勘察设计院档案信息化建设的若干思考

江伟彬

（中兵勘察设计研究院有限公司，北京100000）

1 引言

我国档案信息化建设经历了三十余年的发展，先后走过了技术导向、内容导向的发展阶段，现在步入以服务为导向的发展新阶段。自20世纪初以来，以传统载体档案数字化、基础档案数据库为主要内容的档案信息化建设广泛展开，呈现出结构趋于优化，总量持续增加的态势。与此同时，住建部制定并颁布了《全国工程勘察设计行业2000—2005年计算机应用工程及信息化发展规划》（建设〔1999〕314号），对勘察设计行业信息化建设提出了纲领性要求。基于此，立足国家二级档案目标管理要求，探索勘察设计院档案信息化建设的途径具有非常重要的意义。

2 勘察设计院档案信息化建设的必要性

2.1 促进人员专业化发展的需要

勘察设计院现存档案资料具有保存时间久、内容多、覆盖范围广、类型复杂的特点，以往的纸质档案管理模式无法满足诸多技术人员查阅并应用信息资料的需求，间接抑制了勘察设计技术人员专业水平的提升。而通过开展信息化建设，可以从根本上解决纸质档案的先天缺陷，为设计院内部人员专业化发展提供充足支持[1]。

2.2 提高工作效率的需要

传统档案管理方式无法为信息资料查找提供充足支持，增加了档案负责人的工作负担，造成档案管理工作效率低下。而立足新兴信息技术变化更新背景，将RFID技术与3D Laser Scanning技术、Sensor技术集合应用于档案管理，可以适应勘察设计院档案结构、类型日趋复杂的态势，为资料查询、利用提供便捷的渠道，助力档案工作效率的提升。

2.3 提高档案资源安全性的需要

传统档案管理载体形式受传输、递送、空间等诸多因素制约，且保管、存储成本较高，加之载体不可复制性特质的存在，导致档案安全风险因素较多。而档案数字化、信息化建设工作的开展，可以提高档案信息的可复制性，以数字形式在光盘或硬盘中进行档案信息记录，并将记录形式由文字延伸到图片、声音、影像，提高档案资源的安全性。

3 勘察设计院档案信息化建设途径

3.1 构建档案信息化管理体系

新时期，构建档案信息化管理体系，不仅是降低档案管理者劳动强度的需要，而且是提高档案管理准确性、便捷性、灵活性的需要。勘察设计院档案管理负责人应科学发挥信息技术的优势，依据文件传递网络化、档案形成电子化、档案存储数字化、档案管理动态化的标准，结合现有关于勘察设计文件管理的技术方法、政策标准，构建与全院信息化发展倾向相符的档案管理体系。

在档案信息化管理体系建设前，勘察设计院应立足现有计算机技术环境，进行文件档案管理工作流程的改进、规范，促使其与档案管理需要相适应。同时，依据文件处理流程，进行档案信息化系统软件功能的优化，完善配备档案室软件。比如，照相机、电脑、扫描仪、录像机等，切实构建存储介质多样化、信息交流网络化的文件档案管理计算机信息体系。在软件、硬件逐步完善的基础上，依据“可用性”原则，在发挥U盘、光盘、可移动硬盘、扫描仪等存储介质功效的基础上，应用微缩技术，并配合数据库软件，解决图纸类档案保存管理问题，为电子档案管理与线上查询服务奠定基础。

在档案信息化管理框架基本构建完毕后，勘察设计院应根据信息系统特征，进行内部控制制度的完善，落实责任明确、层次分明原则，建立健全信息利用机制、档案数据迁移机制、数据保存校验机制等内部控制机制，尽可能消除内部档案管理安全风险。

3.2 历史档案数字化

对于勘察设计院而言，其内部历史档案不仅涵盖了单位设计技术变化更新历史，而且涉及整个行业的变化更新历史。比如，建国前期的勘察设计资料等，相关历史资料承载着勘察设计发展的智慧，也是我国勘察设计行业技术更新的里程碑，具有较高的史料价值[2]。但是，因年代久远，加之纸质载体的特殊性质，无法多次翻阅，基于此，可以充分发掘计算机数字化技术优势，选准历史档案数字化切入点，以网络媒体为载体，将其以二进制数字的形式转录到硬盘、软盘或光介质，或者信息网络、多媒体式数字信息资源库中。

具体操作时，档案管理人员应利用数码相机、扫描仪，以TIFF、JPEG或BMP格式，将照片类档案输入计算机档案库内，实现无纸化办公；而对于文字类档案，则将其存储为DOC格式、TXT格式；对于图纸类档案，则依据电子文件归档管理标准，进行DXF格式、DWG格式的保存[3]，进而逐步实现电子类历史档案的形成、归档、保存、管理，提高历史类档案利用率。

3.3 BI M设计文件管理

BIM即建筑信息模型，其是当前建筑工程领域常用技术之一。而BIM设计文件的出现，对勘察设计院档案管理也提出了更高的要求，进而成为档案信息化建设的重要任务。基于BIM设计文件的特殊性质，勘察设计院档案管理人员要树立信息集成管理思想，即在项目多维度参数化建模的基础上，将勘察设计项目BIM文件与基于模型的系统集成，形成一个高效、适用的建设项目文档管理系统。同时，以以往的系统数据存储格式为依据，增设数据交换层，并依据统一的IFC数据交换标准，在项目模型对象、文档信息之间建立关联关系，为多类型数据交换层相互操作提供依据。比如，在基于Autodesk Revit的图元、文档信息之间建立联系，在这个基础上，立足BIM环境在平台、应有系统间增设接口，以实现多系统间数据关联。

首先，在BIM设计文件管理框架基本完善的基础上，根据我国勘察设计领域文本多用中文表述的特点及TIIM研究结果，进行框架改进。直接应用勘察设计领域BIM文档管理系统自带的文档库，发掘文本文档语言特征，去除高频出现的停用词、不相关标签与标点、无意义虚词，并进行同义词调整，将BIM文本信息由电子表格、PDF文档、电子邮件等原始格式向纯文本格式转换，同时构建频率矩阵A={aij}，将aij定义为字/词i在文档j中出现的频率。

其次，采用中文文本切分方法，进行项目文档空间向量模型的创建，对aij进行向量化处理，将向量化后的矩阵作为BIM文档属性存储于数据库内。

最后，利用BIM文档自动划分类别功能，筛分至项目类别存储库内，比如，某IFC实体实例IfcDoor关联到“开口”类别存储库内，并进行链接可识别对象文档上语义层的创建，提高文档可辨识度[4]。

3.4 档案知识点标识

档案知识点标识又可称之为标记符号，隶属于人工语言范畴。即人们根据自我设定的一整套规则，利用数字代码、文字、颜色、图形等进行语言形式的编制，用于描述具体事物、概念。在档案管理领域，知识点标识即对档案业务、事业建设中相互关联环节所赋予的不同类别代码。当前的档案知识点标识已呈现出标准化、复杂化与广泛性特征，且已形成总体布局框架。基于此，勘察设计院档案管理人员应借鉴现有档案知识点标识方式，选择英文字母+数字、汉语拼音字母+数字或汉字+数字甚至图形的形式，进行数序制式的案卷号编制。比如，“A1”是“中国共产党党务会议类”的标识。

在档案知识点标识设置过程中，基于档案知识点标识的指代性功能，档案管理负责人应贯彻唯一性与专指性原则，保证同一符号对应的档案对象唯一且档案知识点标识不重复。同时，将统一性原则贯穿于院内使用符号、本系统档案、社会有关通用编码3个层次中，保证档案知识点标识的稳定应用。在这个基础上，档案管理负责人应考虑对档案管理阶段形成的多种类别形态、结构，进行清晰、简明且合理地标识设置。比如，利用阿拉伯数字注明详图编号，配合水平细直线标识图纸编号（标准图册页码）等，便于识读、搜索。

3.5 紧密结合档案部门与生产部门

档案信息化建设是勘察设计院信息化建设的核心。现阶段勘察设计院档案工作的中心任务就是紧密围绕本院生产经营发展的实际目标，指向勘查、设计的优质服务目标，发挥信息技术优势，而紧密联系档案部门与生产部门是发挥档案优良作用的关键。因此，基于信息化建设中档案资料网状联结特点，可以利用因特网、无线网或光纤，在档案部门、生产部门之间构建联系枢纽，促使档案部门、生产部门之间可以随时随地进行信息互传。比如，由生产部门将计算机辅助设计所产生的电子文件材料信息直接经枢纽上传到产品数据管理系统、信息管理系统中，此时，档案管理部门仅利用自身终端就可随时随地了解最新档案数据，减少档案文本数据搜集、流转上传程序，提高档案收录时效性。除此之外，档案管理人员还可依托行业性网络、区域性中心网络以及Intranet技术，进行所需不同类别信息的获取，形成一个档案信息资源收录－利用的体系，为档案信息资源共享目标的实现提供强有力的支持。

在建立档案部门、生产部门网络化连接枢纽的基础上，勘察设计院还应从内部入手，将档案生产利用价值作为档案工作者绩效考核指标之一，督促档案工作者与生产部门沟通，加快档案信息资源向现实生产力转化的进程。

3.6 培养档案信息化人才

档案管理信息化建设的推进取决于相关负责人素质以及大批专业人才培养效果。为了促进档案信息化建设，勘察设计院应依据事业心强、政治素养高、科技水平高、档案业务精，分层次、按岗位、多渠道、多方式的原则，结合实际情况，开展人才培养工作，人才培养方式分为岗位型教育、补课型教育、提高型教育，逐步形成自上而下的管理体系，将最新理论研究成果、高层次技术方法、理论联系实际经验系统传输给档案管理负责人[5]。

为了提升档案信息化人才培养效果，勘察设计院应以主要领导为牵头，组织各个部门档案专职负责人或兼职管理人员开展档案信息化系统操作培训，邀请科技公司专业技术指导人员就勘察设计档案信息化建设进行专题培训。在系统讲解系统维护、下载打包、高清处理、图片编辑、目录编辑、日常业务、信息化管理操作等理论信息与实操经验的基础上，操作演示相关内容，并鼓励参与培训的人员根据自身工作实际情况发表意见，进一步答疑解惑，有针对性地处理档案管理负责人实际操作中存在的问题，促使档案管理负责人适应信息化的勘察设计档案管理模式。

4 结语

综上所述，只有自始至终地坚持将档案信息资源服务能力提升作为根本目标，才可以驱动档案信息化建设实现新的发展。基于此，勘察设计院应正确认识信息化建设对于提高档案工作效率、提高档案资源安全性、促进人员专业化发展的重要作用，采取富有效力的手段，进行档案资源信息化系统开发。在完善构建的档案资源信息化体系的基础上，进行知识点索引标识的设置，结合档案信息化人才的培训，促使档案工作者对信息化建设产生新的认识，为下一步全面开展勘察设计档案信息化的实际操作奠定坚实的基础。