环

PDCA循环是在休哈特博士提出后，由戴明宣传普及的一种管理概念，PDCA循环管理包含了计划、执行、检查、优化等多个流程。在管理过程中需要针对各种工作制定计划方案，并严格按照方案进行管理，在方案检查过程中，会将成功的计划加入标准，而不成功的计划则需要通过优化解决其中存在的问题。PDCA循环在医院总务后勤管理中能够有效纠正管理阶段存在的部分问题，确保后勤管理工作得以顺利且有序地开展下去，保证医院的可持续发展[1]。通常情况下，能够影响到医院总务后勤管理的因素有很多，而且由于管理工作包含的工作范围相对较广，所以很多医院的总务后勤管理很难保证管理效率以及管理质量。在总务后勤管理中，通过PDCA循环能够优化管理能力，降低管理工作中出现重复工作的情况，增加后勤管理的工作效率[2]。而且将6S管理应用到后勤管理中，还能够有效提升工作人员的综合素养，为医院各科室带来更好的后勤保障。而且将PDCA循环用来推进6S管理时，还可以在实践过程中不断完善医院现行的后勤管理方法，使6S管理在后勤管理工作中发挥出最佳效果。

2 PDCA循环中6S管理在总务后勤管理中的优势

总务后勤管理作为医院中的工作难点之一，受到了广大医务工作人员的关注。PDCA循环中6S管理在总务后勤管理中的优势非常大，6S管理的主要优势如下：第一，提升员工素养。在6S管理中，可以通过提升员工素养的方式使员工养成遵守规章制度的习惯[3]。员工能够在6S管理过程中感受到6S管理带来的积极作用，从而更加重视6S管理在后勤管理中的开展。第二，降低了资源浪费。医院的发展离不开成本的控制，在长期发展战略中，资源成本控制的重要性毋庸置疑，而通过6S管理则能够在提升资源利用率的同时防止资源浪费的情况出现。在6S管理下，能够对仓库资源、食堂食材、设备养护等方面进行全方位管理，杜绝因为拖延使用而产生的资源浪费，使医院后勤管理工作的运营成本得到有效控制。第三，增加工作效率。6S管理作为一种全方位管理理念，能够通过定容、定量、定位的方式将各类设备安置在有利位置，并且通过清扫还可以使工作环境得到改善，使医务工作人员可以在更加优质的环境下开展工作[4]。第四，提升总务后勤管理质量。6S管理能够使医院中原有的总务后勤管理工作变得更加细致化，无论是管理制度还是人员执行都会得到优化，因此开展6S管理后能够使后勤管理水平得到进一步提升。据不完全统计，医院总务后勤管理工作实行6S管理之后，总务后勤管理的平均效率将提升约30%[5]。

3 医院总务后勤管理工作面临的难点

医院现阶段的总务后勤管理工作往往会涉及到非常多的工作内容，医院中的水电、空调、建筑、保洁等各个方面都需要总务后勤管理来负责[6]。在这些后勤管理工作中，大部分工作都需要与第三方公司进行合作，如果在管理工作中出现问题，就会对医院中的医疗服务带来非常大的负面影响[7]。另外，总务后勤管理期间面对的大部分维修、服务人员，其文化水平相对偏低，而且大部分工作人员属于临时工，所以很多工作人员并不具备足够的工作积极性，工作并不稳定，所以需要后勤管理人员投入更多精力进行监督，防止后勤工作不达标的情况产生[7]。而且由于医院总务后勤管理工作涉及到的内容相对比较杂乱，所以在管理期间很难保证面面俱到。所以只能通过找寻合适的方法才能够将总务后勤管理工作做到更好。而将PDCA循环作为核心的6S管理法正是解决总务后勤管理工作的优秀方法，通过将总务后勤管理工作中的各项内容进行分解、优化，能够在开展后勤管理工作时使工作细节变得更加完善。例如在开展清扫作业时，后期管理人员就可以按照既定步骤开展清扫工作，若清扫工作符合清扫标准，清扫质量就能够符合医院后勤管理要求。而不符合标准的清扫作业，则要重新投入循环之中再行解决[8]。这种后勤管理方式能够杜绝不满足后勤工作标准的情况发生，使所有的后勤管理都在6S管理中得到落实，使种类繁多的总务管理工作能够执行地更加顺畅，为医院提供更多保障。

4 以PDCA循环为核心的6S管理在总务后勤管理中的运用

4.1 计划阶段

在计划、实施、检查、优化四个阶段中，计划阶段作为开展后勤管理工作的基础，其重要性占据30%，所以医院在总务后勤管理期间必须做好管理计划，总务科在进行后勤管理工作时，应该对科室人员专门开展管理培训工作，通过集中培训的方式提升后勤管理人员对于6S管理的认知。在培训结束之后，总务后勤管理需要制定对应的管理计划以及管理规划，并根据责任划分不同的后勤管理小组，安排工作小组分别负责医院中的空调、保洁、绿化等一系列后勤管理工作[9]。除此之外，还需要安排后勤管理小组中的组长组成PDCA管理小组，确保6S管理工作得以顺利落实。

4.2 实施阶段

在计划阶段结束后，总务后勤管理人员需要严格落实计划方案，确保后勤管理计划得以顺利实施。在实施过程中，管理人员必须优先对总务科中的各类物品进行划分，将无用物品全部找出并标记完成之后，要对这部分物品进行统一处理，然后将有用物品结合医院实际情况进行分类存在，确保需要物品时可以在第一时间找到，提升有用资源的利用率[10]。除此之外，对于医院中的安全阀门、医疗废物、应急物品的摆放同样需要进行适当调整，并专门进行标记，确保在使用过程中能够第一时间找到。在对设备、保洁等方面进行后勤管理时，需要定期对其进行查看，检修，确保设备功能始终可以得到保障，最大限度延长设备的使用寿命，降低总务后勤管理期间存在的设备安全风险。根据6S管理理念，总务后勤管理的具体实施方案如下：第一，整理。根据物品作用对各类设备、物品进行划分，然后对设备进行清洁、登记，确保医院开展总务后勤管理时不会因为无用物品而影响到后勤管理效率[11]。第二，整顿。在医院适合的位置处放置各类物品，保证需要使用时工作人员可以在第一时间拿到物品。另外，放置物品时需要根据医院后勤工作的实际情况进行合理调整，在不影响物品安全性的前提下提升物品使用效率，还要通过对物品进行定位、定量管理，并制定物品标识。第三，清扫。对于作业现场中产生的脏污需要及时进行清扫，为医院中的工作人员提供明亮且整洁的工作环境。而且对设备进行合理清扫还能够提升设备使用寿命，防止设备隐患的出现。第四，清洁。总务科开展工作时需要对科室规章制度进行梳理并合理改进，使总务后勤管理工作得以更加高效地开展，而且合理的制度更加有利于降低员工执行时的抵触情绪，有利于推动其他工作的顺利进行。第五，素养。通过提升医院员工素养能够培养出员工遵守规章制度的良好习惯。通常情况下，后勤管理工作的开展很容易受到人员因素的影响，所以为了增加人员素养，还可以通过专属会议、例会等多种途径在医院中的宣传6S管理知识，使员工了解到6S管理带来的好处。第六，安全。安全操作是后勤管理部门需要面对的重要环节，设备问题、风险隐患等问题都需要后勤人员解决，在面对此类问题时，后勤人员必须依靠强大的心理素质，才能够使问题得到有效解决[12]。

4.3 检查阶段

医院在正式推行6S管理措施之后，应该对推行情况进行适当检查，通过检查核实管理期间各项管理内容的落实情况，确保总务后勤管理能够按照既定计划开展作业[13]。在总务后勤管理中，6S管理与日常后勤管理工作的融合能够使管理效率得到提升，通过对后勤管理进行检查、跟踪时，总务科应该根据医院的管理要求制定检查方法，还可以在开展6S管理时借鉴5S管理的经验，对院区空调、房屋等方面进行检查。在检查阶段中，对于与第三方公司合作的部分管理内容，在必要时需要采用照片拍摄等方式来记录后勤工作的开展。除此之外，如果在检查过程中发现某一方面管理存在问题，则需要组织问题会议对管理内容进行二次研讨，找出出现管理问题的根本原因，会议内容记录完毕后，则需要作为优化管理数据提升总务后勤管理质量[14]。

4.4 优化阶段

优化阶段需要在6S管理期间对发现的后勤管理问题进行优化处理。在优化阶段中，应该专门组织小组开展针对后勤管理工作的评价会议，对检查过程中发现的各类问题进行探究，查找问题的根据解决方法。还可以通过结合实际、文献等方式对问题展开深入分析，以此来做出针对性优化方案，解决已经出现的各类后勤管理问题。对于已经初见成效的管理方案，则应该适当提升实施、管理标准，通过问题总结、管理优化等方式真正实现PDCA循环管理，保证总务后勤管理得以顺利进行[15]。

总而言之，基于PDCA循环的6S管理可以在医院总务后勤管理中发挥出非常重要的作用。通过6S管理，后勤管理期间的管理方案、执行能力都会得到大幅度提升。相信随着更多人关注到总务后勤管理工作，基于PDCA循环的6S管理一定会更加完善。